4 préjugés sur le message d’accueil téléphonique!
Les préjugés demeurent sur le message d’accueil téléphonique ; « il représente peu d’intérêt pour nos clients, il n’a aucun impact sur l’image de l’entreprise, nous avons peu d’appels... »
Peu importe le domaine dans lequel vous évoluez, l'accueil téléphonique demeure souvent le premier moyen de contact avec vos clients. Même à une époque où les utilisateurs utilisent un mail ou le web pour vous contacter, il reste essentiel de le soigner et de l'incorporer dans la communication de votre entreprise.
Bien pensé, le message d’accueil téléphonique sera par la suite un véritable levier pour augmenter vos ventes, fidéliser votre clientèle ou encore améliorer l’expérience utilisateur grâce à un contenu de qualité.
Messages d'accueil téléphonique
Préjugé n°1 : « Nous avons très peu d’appels de clients »
Il faut savoir que le téléphone reste le moyen de contact le plus utilisé par les clients français. C’est donc le premier point de contact dans les relations professionnelles.
La messagerie vocale professionnelle, associée à un répondeur professionnel, offre une solution complète pour gérer les appels entrants lorsque vous êtes indisponible. Avec un prédécroché impeccable et des options claires pour laisser un message ou être redirigé vers un autre service, votre entreprise maintient une image de professionnalisme et d'accessibilité.
L'Interactive Voice Response (IVR) est un outil puissant qui permet une interaction dynamique avec vos appelants, offrant des réponses automatiques à leurs requêtes et les orientant vers les informations dont ils ont besoin. Cette technologie de pointe assure une expérience client fluide et satisfaisante, même en votre absence.
En effet, environ 65 % des clients préfèrent contacter une entreprise par téléphone. Ils sont donc largement majoritaires face aux 24 % qui privilégient les formulaires de contact par exemple.
Par ailleurs, cela vous permet d’améliorer votre communication en informant par exemple sur vos jours et horaires d’ouverture, les fermetures annuelles, la participation à des salons professionnels ou tout simplement souhaiter la bienvenue à vos appelants…
Préjugé n°2 : « Chez nous, l’attente ne dure pas très longtemps. »
Lorsque vous êtes occupé ou hors de portée, votre répondeur téléphonique devient votre porte-parole, transmettant un message clair et professionnel à vos interlocuteurs. Un message répondeur original, soigneusement conçu, est bien plus qu'une simple formalité ; il représente votre entreprise et crée une première impression mémorable.
En effet, 70% des appels professionnels sont systématiquement mis en attente. 80% des clients patientent 45 secondes. Autrement dit, pour 50 appels/jour, c’est 110 heures d’attente, un message sera donc entendu plus de 9000 fois/an par vos appelants.
Il est donc pertinent d’utiliser ces quelques secondes en informant vos clients et en diffusant des messages importants relatifs à votre entreprise et vos actualités par le biais de votre standard par exemple.
Préjugé n° 3 : « Cela n’a pas d’impact sur mes clients »
Imaginez une musique d'attente en arrière-plan, douce et engageante, qui captive l'auditeur pendant l'attente. Associée à un message d'accueil téléphonique personnalisé, cette musique crée une atmosphère accueillante, calme et professionnelle, même lors des périodes d'attente téléphonique les plus longues.
Un répondeur téléphonique bien pensé peut transformer une simple annonce répondeur en une opportunité de communication efficace. Grâce à un serveur vocal interactif (SVI), vos appelants peuvent être dirigés vers la bonne personne ou le bon service dès le début, améliorant ainsi l'efficacité de votre entreprise.
En effet, 64% des français estiment que la qualité de l’attente qu’ils écoutent en patientant, influe positivement sur l’image de l’entreprise. La musique a un réel impact et améliore l’expérience client ; 8 clients sur 10 préfèrent entendre de la musique qu’une ambiance silencieuse, d’autant plus que l’attente est perçue comme moins longue pour 76% d’entre eux.
Un appelant patiente jusqu'à 3 fois plus longtemps lorsqu’il y a une musique associée à un message d’attente, alors en période de forte activité, cela permet de louper aucun appel mais aussi inciter vos clients à recomposer votre numéro ultérieurement pour d’autres services.
Préjugé n° 4 : « Je n’ai pas le temps pour concevoir un message d’accueil téléphonique impactant. »
Avec ID2SON, vous obtiendrez rapidement et simplement votre message d'accueil téléphonique en seulement 72 heures. En tant que leader du secteur depuis 2016, ID2SON a accompagné plus de 9000 clients pour la création de leur serveur vocal interactif (SVI), leur prédécroché, l’attente, le répondeur classique et mobile. Avec un vaste catalogue de musiques libres de droits et des voix multilingues soigneusement sélectionnés, de nombreuses options et exemples vous sont proposés pour accueillir chaleureusement vos appelants.
Notre service client est disponible pour vous guider à chaque étape, de la conception de votre texte à la réalisation de votre message d'accueil téléphonique, en vous offrant des conseils personnalisés. Nous vous aidons à choisir la voix la plus adaptée à votre message et nous nous occupons de l'enregistrement de votre messagerie pour votre répondeur.
En résumé, investir dans un message d'accueil téléphonique de qualité, avec une musique d'attente appropriée, un répondeur téléphonique professionnel et éventuellement un serveur vocal interactif, apporte des avantages significatifs à votre entreprise. Non seulement cela crée une impression positive dès le premier contact, mais cela améliore également l'efficacité de la gestion des appels entrants, renforçant ainsi la réputation et la crédibilité de votre entreprise.
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