4 conseils pour assurer la bonne maintenance de vos salles de réunion

Plus un outil ou un équipement est utilisé, plus il est susceptible de se dégrader et de tomber en panne, indépendamment de sa qualité d'origine. Vos salles de réunion sont utilisées souvent, tous les jours, et parfois plusieurs fois par jour. Par conséquent, en tant que DSI, votre rôle consiste aussi à assurer la maintenance et le bon fonctionnement du matériel, afin que les salariés puissent utiliser vos salles de réunion en toute confiance.

Équipement de salle de réunion

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Accompagner les collaborateurs dans les bons usages

Pour limiter les risques, la première chose à faire est d'accompagner et de former les personnes qui prévoient d'utiliser l'équipement des salles de réunion. Vous devez donc les éduquer aux bonnes pratiques sur les écrans (allumage, projection et mise en veille), mais aussi expliquer comment fonctionnent les autres dispositifs de la salle. Ce travail de sensibilisation peut passer par des formations individualisées ou en groupe, en personne ou en virtuel, mais aussi par la création d'une base de connaissances consultable à tout moment. Fiches méthodes, FAQ contextualisée et guide étape par étape couvrant la plupart des situations d'usages vous éviteront la plupart des interventions du quotidien.

Vérifier le matériel régulièrement

Comme une voiture dont on doit vérifier le bon fonctionnement après un certain nombre de kilomètres, votre salle de réunion doit aussi passer en mode révision. Votre rôle est de vérifier que tout fonctionne correctement. Il existe deux options pour cela :

La maintenance curative : vous intervenez si des collaborateurs vous sollicitent en raison de matériels non fonctionnels. Cela peut aller de la casse à un problème de câble, de connexion ou de piles épuisées. En cas de problème important, votre salle peut être inutilisable pendant plusieurs jours ou plusieurs semaines.
La maintenance préventive : vous programmez un temps dans la semaine pour vérifier le fonctionnement, les branchements, les piles et batteries, et le bon usage du matériel. Vous pourrez ainsi identifier un câble à refixer, un OS à mettre à jour, un stylet à changer ou un branchement sur le point de se casser. Vous limitez ainsi les risques et pouvez anticiper les opérations de maintenance plus conséquentes à un moment qui ne dérangera personne.

S'appuyer sur un partenaire de confiance

Certains problèmes nécessitent de se reposer sur un expert extérieur qui doit être capable d'intervenir pour des réparations plus lourdes. Il est donc important de négocier les termes, conditions et garanties au moment de valider votre bon de commande. Choisir le bon matériel avec un conseil de qualité limite grandement les risques, mais en cas de problèmes, vous serez soulagé de pouvoir solliciter un expert pour vous guider, pour une assistance à distance ou pour une intervention sur place, le cas échéant.

Gérer stratégiquement vos actifs

Le matériel de vos salles de réunion constitue un actif numérique qui doit être organisé et recensé pour fournir une vue précise des coûts et des risques du cycle de vie. Cette gestion est cruciale, car elle revêt de multiples problématiques. Quelques exemples :

Quels sont les équipements en fin de vie qui doivent être remplacés ?
Où en sont les licences pour les logiciels métiers utilisés dans vos salles de réunion ?
Quels sont les actifs encore sous garantie ? Et ceux qui ne seront bientôt plus couverts ?
Les équipements sont-ils encore assez puissants pour gérer de nouvelles tâches ?
Quelle est la durée de vie moyenne d'un actif spécifique ?
Quels sont les liens de dépendance qui existent entre les actifs ?

Équiper une salle de réunion est un investissement dont il faut prendre soin. C'est pourquoi une bonne maintenance est essentielle pour éviter de désorganiser votre organisation au moment où le travail hybride, le partage d'écran et la visioconférence n'ont jamais été aussi importants.

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Ecrit par Laura Gerussi