Bien s’entourer pour la prise en charge de son accueil téléphonique.

Bonjour à tous !

Je suis ravie de vous retrouver sur le blog ID2SON pour ce nouvel article qui, j’espère, saura vous apporter de bons conseils.

Nous allons aborder aujourd'hui le sujet des messages d’accueil téléphonique. Comme vous avez pu le lire dans mes précédents conseils, les messages sont composés de plusieurs éléments clés qu’il faut maîtriser pour optimiser ses messages.

Messages d'accueil téléphonique

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Du choix de la voix, à la musique en passant par le texte, toutes les phases de la conception sont importantes. C’est pourquoi, nous allons voir ensemble comment bien s’entourer pour la prise en charge de son accueil téléphonique et présenter des standards professionnels de qualité.

Sur votre mobile ou sur votre standard téléphonique, les messages d’accueil sont un moyen de communication essentiel pour vos entreprises. Parlez de votre activité, de vos dates de fermetures, de vos promotions, de votre actualité, ...etc. Ne ratez plus une occasion de transmettre des informations à vos clients lors de vos appels !

Voyons maintenant comment choisir les bons prestataires pour prendre en charge votre projet de messages d’accueil téléphonique au sein de vos entreprises, véritable vitrine de votre activité.

Quels sont les critères que doit réunir votre prestataire ?

Un message d’accueil téléphonique performant est composé de plusieurs éléments incontournables que vous pouvez découvrir juste ici.

Le texte

Le texte est l’élément le plus important de votre accueil téléphonique puisqu’il regroupe toutes les informations que vous souhaitez transmettre au sujet de votre entreprise et son activité.

Il faut réussir à dire ce que vous souhaitez de la manière la plus claire et la plus concise possible. Le contenu est voué à transmettre les bonnes informations aux appelants.

La musique

Un accueil téléphonique est aussi composé d’une musique, comme vous avez pu le lire dans les articles précédents. La musique transmet des émotions et doit adhérer à l’image de marque de votre entreprise et au contexte du moment. Choisissez une musique adaptée et pas uniquement liée à vos goûts personnels (bien que le reggaeton soit très entraînant il n’est peut-être pas le meilleur choix pour votre activité ..! ). Pour cela, faites confiance à des professionnels capables d’interpréter votre concept d’entreprise et de le transmettre musicalement à vos appelants. Demandez des conseils à des prestataires ayant une large bibliothèque musicale. Il est aussi judicieux d’utiliser des musiques libres de droit pour limiter les frais de redevances musicales.

La voix off

Tout comme la musique et le texte, le choix de la voix est important. Adressez-vous à des comédien(ne)s professionnels pour assurer une prestation de qualité. La prononciation et l’intonation sont primordiales pour une bonne compréhension de vos informations et de vos actualités : à l’instar de la musique, un bon ton est essentiel pour un bon message ! Des voix de femmes ou d’hommes, en français et / ou en langues étrangères, les possibilités qui s’offrent à vous sont nombreuses, profitez-en en faisant appel à un prestataire qualifié !

Des messages en cohérence avec votre communication globale

Au-delà des éléments composant vos messages, il faut également se rapprocher d’un prestataire capable de répondre à toutes vos demandes et de vous apporter une offre téléphonique complète : sur votre mobile comme sur votre standard. Pensez à uniformiser votre accueil téléphonique en créant une cohérence entre vos messages ! Certaines entreprises ont également besoin de faire appel à ce que l’on appelle un SVI (ou serveur vocal interactif). Peut-être est-ce également votre cas ! Il s’agit d’un serveur vocal par étape, en arborescence : réorientez vos clients sur les bons services ou les bons interlocuteurs. Vous pouvez en apprendre plus sur les différents messages qui existent en consultant l’article “Comprendre l’accueil téléphonique”.

3 types de messages pour un accueil téléphonique performant

Comme vous le savez certainement, un projet d’accueil téléphonique comporte souvent trois types de messages différents : le prédécroché, le message d’attente et le répondeur. Il est donc primordial de se rapprocher d’un interlocuteur qui saura répondre à ses trois étapes et à vos messages mobile pour suivre une même ligne éditoriale et bien donner des informations différentes mais complémentaires.

Un suivi de mediaplanning

Certains studios d’enregistrement de messages proposent également un suivi de mediaplanning. Comment est-ce que cela fonctionne ? Le principe est simple : vous donnez des informations sur vos évènements, fermetures, actualités et temps forts à votre conseiller. Ce dernier revient ensuite vers vous en temps voulu pour créer le nouveau message. C’est le petit plus incontournable pour un accueil téléphonique toujours au top ! Ne ratez plus une occasion de communiquer auprès de vos appelants et confiez votre planning pour une gestion optimale. Avoir un prestataire qui prend soin de votre accueil et anticipe vos besoins est le dernier mais également le plus important des conseils que je puisse vous apporter !

J’espère avoir su répondre à vos attentes et vous avoir permis d’y voir plus clair ! Si c’est le cas, faites-nous confiance ! Toutes nos équipes sont à votre service pour vous accompagner dans une création globale et professionnelle. Confiez-nous la gestion de votre projet d’accueil téléphonique et construisons ensemble des messages qui vous correspondent ! Un conseiller dédié vous sera attribué et sera à votre écoute pour la rédaction des textes, les traductions éventuelles, le choix de la musique et la voix off de votre accueil téléphonique.

Il est temps de reprendre vos lignes téléphoniques en main et de répondre aux premières questions que se posent vos clients ! Renvoyez une image professionnelle dès les premiers appels, informez, fidélisez et guidez vos clients avec l’aide de ID2SON. Comptez sur notre présence et notre suivi pour une communication complète et anticipée !

A très bientôt sur le blog ID2SON !

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Ecrit par Marion NAULEAU