Comment assurer une bonne orientation de la patientèle et des visiteurs ?

Dans un contexte médical de plus en plus exigeant et soumis à d’importantes restrictions sanitaires, les patients et les visiteurs sont confrontés à de nouvelles contraintes. 

Bien qu’elles soient indispensables à la sécurité et au bien-être de chaque patient, elles peuvent également être source de complication dans la gestion de l’établissement de santé. 

La sécurité des patients et la qualité de vie des visiteurs au sein de la structure étant au cœur de chaque décision, les hôpitaux et cliniques sont contraints parfois de revoir leur gestion de l’orientation patient pour limiter les contacts dans des mêmes zones. 

 

  Affichage dynamique
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En effet, il est important - d’autant plus en ce moment - de limiter le nombre de patients et de visiteurs présents dans un même lieu. Il faut alors penser à réduire les moments d’attente. 
Devant le bureau de la réception à l’accueil, dans la salle d’attente d’un médecin ou à proximité des ascenseurs, la fréquentation doit être réduite pour limiter les risques sanitaires. En ce sens, une parfaite maîtrise de l’orientation des patients contribue à limiter les contacts et les zones à forte fréquentation.

 

Dans quelle mesure l’orientation patient est-elle indispensable pour un centre de soins médicaux ? 

 

L’orientation patient est nécessaire à chaque établissement de santé. Il suffit de l’adapter au profil du patient et du visiteur qui l’accompagne. Elle est un facteur de réussite essentiel pour améliorer la qualité du parcours patient avec organisation et sécurité, tout en transmettant un maximum de données liées à la santé.

Il est important de rappeler que l’orientation constitue une étape déterminante dans le parcours d’une hospitalisation ou d’une simple consultation. 

De plus, cette démarche d’orientation patients permet aussi aux soignants d’être plus disponibles pour la prise en charge de leurs patients. Cela permet aux médecins et au personnel de l’hôpital de se consacrer pleinement à chaque dossier médical dans les différents services d’hospitalisation.

Enfin, cela fait gagner un temps considérable au personnel de l’établissement médical car les sollicitations des patients sont minimisées grâce à cette gestion claire et explicite de l’orientation patient.

 

Quelles sont les 5 zones stratégiques d’orientation patients pour un établissement de santé et de soins ?

 

Il existe différents emplacements stratégiques à ne pas louper pour réussir à bien orienter les patients au sein d'un hôpital. Pour les trouver, rien de bien compliqué ! Il suffit de penser au parcours patients, de se demander “par où les patients peuvent-ils arriver et quel est le chemin qu’ils vont devoir emprunter pour arriver jusqu’au médecin ciblé ?”. Ainsi, toutes les étapes sont envisagées et permettent de comprendre à quels endroits il est nécessaire de communiquer sur l’orientation au sein de l’établissement. 

 

1. Les zones de stationnement 

Parking souterrain ou non, ils sont souvent le premier point de contact physique entre l’établissement de santé et les patients ou les visiteurs. C’est pourquoi il est essentiel de bien indiquer aux arrivants la direction à suivre pour atteindre le service souhaité. Urgences, cardiologie, médecins de la main, etc. Où aller lorsque l’on arrive à l’hôpital et que l’on sort de la voiture ? 

 

2. L’accueil 

Les patients (et/ou visiteurs) ont passé la première étape avec succès grâce à votre affichage d’orientation : ils sont arrivés à l’intérieur de l’établissement et se dirigent vers l’accueil ! C’est un lieu dans lequel figure déjà beaucoup d'informations généralement et où les files d’attente peuvent parfois être importantes. C’est pourquoi un bon guidage de la patientèle permet de limiter le flux de cette zone. Effectivement, certains visiteurs - selon les services - peuvent aller directement à la chambre ou au service souhaité. Alors pourquoi ne pas simplifier la circulation dans l’établissement en indiquant directement où trouver tel ou tel numéro de chambre ? De plus, l’affichage d’orientation permet de limiter les questions à répétition des patients qui cherchent un service, un médecin ou même simplement les sanitaires.

 

3. Les ascenseurs et escaliers

Une fois que le patient sait où se diriger, il se déplace dans les couloirs jusqu’à atteindre les ascenseurs ou les escaliers. Mais comme le patient est stressé par sa visite médicale ou son hospitalisation, il n’a pas retenu l’étage auquel il doit se rendre ! C’est pourquoi une piqûre de rappel (si j’ose dire…) est incontournable à cet endroit qui est probablement l’un des plus stratégiques pour communiquer sur l’orientation. 

 

4. L’accueil des différents étages 

Lorsque les patients sortent des ascenseurs, selon la taille de la clinique ou de l’hôpital, ils se retrouvent de nouveau face à un bureau d’accueil et sont redirigés plus précisément vers une zone d’attente proche du cabinet du professionnel de santé qu’ils viennent consulter.
L’orientation à cet endroit est extrêmement stratégique car elle peut permettre de supprimer cette étape. Et si toutefois, la présence de ressources humaines est indispensable pour gérer, par exemple, la sortie des consultations, alors le bureau d’accueil peut être positionné à la sortie et non à l’entrée. Il s’agit ici d’un véritable gain de temps pour tout le monde : les patients n’attendent plus pour savoir où ils doivent aller pour attendre (et oui…) et le personnel n’est plus surchargé par des questions répétitives tout au long de la journée. Grâce à cette meilleure organisation, ils ont plus de temps pour se consacrer à leur travail. 

 

5. Les couloirs 

Enfin, cinquième et dernière zone stratégique, les couloirs. Où qu’ils soient dans la structure de soins, ils sont très fréquentés et parfois très longs et identiques. Il est donc plus que nécessaire de prolonger votre affichage d’orientation dans ces zones qui lient un service à un autre service.

 

Comment optimiser l’efficacité de l’affichage d’orientation ?

 

Les solutions possibles pour afficher ce type d’information ne sont finalement pas si nombreuses que cela. Le choix va majoritairement se porter entre du support fixe, sur des plaques de PVC ou de verre, ou un affichage digital sur écran. 

L’un est la méthode ancestrale, l’autre est plus récent et présente des avantages importants d’un point de vue de l’organisation. 

 

L’affichage digital est un outil de plus en plus sollicité par les milieux hospitaliers, et médicaux de manière générale. Il permet, sur des écrans, de diffuser les mêmes informations que les affichages fixes. Or, l’affichage dynamique permet également de diffuser d’autres informations et / ou de pouvoir modifier en quelques clics rapides les informations liées à l’orientation. Un médecin vient d’arriver dans l’hôpital ? Le service gériatrique a changé d’étage ? Plus besoin de tout repenser, une simple manipulation sur une plateforme en ligne permet de modifier l’information, en 2 minutes, sur tous les points de contacts d’orientation existant. Les informations sont traitées en temps réel et ne sont que plus lisibles ! 

 

 

Alors, et vous, comment avez-vous organisé votre affichage d’orientation ?

 

A très vite chez ID2SON !

 

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Ecrit par Marion NAULEAU

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