Comment adapter les équipements des salles aux différents formats de réunions ?

Les salles de réunion sont indispensables dans toutes les organisations. Une fois que l'on s’est dit cela, la question de savoir comment faire est plus complexe. En effet, le projet de réaménagement acté, comment faut-il procéder concrètement ? Entre les travaux éventuels à prévoir et les équipements techniques à installer, il est normal de se sentir un peu perdu. C'est pour cela que nous allons vous aider à vous lancer.

Équipement de salle de réunion

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Pensez à l'expérience de vos participants

Votre salle de réunion doit répondre à des objectifs clairs : des réunions efficaces, dans lesquelles on se sent bien, avec un bon matériel facile à utiliser et une ambiance de travail productive. Il faut donc se mettre dans la tête des participants. Qui sont-ils ? De quoi ont-ils réellement besoin ? Combien sont-ils ? Quelles sont leurs habitudes de travail ? Quelles sont vos obligations en termes d'accessibilité pour les personnes à mobilité réduite ? Quel est le niveau de maturité technologique de vos participants ?

Les réponses à ces questions sont essentielles pour aménager votre salle de la meilleure des manières pour une expérience réussie. Une expérience, c'est la somme des émotions, des perceptions et des sentiments des participants lors d'un moment vécu. En réunion, cela peut passer par de nombreuses variables : lumière naturelle, aménagement et design, confort des meubles, qualité des retransmissions audio et vidéo, matériel numérique à la disposition des participants, qualité de la connexion internet, etc. À vous de savoir ce qui compte pour créer des expériences de réunions positives. Vous voyez ces visioconférences où l'on entend un mot sur deux et où l'image est floue et fige constamment ? Plus jamais ça !

Ayez une approche holistique de vos salles

Une réunion, ce n'est pas qu'un groupe de personnes qui discutent. Il faut voir le côté pratique de vos salles pour que ces personnes se sentent bien et que ces discussions mènent à quelque chose ! Ce sont toutes les dimensions techniques et pratiques liées à la surface de salle, à l'exposition (lumière, chaleur, confort…), à l'insonorisation (en particulier pour vos réunions avec des données confidentielles), à la disposition des lieux, etc. Chaque salle doit avoir un but. C'est-à-dire un type de réunion. Une salle très classique pour un conseil d'administration ne serait pas adaptée pour un brainstorming, par exemple. Une bulle de travail en solo ou en petit groupe nécessitera des équipements spécifiques. En vous projetant sur les usages, vous pourrez ainsi aménager vos salles avec précision.

Dans votre approche, n'oubliez pas d'intégrer les nouveaux usages, fruits de la pandémie de COVID-19 et des changements dans les méthodes de travail. Conférence, formation, présentation… Aujourd'hui, ces réunions peuvent se tenir en présentiel, à distance (tout ou partie), ou en mode hybride. Il faut donc anticiper ces besoins dès maintenant. Prenons l'exemple d'une réunion en mode hybride. Si vous n'avez pas les bons micros ou les bonnes caméras, vous risquez de susciter découragement et désengagement des équipes sur place qui ne peuvent se faire entendre, et des personnes à distance qui ne parviennent pas à s'imprégner des échanges.

Pour adapter les équipements des salles aux différents formats de réunions, il est donc important d'avoir un cahier des charges complet. Si vos besoins peuvent naturellement évoluer dans le temps, la base doit être solide au niveau des équipements pour ne pas tout recommencer dans six mois. Pour optimiser vos chances de réussite, n'hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions partager notre expérience avec vous.

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Ecrit par Laura Gerussi