Comment concilier exigences esthétiques et contraintes techniques pour votre salle de réunion ?

Une salle de réunion est bien plus qu'un espace physique. C'est avant tout une ambiance, une philosophie et un lieu dans lequel vos équipes peuvent se sentir plus ou moins bien. Design soigné, lumière naturelle, matériel moderne fait pour la visioconférence et la collaboration… il existe de multiples leviers à activer pour concilier expérience, exigences esthétiques et contraintes techniques.

Équipement de salle de réunion

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Définir ses besoins et recenser les contraintes

Pour trouver le bon équipement, il faut déjà analyser la situation actuelle. En effet, à moins d'une construction neuve ou d'un déménagement dans des locaux totalement modulables, beaucoup d'entreprises qui réaménagent leurs salles de réunion doivent composer avec des contraintes existantes. Mur non droit, angle qui bouche la vue, couloirs trop étroits, écho, lumière en contre-jour, chaleur intense à cause du soleil qui tape sur les carreaux… tous ces paramètres ont un rôle à jouer dans la reconfiguration d'une salle de réunion.

Une fois les contraintes établies, la question est de savoir ce que vous voulez faire de votre salle. Quelques exemples :

Réaliser une salle de formation capable d'accueillir jusqu'à 30 personnes avec un écran connectable en visioconférence.
Faire un lieu d'échange informel pour des rencontres rapides en petit comité.
Créer un espace de réflexion et de créativité pour vos équipes marketing et produit.
Développer un petit espace de collaboration dans le calme pour une ou deux personnes.

Imaginer la salle du futur

Confronter les contraintes et les besoins permet de mesurer la faisabilité des projets. Ainsi, vous verrez quelles sont les salles les plus adaptées à certaines tâches, si elles nécessitent des travaux lourds, et quel effort est nécessaire pour créer un environnement de travail agréable. Parmi les points à retenir, il faut bien sûr prendre en considération le nombre de participants, mais aussi anticiper les questions d'éclairage, de passage des câbles (internet, électricité, etc.), de mobilier, etc.

La bonne nouvelle, c'est qu'il n'existe pas un modèle unique de salle auquel se conformer. Vos salles de réunions doivent avant tout être dictées par les usages. Prenons un exemple : il y a 10 ans, il était courant d'avoir des câbles HDMI qui courraient partout dans les salles de réunions pour se brancher à un écran. Aujourd'hui, la tendance est au partage sans fil, ce qui facilite l'expérience des utilisateurs et permet surtout de connecter des smartphones et tablettes en quelques secondes.

Votre salle doit donc être pratique, c'est-à-dire répondre à tous les besoins utilitaires de vos équipes (un son clair, des micros performants, une bonne connexion internet, un grand écran facile à connecter, etc.), mais aussi esthétiques pour créer une ambiance. Canapé, table basse, fauteuil, décoration, mais aussi paperboard numérique et réservation des salles en ligne avec indicateur de présence sont autant d'options possibles pour créer des salles de réunion dans lesquelles vos équipes aimeront se réunir.

Un projet de réaménagement doit à la fois allier la vision technique du DSI et celle, plus pratique, des utilisateurs. En créant un groupe de travail pluridisciplinaire, il sera plus facile de recenser les besoins et les points de blocage actuels pour mieux se projeter dans la salle de réunion parfaite !

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Ecrit par Laura Gerussi