Comment optimiser la collaboration lors d'une réunion hybride ?

L'hybridation du travail n'est pas un épiphénomène, c'est une tendance de fond qui est partie pour durer. En effet, la pandémie de COVID-19 a poussé de nombreuses organisations à accélérer leur transformation digitale. Et cela passe aussi par des changements organisationnels majeurs en matière de collaboration et de communication. En ce sens, les réunions hybrides font désormais partie du paysage et leur optimisation est indispensable pour travailler efficacement.

Équipement de salle de réunion

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Collaborer à distance : de quoi parle-t-on exactement ?

Il s'agit de la capacité de travailler en équipe sans être réuni dans un même lieu physique. Ce travail repose sur des outils numériques qui sont aujourd'hui intégrés dans la plupart des flux de travail des entreprises. C'est notamment le cas des plateformes de visioconférence, de messagerie instantanée, de gestion de projets, d'idéation et de brainstorming, etc.

Avec une bonne collaboration à distance, chacun sait sur quoi les équipes travaillent, quelles sont les priorités, les projets importants et les dates butoirs. Si les outils sont importants, la collaboration à distance passe aussi par un changement des règles de management pour donner davantage de latitude et de confiance à ses collaborateurs, et des lieux adaptés pour bien travailler. C'est la raison pour laquelle la collaboration à distance est indissociable de la salle de réunion en mode hybride.

Comment partager vos documents ?

Pour professionnaliser votre organisation et fluidifier vos processus, il est crucial d'adapter vos équipements. Se partager des documents en pièce jointe avec des e-mails qui rebondissent auprès de plusieurs personnes est le meilleur moyen de s'y perdre. Des outils dans le cloud règlent ce problème pour une collaboration directe et en temps réel. Google Workspace, Microsoft 365, iCloud, Dropbox… les plateformes numériques favorisent la simplicité du partage de documents.

Depuis votre outil de visioconférence, vous pouvez ainsi partager vos données sur votre écran et travailler ensemble sur le même fichier. Votre environnement de travail devient de plus en plus connecté. Vous pouvez alors utiliser un écran collaboratif où chacun peut participer, annoter, ajouter et modifier des données, ou un écran avec un système de partage pour visualiser vos présentations sur un affichage numérique adapté à vos espaces de travail et au nombre de participants. Ainsi, quel que soit votre terminal (Windows, macOS, smartphone ou tablette), vous pourrez partager ce fichier Excel, cette présentation Keynote, ce nouveau processus dans Miro ou ce projet dans Asana.

Grâce aux bons équipements et aux outils adaptés, mener une réunion hybride est un levier d'efficacité et de collaboration intelligente. Vous pouvez ainsi utiliser vos outils habituels sur vos nouveaux écrans et équipements, comme Zoom, Slack, Teams ou Google Meet. Depuis votre salle de réunion, la communication avec vos collègues à distance sera ainsi fluide et directe.

Optimiser la collaboration lors d'une réunion hybride repose principalement sur l'aménagement de vos salles pour permettre à vos collaborateurs de travailler dans un cadre spécialement pensé pour l'hybridation. Si vous souhaitez en savoir plus concernant la manière d'optimiser vos salles de réunion, contactez-nous pour explorer toutes les options à votre disposition selon vos besoins, vos budgets et vos contraintes.

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Ecrit par Laura Gerussi