Comment sourcer le bon produit d’équipement de salle de réunion à vos clients ?

Accompagner vos clients dans leur projet d’aménagement de salle de réunion n’est pas un projet à prendre à la légère et cela nécessite de se poser les bonnes questions. Il est primordial de répondre parfaitement aux attentes de vos clients pour qu’ils disposent d’un service de qualité et qu’ils soient satisfait de votre prestation. Vous vous demandez par où commencer pour qualifier un projet d'équipement de salle de réunion et leur proposer le bon produit ? Pas de panique, on vous dévoile dans cet article tous les points essentiels à prendre en compte !

Équipement de salle de réunion

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1. Les usages de la salle de réunion

La salle de réunion est un endroit incontournable dans les entreprises. Selon son utilisation, nous pouvons l’appeler une salle de formation, une salle de conférence ou encore une salle de séminaire. Ce sont les usages des utilisateurs dans la salle qui définissent le type de salle. Il est en de même pour les équipements digitaux ! Vous l’aurez compris, les usages qu’en feront vos clients est le critère PRIMORDIAL pour qualifier le projet. Pour cela, posez-leur les bonnes questions :

À combien de réunions participent-ils chaque semaine en moyenne ? Combien de temps durent-elles ?
Qu’est-ce que les utilisateurs souhaitent faire ? Est-ce pour réaliser des réunions de présentation ? Pour faire des formations ? Des conférences ? Pour brainstormer ?
Est-ce des réunions en présentiel ou en distanciel ?
Combien de participants seront présents dans la salle ?
À quelle fréquence utilisent-ils la visioconférence ?
Les futurs utilisateurs sont-ils à l’aise avec les outils informatiques ?

2. Analyse de l’existant (logiciel et matériel)

Dans le cas où un client aurait déjà une salle dotée d’équipements collaboratifs ou de logiciels de visioconférence par exemple, renseignez-vous pour vous assurer de leur complémentarité avec de nouveaux produits. En effet, votre client n’a certainement pas envie de changer l’ensemble de ses outils existants et vous devez lui garantir la compatibilité de ces derniers afin de bénéficier de tous les avantages que peuvent représenter un nouvel outil.

Quel type de logiciel utilisez-vous pour réaliser vos visioconférences ?
Êtes-vous déjà équipé d’un écran ? d’une caméra ? de haut-parleurs ? de microphones ?
Quelle est la problématique à laquelle vous êtes confrontés actuellement et à laquelle vous aimeriez pallier ?

3. Les fonctionnalités souhaitées

Une fois la découverte de votre client et l’analyse de l’existant réalisée, établissez les fonctionnalités que souhaitent détenir vos clients afin de leur conseiller les solutions adaptées. C’est ce qui va vous permettre de déterminer s’il a plutôt besoin d’un système de partage sans fil, d’un système de gestion de salle, une caméra PTZ, un paperboard ou encore un écran interactif.

Avez-vous besoin de partager du contenu sur un écran ou avec vos collaborateurs ? Si oui, combien d’écrans en simultanés ? Par USB ou sans fil ?
Souhaitez-vous prendre des notes sur un écran tactile ? Combien de personnes en même temps ? Avez-vous besoin d’exporter vos travaux ?
Voulez-vous faciliter la gestion de vos salles de réunion ? En pouvant les réserver par quel moyen : sur un écran devant la salle ou via votre système de messagerie ?
Nécessitez-vous de communiquer à distance via un logiciel de visioconférence ?
Comment souhaitez-vous rejoindre votre visioconférence ? Via votre ordinateur ou via une tablette tactile ?

4. Le type de salle

Pour définir leur cahier des charges, il est essentiel de prendre en considération la salle dans laquelle seront utilisés les équipements.

Quelle est la superficie de la salle ? Et sa configuration (carré, rectangulaire, etc) ? Y a-t-il des obstacles qui obstruent la vue (murs, poteaux, poutres,etc) ? Quelle est la luminosité dans la salle ? La salle est-elle bien insonorisée ?
Où seront disposés les équipements ? Les micros seront-ils installés au plafond ? Les écrans seront-ils à installer sur un mur ou sur pied ?

Une fois l’ensemble de ces réponses collectées, vous disposerez de toutes les cartes en main pour savoir dans quelle direction aller. Autrement dit, ce sont tous ces éléments qui vous permettront de proposer la solution adaptée au projet de votre client. Vous n’allez pas proposer la même solution si votre client souhaite brainstormer dans une Huddle Room, que s’il souhaite réaliser des formations à grande échelle dans une salle de conférence. Là est l’importance de bien qualifier votre projet pour répondre à leurs attentes et maximiser l’utilisation des outils en question.

Pour en savoir plus, je vous invite à télécharger notre E-book “Le guide de l’équipement de salle de réunion : comment bien le choisir et en faire bon usage ?” en cliquant ci-dessous.

A bientôt sur le blog ID2SON