DSI : comment collecter les besoins utilisateurs pour équiper vos salles de réunions

Construire, rénover ou aménager des salles de réunion nécessite de créer des groupes de travail transversaux capables d'identifier tous les enjeux et les problématiques du sujet. Et parmi les participants à ce projet, les utilisateurs finaux ont un rôle à jouer. En effet, c'est pour eux que vous créez des salles de réunions modernes et bien équipées. Ça serait donc mieux qu'elles répondent à leurs attentes, non ?

Pour cela, voyons comment intégrer au mieux les utilisateurs au moment de repenser vos salles de réunion.

Équipement de salle de réunion

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Étape nº1 : savoir poser les bonnes questions

Pour collecter des informations à forte valeur ajoutée, il est important de lister les sujets stratégiques en lien avec l'usage de vos salles de réunion.

Quelques exemples :

À combien de réunions participez-vous en moyenne chaque semaine ?
Sous quel format (virtuel, présentiel ou hybride) ?
Quels sont les outils que vous utilisez ?
Combien de temps dure, en moyenne, une réunion ?
Organisez-vous des réunions ou êtes-vous uniquement invité ?
Quels sont les documents dont vous avez besoin pendant les réunions ?
Faites-vous beaucoup de réunions en visioconférence ?
À quel point êtes-vous à l'aise avec les outils informatiques ?

Étape nº2 : collecter les réponses

Si la DSI souhaite répondre aux besoins des utilisateurs, elle doit commencer par les écouter.

Pour cela, tout dépend de votre organisation :

Vous êtes une entreprise à taille humaine et vous avez les moyens techniques et humains d'interroger chaque collaborateur.
Vous êtes une grande entreprise répartie sur plusieurs sites et vous pouvez constituer un échantillon représentatif de vos salariés afin de leur poser les bonnes questions.

À partir des questions préalablement validées par votre groupe de travail, vous pouvez rédiger un questionnaire en ligne qui permettra aux utilisateurs de s'exprimer librement. Pour libérer la parole, un questionnaire anonyme peut d'ailleurs être plus efficace. Il faut accepter les critiques et construire à partir d'elles. Connaître les noms des répondants ne pourrait que biaiser votre analyse.

Selon votre système d'information, il existe de nombreux outils en ligne permettant de collecter le feedback de vos collaborateurs. Certains sont même dotés de modules d'intelligence artificielle capables d'identifier les réponses les plus pertinentes, les mots clés qui reviennent le plus et de hiérarchiser les retours.

Étape nº3 : analyser les réponses

Idéalement, les retours devraient être analysés et traités en groupe, ou par une personne qui n'est pas impliquée dans le projet des salles de réunion. En effet, lorsqu'on analyse les réactions d'autrui, il existe un risque de voir ses propres biais cognitifs altérer un jugement. En anonymisant les réponses, on permet de recueillir au même niveau les réactions du directeur général et du stagiaire marketing. Ce travail est important, car le directeur peut avoir un avis tranché sur des outils qu'il n'utilise pas ou peu, contrairement à ces équipes.

L'analyse doit ensuite pondérer les retours selon les usages. Quelqu'un qui organise 15 réunions par mois aura nécessairement un regard plus précis que la personne qui participe à 2 réunions par mois en tant qu'invitée. Ce qui compte, c'est d'écouter un maximum de personnes pour synthétiser les besoins afin de construire un cahier des charges qui soit représentatif des usages dans votre organisation.

En tant que DSI, collecter les besoins des utilisateurs est une démarche très importante et un préalable qui vous fera gagner beaucoup de temps au moment d'échanger avec des professionnels de l'aménagement des salles de réunion. Vous saurez ainsi dans quelle direction aller, et disposerez de toutes les données pour prendre les bonnes décisions plus rapidement.

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Ecrit par Laura Gerussi