Équipement d’une salle de réunion : à quoi faut-il penser pour votre cahier des charges ?

Bonjour,

Vous êtes sur le point d’agencer et d’équiper entièrement une nouvelle salle de réunion et pour cela, vous avez besoin de construire votre cahier des charges. Afin que ce dernier soit complet et réponde à vos exigences, il ne faut rien oublier. Confort des collaborateurs dans la salle de réunion, équipements qui favorisent les échanges et la productivité, nouvelles méthodes de travail…Et j’en passe ! 

Découvrons, dans cet article, quels sont les points à analyser avant la rédaction de votre cahier des charges pour l’aménagement de votre projet de salle de réunion.

 

  Équipement de salle de réunion
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Un projet d’équipement de salle de réunion n’est pas un sujet à prendre à la légère puisqu’il contribue au bien être et à la productivité de vos collaborateurs. Pour mener à bien son installation, il faut prendre en considération différents éléments. Parcourons-les ensemble !

 

1 - Faciliter les échanges entre les collaborateurs

La salle de réunion est un lieu stratégique pour chaque entreprise puisqu’elle est synonyme d’échange et de productivité. Comme vous le savez, la crise sanitaire a accéléré le développement du distanciel. Pour répondre à ces nouvelles méthodes de travail, il est essentiel de proposer un espace de réunion adapté tant au présentiel qu’au distanciel.

Les réunions peuvent durer plusieurs heures et il est essentiel d’assurer un confort aux participants. Pour cela, il faut permettre une libre circulation des collaborateurs dans l’espace pour qu’ils puissent se détendre ou simplement se déplacer sans pour autant déranger la réunion qui est en train d’avoir lieu. Pensez à une distance suffisante entre la table et les murs, au recul des participants par rapport à l’écran de diffusion, à ne pas surcharger la pièce de meubles inutiles, etc.

Du côté des participants qui se trouvent à distance et qui rejoignent la réunion par le biais de la visioconférence, avoir des solutions audio et vidéo est indispensable. Être vu et entendu par vos collègues et inversement, voir et entendre les personnes à distance est primordiale pour collaborer. Expressions du visage, gestes des mains, langage corporel… rien ne doit échapper à la visioconférence et c’est ce qui permet de collaborer comme si vous étiez en présentiel. Pour y parvenir, il faut choisir un système sonore et vidéo adapté à la taille de votre salle de réunion et au nombre de participants

 

2 - Créer un espace fonctionnel tout en restant élégant 

Un employé passe en moyenne 8 heures par semaine en réunion, ce qui représente pratiquement 20% de son temps de travail. Il est évident qu’une salle de réunion se doit d’offrir un confort visuel, auditif et physique pour vos collaborateurs. Pour ce faire, le mobilier de bureau est l’élément déterminant pour une salle de réunion. Il faut privilégier des tables et des chaises confortables et ergonomiques pour maximiser le confort des collaborateurs. Toutefois il ne faut pas négliger l’esthétique de ces dernières qui doivent être tout de même en adéquation avec l’esprit et les couleurs de votre entreprise. Différentes couleurs et matériaux existent pour y répondre: table en verre, en bois, chaise roulante, etc. 

 

3 - Garder l'attention des auditeurs

Lors des réunions, plusieurs facteurs peuvent entraver la concentration des participants. Une mauvaise sonorisation ou une projection de contenus de mauvaise qualité peuvent perturber l’échange et faire perdre toute l’attention des participants et aura ainsi une incidence sur l’expérience collaborateur. Pour maximiser l’efficacité des échanges, il est évident qu’il faut proposer du matériel de qualité et qui répond à vos besoins. Et des solutions digitales pour les salles de réunion, ce n’est pas ce qui manque !


Vous pouvez faire le choix d’utiliser un tableau interactif pour prendre des notes et brainstormer en équipe ou un écran de diffusion avec une barre de visioconférence pour échanger en visioconférence avec vos collaborateurs à distance. Encore mieux, il existe des solutions tout-en-un comme les écrans interactifs qui vous permettent à la fois de prendre des notes, d’utiliser vos logiciels favoris (ex : Excel, Powerpoint…), de faire des visioconférences, de partager du contenu et bien plus encore, le tout avec micro, caméra et haut-parleurs intégrés !


Désormais tous les points essentiels à prendre en compte pour votre cahier des charges n’a plus de secret pour vous ! Si vous souhaitez être conseillé sur la mise en place de solutions audiovisuelles, n’hésitez pas à contacter l’équipe ID2SON. Spécialiste en équipements de salles de réunion, ce sera avec plaisir de vous accompagner pour construire conjointement votre cahier des charges.
 

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Ecrit par Fiona GAVA

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