Acheter ou louer votre équipement de salle de réunion : quelle est la meilleure formule ?

Équiper une salle de réunion (ou plusieurs) peut être un investissement important pour les entreprises, en particulier, les TPE et PME qui n'ont pas forcément anticipé l'importance du télétravail et du travail hybride. Or, plus le temps passe, et plus ces habitudes de travail s'ancrent dans la réalité. Il est donc urgent d'agir ! Pour faire le bon choix d'un point de vue financier, il existe deux options possibles, avec chacune leurs avantages et leurs inconvénients. On fait le tour du sujet ensemble !

 

  Équipement de salle de réunion
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L'achat de votre équipement : avantages et inconvénients

Acheter un équipement est un investissement que vous pourrez amortir dans le temps. Lorsque l'achat est réalisé, vous disposez d'une certaine stabilité financière, puisqu'une fois le coût initial payé, il ne reste plus qu'à assurer la maintenance sur la durée de l'usage. L'achat est une bonne option si vos besoins restent maîtrisés, avec un usage simple, et que vous prenez possession d'un matériel de bonne qualité qui soit durable dans le temps.

Le principal inconvénient de l'achat est lié à l'obsolescence technique du matériel. Comme tout matériel électronique, un équipement a une durée de vie qui peut être de 3 à 7 ans selon le matériel. Il faut donc accepter le fait qu'un parc informatique vieillit, tout comme un écran, des micros, des caméras, etc. De plus, cette solution impose une trésorerie suffisante pour faire face à une sortie d'argent au démarrage du projet.

La location de votre équipement : avantages et inconvénients

Louer votre équipement pour vos salles de réunion est une bonne option pour éviter d'investir dans des actifs technologiques qui évoluent très rapidement. Vous disposez ainsi toujours d'équipements de dernière génération qui sont renouvelés régulièrement, et vous pouvez homogénéiser votre parc de matériels et de logiciels.

Toutefois, la durée et les clauses des contrats imposent de réussir à se projeter sur du long terme. Comment savoir si vos usages d'aujourd'hui seront les mêmes demain ? D'autre part, la location impose la restitution du matériel une fois que le contrat arrive à son terme, et donc, de possibles indemnités si le matériel est abîmé.

Comment choisir la bonne solution pour ma situation ?

Votre choix doit dépendre de l'activité et de la taille de votre entreprise, de la fréquence d'usage, de la maturité technologique de votre organisation et de votre gestion budgétaire. D'autre part, gardez aussi en tête la notion de TCO au moment de choisir. C'est le Total Cost Ownership, ou le coût total de possession. Il vous permet de calculer ce que vous coûte réellement votre équipement en coûts directs et indirects en y ajoutant la maintenance, le temps perdu en cas de mise à jour ou de problèmes techniques, le temps de formation, d'installation, etc. 

Alors, location ou achat ? En soi, il n'y a ni bonne réponse ni mauvaise réponse. Ce qui compte, c'est de trouver l'option qui correspond à vos besoins en termes d'usage, et, bien sûr, sur le plan financier. D'où l'importance, pour faire le bon choix, de trouver un prestataire de confiance qui pourra notamment vous aider à vous positionner sur ce sujet.

 

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Ecrit par Laura Gerussi

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