Avantages et inconvénients de la réunion à distance

Le travail à distance s'est imposé au sein des entreprises depuis plusieurs mois. Même avec un retour massif dans les bureaux, la réunion à distance ne va pas pour autant disparaître. En effet, de nouvelles habitudes ont été créées et si, dans votre organisation, tout le monde est de retour à 100%, ce n'est pas forcément vrai chez vos clients, partenaires et fournisseurs. Il est donc important de comprendre les avantages et les inconvénients des réunions à distance pour mieux les appréhender au quotidien.

 

  Équipement de salle de réunion
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Les avantages de la visioconférence : un changement de paradigme qui transforme tout 

Avec les réunions à distance, la visioconférence devient votre alliée indispensable. Il faut dire que les avantages sont nombreux et participent à transformer votre entreprise de l'intérieur :

  • Des déplacements limités : cela signifie une productivité accrue pour vos équipes qui peuvent enchaîner les rendez-vous sans enchaîner les kilomètres.
  • Des coûts réduits : moins de déplacement signifie moins de notes de frais à rembourser, moins de risques sur la route, et moins d'aléas liés au transport (grèves, problèmes météo, hôtels complets, etc.). Pour les entreprises, les réunions à distance garantissent donc davantage de prévisibilité dans les dépenses.
  • Une empreinte carbone maîtrisée avec une dépense énergétique limitée.
  • Une collaboration renforcée : à distance, il n'a jamais été aussi facile de travailler sur le même document et d'utiliser des outils dans le cloud pour faciliter le partage de données. Oubliez les « c'est quelle version déjà ? ​» ou les « j'ai oublié le fichier sur mon ordinateur, je reviens… ​». 
  • Les meilleurs talents juste pour vous : en travaillant à distance, vous pouvez vous entourer des meilleurs consultants, freelancers et salariés si vous basculez tout ou partie de votre activité en ligne. La distance devient un avantage concurrentiel.

 

 

Les inconvénients de la visioconférence : plus de technique et moins d'humain

Trop de technologie tuerait-il la technologie ? Derrière cette phrase se cachent aussi quelques inconvénients liés aux visioconférences. Les connaître, c'est savoir agir en conséquence pour en limiter les impacts négatifs.

  • Stress, burn-out et micro management : ce sont des maux omniprésents lorsque les équipes et les managers ne sont pas formés aux bonnes pratiques des réunions à distance. La solution : la confiance, la communication asynchrone et des check in courts et réguliers pour s'adapter à la situation.
  • Des problèmes techniques en cascade : écran qui bloque, partage d'écran dysfonctionnel, son qui résonne, caméra floue… ce ne sont que quelques exemples de situations qui peuvent survenir avec du matériel non adapté. Pour réussir vos réunions à distance et être productif, il est important d'investir dans du matériel de qualité. Et oui, on parle bien d'investissement et non de coûts opérationnels, car le bon équipement bien utilisé vous rendra plus productif.
  • Un manque de connexion émotionnelle : plus que jamais, les soft skills sont cruciales dans les réunions à distance. On parle ici d'intelligence émotionnelle, d'écoute active, d'empathie, d'analyse du langage corporel, etc. Ce sont heureusement des qualités qui s'apprennent vite !

 

Si aucun système n'est parfait, les réunions à distance constituent une bonne solution pour certains sujets. Elles ne visent d'ailleurs pas à remplacer les réunions en personne, en particulier en mode hybride, mais s'imposent naturellement pour gagner du temps et être plus productif. Une fois le bon matériel installé, vos équipes vont aimer les visioconférences !

 

 

 

 

 

 

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Ecrit par Laura Gerussi

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