Comment optimiser la gestion et la planification de vos salles de réunion ?

En entreprise, les salariés passent de nombreuses heures en réunion avec leurs collaborateurs. Le phénomène lié aux réunions amène les entreprises à une nouvelle problématique : la gestion et l’organisation des différents espaces de travail. Souvent complexe, l’usage des salles de réunion ou bureaux isolés n’est pas optimal. Découvrez à travers notre article, pourquoi et comment penser la gestion de vos espaces de travail et quels peuvent être les avantages pour votre entreprise.

 

  Équipement de salle de réunion
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En entreprise, vous est-il déjà arrivé d’avoir besoin d’un espace de réunion et qu’il soit déjà occupé ? Ou que vos collègues qui l’occupaient avant vous prolongent leur réunion et vous mettent en retard ? Vous êtes alors contraints d’aller chercher un nouvel espace de réunion ou pire, d’annuler ou reporter la réunion. Conséquences ? Vous perdez du temps et vous êtes perturbés dans le planning de travail que vous aviez prévu. C’est l’exemple même d’une mauvaise gestion de vos espaces de travail !

 

Vous mettez certainement à disposition de vos collaborateurs différents espaces de travail qui sont adaptés à différents types d’usages et de réunions : brainstorming, présentation, visioconférence, etc. De ce fait vos différents espaces de travail peuvent être inutilisés ou au contraire, surchargés. Il serait dommage de ne pas optimiser leur utilisation et de ne pas rentabiliser l’investissement que vous avez alloué à l'aménagement de votre environnement de travail !

 

Vous me demanderez certainement comment y remédier ? Chez ID2SON, nous vous proposons Roomz Display, une solution de réservation de salles avec écran d’affichage sans fil : je vous invite d’ailleurs à consulter notre page dédiée à cet outil. 

Roomz Display, qu’est ce que c’est? C’est un écran sans fil qui s’installe devant les salles de réunion que vous souhaitez rendre réservables. Ce dernier donne accès en temps réel à un grand nombre d’informations : vous pouvez consulter le planning de l’état de réservation, la durée des réunions et l’organisateur de la réunion. Vous pouvez également, à l’aide de votre système de messagerie professionnelle, réserver votre espace ou avoir accès à son agenda de réservation ou le faire directement via l’écran de la tablette. Grâce à un capteur installé au centre de la salle, le système Roomz détecte si la salle n’est pas occupée, elle se libérera automatiquement pour en faire profiter d’autres collaborateurs qui en auront probablement besoin.

 

 

Une meilleure gestion et organisation des espaces de travail vous offre de nombreux avantages. Tout d’abord, vos collaborateurs ne seront plus agacés lorsqu’ils souhaiteront s’isoler dans une box ou échanger avec leurs collègues en salle de réunion. En effet, ils pourront anticiper la réservation de la salle qui répond à leurs besoins et ne pas perdre de temps à checker sans arrêt au moment venu si un espace est disponible ! Donner la possibilité de gérer la réservation des espaces favorise la collaboration et conjointement elle augmente la productivité et l’efficacité de votre équipe. En clair, une bonne planification de vos espaces de travail améliore grandement les conditions de travail des salariés. Sans oublier lorsque vos clients ou partenaires vous rendent visite, vous renvoyez une image plus professionnelle de votre entreprise et ça, ce n’est pas négligeable !

 

Vous avez conscience qu’une bonne gestion et une bonne organisation de vos espaces de travail est essentielle pour répondre aux besoins de votre équipe. C’est ce qui leur permettra d’atteindre leurs objectifs en termes de productivité, ce qui enrichira aussi leur expérience collaborateur. 

 

Vous avez un projet en cours pour revoir l’organisation de vos espaces de travail ? Ou vous souhaitez simplement avoir des conseils pour optimiser ces espaces au sein de votre entreprise ? N’hésitez pas à prendre contact avec nos experts audiovisuels qui se feront un plaisir de vous accompagner pour concrétiser votre projet en cours grâce aux solutions que nous proposons :)

 

Bonne journée à tous et je vous dis à la semaine prochaine !

 

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Ecrit par Fiona GAVA

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