DSI : comment vendre un projet de salle de réunion à votre boss (alors que ce n'est pas son idée) ?

À moins d'avoir entièrement carte blanche sur le projet, équiper une ou des salles de réunion ou un bâtiment entier avec du matériel collaboratif demande l'adhésion de votre direction générale. Pour y parvenir, il est important de faire preuve de pédagogie, de tact et de diplomatie, tout en ayant un fond très solide avec des solutions clés en main.

 

  Équipement de salle de réunion
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Un projet de visioconférence vient des utilisateurs

Lorsque votre direction ne prend pas l'initiative de moderniser ou d'équiper vos salles de réunion, il faut partir du terrain et faire preuve de proactivité. Vous connaissez sans doute les avantages d'une salle bien équipée avec du bon matériel. C'est un gain de temps dans l'organisation des réunions qui vient soulager la pression sur la DSI tout en créant une expérience utilisateur positive. Votre point de vue compte, mais celui des utilisateurs tout autant. Avant de demander un budget à votre direction, prenez le temps d'observer la réalité actuelle : quels sont les outils utilisés ? Comment les utilisateurs les gèrent-ils ? Quels sont les problèmes auxquels ils font face ? Comment les résolvent-ils ?

Vous pouvez aussi organiser un questionnaire ou une série de rencontres avec des utilisateurs débutants, intermédiaires et experts afin de mieux comprendre leur besoin. Ces données seront utiles pour construire un cas d'étude réaliste qui pourra s'enrichir des grandes tendances du moment. Enfin, au-delà de l'usage pur, pensez aussi à inclure d'autres éléments dans votre document, comme l'impact sur la productivité au quotidien, sur l'efficacité des équipes, mais aussi sur leur bien-être et leur équilibre en facilitant le travail hybride et en réduisant le stress engendré par la technique.

Les do's et don'ts pour vendre votre projet de réaménagement de salles de réunion

Selon votre organisation interne et votre niveau de confiance face à votre direction, vous avez différentes options :

  • Prendre le temps de rédiger un document formel intégrant les besoins des utilisateurs, les solutions, les recommandations de vos interlocuteurs au sein d'autres organisations, les tendances du moment, etc.
  • Organiser une séance de présentation en comité de direction afin de valider l'idée, avant de se mettre en quête du partenaire idéal.

 

Dans tous les cas, il est important d'éviter le charabia technique, d'utiliser des termes accessibles et rassurants, et de rebondir sur des situations vécues par les membres de votre comité de direction. Cela peut être ce conseil d'administration où l'image était mal cadrée, le temps qu'il a fallu pour installer et paramétrer le matériel, les risques encourus par la direction commerciale ou la DRH face à des clients ou des candidats de ne pas paraître professionnel, etc.

En matière de gestion des salles de réunion, le rôle de la DSI n'est pas que de résoudre des problèmes, mais aussi de proposer des solutions de fond qui viendront créer de la valeur. Aujourd'hui, une visioconférence qui se déroule mal a un impact sur l'image de l’entreprise. Sans compter qu'un matériel adapté, c'est aussi un outil de fidélisation pour vos talents qui doivent se sentir bien au quotidien. Une fois que vous avez le feu vert, contactez-nous, et nous serons à vos côtés pour porter ce projet et réaménager vos salles de réunion en respectant votre budget et vos contraintes.

 

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Ecrit par Laura Gerussi

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