Dynamisez vos équipes : les différents formats de réunion possibles.

Bonjour à vous, lecteurs du blog ID2SON !

C’est toujours un plaisir de vous retrouver pour de nouveaux conseils que je mets à votre disposition avec envie et intérêt. J’espère que cela répondra à vos questions et donnera naissance à un projet au sein de votre entreprise.

Et si vous finissiez l’année sur une belle note ? Pour vous accompagner dans votre organisation, nous allons nous concentrer sur un point clé de votre management : les réunions de travail. Pour parler plus précisément, l’idée est de vous présenter chaque format de réunion possible pour dynamiser vos interventions auprès de votre équipe et travailler votre rôle d’animateur.

Parce que les réunions sont souvent un fardeau, et qu’elles sont vues comme trop longues et peu efficaces, nous concluerons sur les outils et les astuces pour vous aider à optimiser ces moments d’échanges et de transmission, en modernisant l’image de votre salle de réunion !

Équipement de salle de réunion

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Différents formats de réunion pour rythmer la vie de votre entreprise

Je vous présente ci-dessous une liste non exhaustive des formats de réunions de travail auxquels vous pouvez avoir recours pour varier et animer vos interventions. Pensez à utiliser chaque option pour ne pas lasser votre auditoire, et ainsi favoriser leur investissement et leur mémorisation en salle de réunion !

La réunion d’information

Sans aucun doute, il s’agit du format de réunion le plus répandu au sein de chaque entreprise. C’est une réunion très descendante en termes de transmission d’informations. Comme son nom l’indique, elle consiste à informer les collaborateurs et transmettre des messages importants de la part d’un animateur de de réunion.

La réunion collaborative

Bien plus axées sur l’échange que les réunions d’information, les réunions collaboratives sont synonymes de discussions et de débat en vue de faire avancer un projet. On cherche l’efficience et l’organisation pour gérer au mieux les échanges entre les participants.

La réunion virtuelle, ou à distance

Comme nous chez ID2SON, j’imagine que vous avez de plus en plus recours à des réunions à distance. Le contexte sanitaire actuel a d’ailleurs complètement banalisé ce type d’échange, aussi bien en interne d’une entreprise qu’en rendez-vous client. Une réunion virtuelle demande beaucoup de rigueur et de clarté dans les propos : pourquoi ? Simplement parce qu’il est vite arrivé de se couper la parole, ou de faire face à des soucis de connexion, par exemple. Pour ces réunions, optimisez et anticipez vos prises de paroles pour aller droit à l’objectif de manière succincte.

Les séminaires

Réputés pour être des réunions plus longue durée et en plus grand comité que les autres réunions, les séminaires sont très répandus. Aussi appelé “conférence”, un séminaire demande de l’organisation, de l’animation et de la diversité de contenus (présentation, texte, vidéo, etc.) ! En effet, un séminaire est le meilleur moyen d’ennuyer les participants et de perdre du temps si vous ne savez pas rythmer et capter leur attention avec des contenus attractifs !

Le brainstorming

Aussi appelées réunion co-créatives ou “remues méninges”, les réunions de brainstorming tendent à créer, à trouver de nouvelles idées. Loin des réunions classiques dirigées par un seul animateur, les brainstormings sont très collaboratifs. Ils ont pour objectif de regrouper différents individus pour favoriser la créativité et pousser tous les participants à prendre part à la discussion. Une réunion de brainstorming est intrinsèquement un travail de groupe !

Les formations

Format de réunions plus ou moins longues en fonction des besoins de formation, les formations peuvent avoir lieu à l’arrivée d’un nouveau membre de votre équipe, ou simplement pour faire monter en compétences vos collaborateurs. Elles doivent être percutantes et concises pour que leur contenu soit le plus mémorisable possible !

Le stand-up meeting

Le stand-up meeting est une option de réunion au coeur du lean management. Pour ceux qui ne le connaissent pas, il s’agit d’un style managérial qui consiste à optimiser la communication et maximiser le retour sur investissement. Sortez de la routine avec ces réunions dynamiques et efficaces !

La réunion one-to-one

Comme leur nom l’indique, ce sont des réunions qui se déroulent en face à face entre un manager et un membre de son équipe. Vous les utilisez probablement au moins une fois par an pour un compte rendu annuel. Ce sont des réunions qui laissent place à un échange de proximité avec votre équipe.

Quels sont les outils à votre disposition pour valoriser ces réunions ?

En effet, de nombreux outils sont à votre disposition pour compléter et appuyer vos prises de paroles en complément de votre présentation ou vidéo.

Moderniser chaque réunion et chaque conférence en misant sur leur aspect collaboratif est tout à fait au goût du jour, y compris à distance. Le digital est devenu le meilleur allié de vos réunions pour dynamiser la transmission d’informations grâce à des supports animés. Au delà des créations de présentations sur des logiciels, je vous recommande d’avoir recours à des supports digitaux encore plus efficaces et participatifs : du tableau blanc (paperboard) digital, à l’écran intelligent en passant par les solutions de partage d’écrans sans fil, les solutions modernes et accessibles sont nombreuses et complémentaires !

Partagez l’écran de votre ordinateur et donnez lieu à des réunions animées. Sauvegardez et envoyez par email toutes vos prises de notes pendant les réunions de brainstorming grâce à votre paperboard digital. Annotez en live vos fichiers en présentiel ou en distanciel ! L’ère du digital est complètement au service des réunions percussives et animées.

Vous pouvez découvrir les solutions qui se présentent à vous sur notre page “les équipements de salle de réunion” .

Nous sommes, chez ID2SON, spécialistes de ces solutions. Prenez contact avec nous pour en savoir plus et obtenir une idée de vos outils de réunion clés en main pour conserver l’intérêt et l’attention de votre équipe !

En espérant que ces informations vous seront utiles, je vous remercie pour votre lecture et je vous dis à très vite sur le blog d’ID2SON !

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Ecrit par Marion NAULEAU