Équipez efficacement vos petites salles de réunion (huddle room, bulles, box...)

Bonjour à vous amis lecteurs ! 
A l’approche des premières réouvertures des lieux publics, j’espère que vous allez bien ! Comme chaque semaine, je vais aborder un sujet lié à nos métiers mais surtout lié à vos quotidiens d’entreprises ! 
S’il y a bien un espace commun à toutes les entreprises, ce sont les salles de réunion et de séminaire ! Que vous soyez une TPE ou un grand groupe, vous avez tous des petits espaces de réunion, ils font partie de la vie de vos entreprises. En tant qu’expert de l’équipement digital de ces espaces, j’ai voulu vous proposer plusieurs configurations pour vos petites salles de réunion, répondant à différents usages.

 

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Qu’est-ce qu’une petite salle de réunion ? 

Huddle rooms, bulles, box, cabanes, hub, appelez cela comme vous le sentez ! Les petites salles de réunion peuvent contenir jusqu’à 5 ou 6 personnes maximum. Ce sont des espaces que vos collaborateurs apprécient car ils sont dédiés à des réunions d’échanges essentiellement. Entre collaborateurs, avec des clients, des partenaires pour une présentation, une visioconférence ou pour une formation à distance, une “huddle room” est un lieu de rencontre et d’échange entre les collaborateurs de votre entreprise.  Souvent agencées de la même manière, ces salles de réunion, bien loin d’un grand espace de séminaire, positionnent vos collaborateurs de façon conviviale, autour d’une table ronde ou dans des banquettes en U pour favoriser l’échange. Elles sont souvent dédiées à des réunions de courte durée, interactives et parfois même créatives. Ce sont des espaces intimistes favorables à l’épanouissement des participants. 

 

Comment équiper vos petites salles de réunion avec des outils digitaux ?

Le mobilier et la décoration de vos salles de réunion, c’est une chose, mais les outils de travail que vous mettez à disposition de votre équipe, s’en est une autre ! 
Présentation, prise de note, travail à distance, échange, démonstration, visioconférence, les usages d’une petite salle de réunion peuvent être très variés d’une entreprise à l’autre et d’un pôle à l’autre ! 

Chez ID2SON nous proposons de co-créer, avec vous, vos espaces de travail pour qu’ils vous correspondent. Écrans interactifs et collaboratifs, solutions de vidéo-conférence, de partage d’écran mais aussi paperboards digitaux et solution de réservation de salles ; nous proposons de nombreux outils pour concevoir une salle à votre image ! Le digital est un axe central de la vie d’une entreprise, n’hésitez plus et choisissez les bons outils, ceux qui répondent à vos usages. 

 

Trois exemples de configuration de salles de réunion de petite taille 

Pour illustrer mes propos et vous aider à visualiser, je vais vous suggérer trois salles de réunions répondant à trois usages et équipées de trois manières différentes. Bien entendu, chez ID2SON tout est conçu sur mesure, autrement dit les salles proposées ci-après ne sont pas nos uniques configurations et tout est adaptable. 

 

1. La bulle de travail en solo 

Ce type d’espace est particulièrement petit et accueille une personne (ou deux maximum). Ils sont pensés pour que le collaborateur puisse s’isoler à une table ou dans un lieu insonorisé pour optimiser sa concentration mais aussi pour réaliser un entretien en distanciel grâce un système de visioconférence. Pour répondre à ses usages, je vous propose d’équiper cet espace d’une écran interactif tactile et muni d’une caméra, de micros et de hauts-parleurs pour vos réunions à distance. 
Pour cela, rien ne me paraît mieux que le dernier écran sorti par la marque NEWLINE, notre partenaire de longue date.  Le dernier arrivant de la marque américaine est un moniteur tactile et inclinable de 27 pouces doté d’un système de vidéo-conférence reconnu pour sa qualité vidéo et sonore. Connecté à votre ordinateur en USB-C ou en HDMI, il prendra parfaitement le relai pour vous permettre d’utiliser un plus grand écran, de bénéficier de sa technologie tactile haut de gamme mais aussi de travailler avec un collaborateur ou un client à distance pour échanger et annoter en toute simplicité ! 

 

2. La box de brainstorming et de présentation 

Imaginez-la vitrée et/ou très colorée, la box de brainstorming est une petite salle de réunion accueillant des groupes de 4 à 5 personnes. Bien loin de la simple table ronde, c’est un lieu qui permet d’échanger et de créer en groupe. Vous pouvez aussi présenter à votre équipe, faire un point sur les projets en cours, en toute intimité et dans un espace aux airs informels. 
Pour l’exploiter au mieux, voici mes propositions d’équipements digitaux :

  • Un écran accompagné d’une solution de partage d’écran sans fil (le Clickshare de Barco ou l’InstaShow de BenQ, par exemple) pour des présentations simples. Oubliez l’adaptateur et les fils emmêlés, le partage sans fil prend le relai !
  • Un paperboard digital pour prendre des notes, dessiner, faire des schémas, etc. Seul ou à plusieurs, le Samsung FLIP 2.0 vous permet de mettre en image vos pensées et de les envoyer directement sur votre boîte mail. Cet outil encourage la créativité et l’interaction entre les participants. 
  • Pour optimiser encore plus cet espace, n’hésitez pas à l’équiper d’un capteur de présence ainsi que d’un écran de réservation de salle. Petite tablette présente à l’extérieur de cet espace, la solution ROOMZ permettra à vos collaborateurs de réserver la salle et de ne pas la monopoliser s’ils n’en ont finalement pas besoin. 

 

3. La huddle room de visioconférence 

Pensée pour la vidéo-conférence ou la formation à distance, en groupe de 5 personnes maximum, la huddle room de visioconférence a pour objectif de proposer une collaboration à distance de qualité. Travaillez en distanciel comme si vous étiez en face de tous les participants !
Un moniteur professionnel, une solution de partage d’écran (comme celles présentées ci-dessus), votre outil de réservation de salle pour gérer vos espaces à distance et une solution de visioconférence ; c’est tout ce qu’il vous faut ! 
Pour la visioconférence, vous pouvez choisir entre différentes solutions. Pour cet exemple, je vais vous suggérer deux kits. Le kit ConferenceShot de la marque VADDIO qui comporte une caméra pilotable et orientable depuis une télécommande et accompagnée de son micro de table. Ce sera parfait ! Sinon, optez pour une barre de visioconférence comme la PolyStudio de la marque POLYCOM ou la Huddle Cam de NEWLINE.
L’une ou l’autre sont automatiquement reliées à votre écran de réunion et de formation par un câble et à votre ordinateur, sans fil, grâce à votre solution de partage (Barco, Mersive ou BenQ). 

 

Vous l’aurez compris, beaucoup de schémas de salles sont envisageables ! Quelque soit la taille, la disposition et l’usage de votre salle de réunion, nous serons heureux de vous accompagner sur ces projets. 
Pour toute demande et renseignement, n’hésitez pas à contacter notre équipe. Vous pouvez également consulter nos solutions de salle de réunion. Pour en savoir plus sur les réunions de manière générale, vous pouvez lire notre article Projets collaboratifs : à chaque espace ses usages

 

Merci et à la semaine prochaine ! 

 

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Ecrit par Marion NAULEAU

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