Les 3 critères à prendre en compte pour choisir votre logiciel système de visioconférence

Alors que les visioconférences sont omniprésentes dans les entreprises, c'est souvent à la DSI qu'incombe le choix de la solution logicielle et de l'équipement matériel. Pour cela, il est important de disposer de critères objectifs afin de comparer les solutions entre elles pour prendre la bonne décision.

 

  Équipement de salle de réunion
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Comment faire le bon choix ?

Choisir une solution d'entreprise de visioconférence est une décision qui conditionne la capacité de communication d'une organisation sur le long terme. Faut-il partir sur Zoom ? Teams ? Google Meet ? Webex ? Slack ? Si la DSI maîtrise la question technique (intégration sur les postes de travail, optimisation de la bande passante, gestion des droits, etc.), elle n'est pas forcément familière avec les questions d'usages et d'ergonomie. Un mauvais choix peut conduire à un désengagement des équipes, voire à une frustration de la direction si personne n'aime le logiciel choisi ou s'il ne s'avère pas pratique à l'usage. 

C'est pourquoi la DSI peut être accompagnée dans ce choix, notamment par son prestataire qui lui fournit le matériel et l'équipement des salles de réunion, mais aussi par des consultants ou experts indépendants. Dans tous les cas, il est important de prendre le temps de consulter ses salariés, une fois que la short list aura été établie. Un choix qui s'effectue dans un cadre participatif sera toujours mieux accepté.

 

Les 3 critères à prendre en compte pour choisir le logiciel de visioconférence

  • La spécificité du logiciel : est-ce que vous cherchez à faire uniquement des visioconférences ou vous souhaitez aller plus loin ? On peut, par exemple, organiser des webinaires regroupant des centaines ou des milliers de participants pour des événements virtuels, des réunions de collaboration avec la possibilité de travailler à plusieurs sur un tableau blanc interactif, ou encore de faire de la traduction automatique et de la transcription instantanée. Ce sont donc les usages qui vont principalement dicter le choix.
  • Les fonctionnalités recherchées : nombre de participants, enregistrement des visioconférences, installation d'un logiciel ou accès depuis un navigateur web, usage de la messagerie instantanée, création de sous-groupes… ce sont autant de fonctionnalités très appréciées par les utilisateurs qui ne sont pas toutes présentes de la même manière dans tous les logiciels. 
  • Le budget : si la concurrence est rude entre les acteurs de la visioconférence, il faut tout de même surveiller le prix, et surtout le modèle économique de près. En général, c'est un prix mensuel et par utilisateur. Sauf que tout le monde n'a pas forcément besoin de l'option premium. Dans certains cas, le prix est intégré dans votre abonnement actuel si vous utilisez un outil compris dans une suite logicielle existante, comme Teams de Microsoft. Enfin, il existe aussi des prix par gamme selon les options choisies. D'où l'intérêt de bien définir son besoin en amont.
     

 

Si les grands acteurs du monde de la visioconférence sont bien connus (Google, Microsoft et Zoom), il peut aussi être pertinent de regarder du côté des solutions alternatives souvent moins chères et parfois plus innovantes comme Discord, Zoho, GoTo Meeting, BlueJeans ou Whereby. Enfin, n'oubliez pas que les logiciels sont importants, mais ne font pas tout. Une visioconférence réussie passe avant tout par un équipement adapté (microphones, écrans, caméras) à vos salles de réunion afin de créer une expérience à forte valeur ajoutée pour vos collaborateurs et leurs interlocuteurs.

 

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Ecrit par Laura Gerussi

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