Les facteurs clés de succès d'un projet d'équipement de salle de réunion

Aménager une salle de réunion est un projet qui peut être intense s'il n'est pas correctement cadré à l'origine. C'est pourquoi il est toujours utile de savoir ce que vos collaborateurs attendent de cet espace. En effet, à quoi bon avoir une salle parfaite, si elle n'est pas utilisée ?

Pour éviter cette impasse, voici les facteurs clés de succès à connaître pour construire votre cahier des charges.

Équipement de salle de réunion

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L'aménagement mobilier

Vos collaborateurs qui utiliseront votre salle auront besoin de se sentir à l'aise. En effet, pour qu'elle soit vraiment utile, une salle de réunion doit favoriser les échanges et encourager la communication. L'ambiance de vos espaces doit être propice à la création d'expériences. Si l'équipement technique est indispensable (écran, micros, caméras, haut-parleurs, etc.), il faut aussi aller au-delà avec du mobilier adapté (tables basses, canapé, sièges…) et un aménagement pertinent en matière de connectique (prises électriques, puissance du wifi, prises Ethernet, etc.). Pour faire le bon choix, prenez le temps d'échanger avec les salariés sur leurs besoins et leurs attentes.

De quoi ont-ils besoin ? Dans quel endroit ? Pour faire quoi ? Cela vous aidera à créer des ambiances de travail adaptées pour une meilleure expérience professionnelle.

L'équipement audiovisuel

Deuxième facteur clé de succès : les outils numériques qui sont au cœur des réunions. Paperboard numérique, écran, système de partage de contenu, outils de visioconférence, micros, barre de son, système de réservation en ligne… ce sont autant de solutions techniques qui doivent être choisies selon les besoins de vos équipes. Une bonne salle de réunion doit donc être une salle où l'usage de l'équipement est facilité - y compris par une personne n'ayant aucune connaissance technique, qui fonctionne avec tout type de matériel (ordinateur, tablette et smartphone) et de système d'exploitation (Windows, Linux, macOS, Android, et iOS). La maturité technologique peut également être un levier de décision. Est-ce que vos équipes font souvent appel à un technicien pour organiser ou paramétrer une réunion en ligne ? Si oui, pour quelles raisons ? Quels sont les points de blocage et comment les surmonter ?

Un budget bien estimé

Bonne nouvelle et mauvaise nouvelle : il n'y a aucun prix type pour aménager une salle de réunion. C'est une bonne nouvelle, car cela signifie que toutes les organisations, même pour un petit budget, peuvent disposer d'un matériel performant pour travailler en mode hybride. La mauvaise, c'est que sans estimation budgétaire de votre part, vous pourriez vous retrouver avec des devis allant du simple au triple. Pour ne pas avoir de mauvaise surprise, il est donc recommandé d'anticiper le budget et de partager cette enveloppe à vos prestataires. À noter que ce budget doit aller au-delà du matériel et intégrer les travaux préalables qui peuvent être nécessaires (cloisons, lumières, électricité, passage de câbles, etc.), ainsi que la maintenance, les mises à jour et la formation.

Pour en savoir plus sur les facteurs clés de succès d'un projet d'équipement d'une salle de réunion et comment créer le cahier des charges parfait, contactez nos équipes d’experts en audiovisuel.

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Ecrit par Laura Gerussi