Petit guide du DSI à destination des utilisateurs de la visioconférence

Une visioconférence avec un public externe est une fenêtre ouverte sur le monde de votre entreprise. Cela signifie que vos interlocuteurs vous observeront, vous jugeront et formuleront, consciemment ou non, des jugements de valeur sur vos compétences et l'image de marque de votre organisation. En matière de visioconférence, le fond est aussi important que la forme. Un contenu parfait, mais avec un son désastreux et une image saccadée risque de ruiner votre réputation. Pour savoir comment accompagner vos collaborateurs en visioconférence, retour sur les conseils indispensables et les bonnes pratiques à partager afin que vos visioconférences se passent le mieux possible.

 

  Équipement de salle de réunion
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L'éclairage… et la lumière fut !

Une visioconférence est d'abord une image. Et la qualité de celle-ci dépend de deux choses : votre caméra et la lumière qui est autour de vous. La webcam, tout d'abord : il faut oublier les caméras retrouvées dans un tiroir qui prennent la poussière depuis des années. Une visioconférence professionnelle nécessite du matériel professionnel. Cela signifie investir dans un matériel pertinent pour votre usage capable de restituer parfaitement votre image. Certaines caméras sont même pilotables manuellement et automatiquement ! 

Ensuite, la lumière : elle doit être très présente, et idéalement, répartie uniformément. Demandez donc à vos collègues de ne pas se mettre devant une fenêtre pour ne pas risquer un contre-jour, ou dans une zone trop sombre. Le mieux, c'est la lumière naturelle qui viendrait sur le côté, et une lumière artificielle indirecte qui apporte de la chaleur et des détails pour mieux distinguer votre image et faire passer les bonnes émotions.

Allo ? Non, mais allo, quoi ?!

Le son est l'élément clé de toute communication en visioconférence. Il n'y a rien de plus désagréable que de commencer un rendez-vous en retard en raison d'un micro dysfonctionnel. Si vous n'avez pas un matériel fiable, veillez à venir quelques minutes en avance pour paramétrer le tout. Si vous n'êtes pas seul dans la pièce, optez pour un casque ou des écouteurs et n'oubliez pas de couper votre micro lorsque vous ne parlez pas. Cela permettra d'éviter tous les bruits parasites. En tant que DSI, votre rôle est aussi de créer une expérience de visioconférence positive. Pour cela, il existe des micros spécialement conçus pour les salles de réunion qui peuvent se poser sur la table, être accrochés au plafond, ou intégrés dans une barre de visioconférence. Autant de solutions qui garantiront à vos collègues d'être bien compris, et pour vous… d'être moins dérangé par des questions techniques de base !

Apportez du rythme

Suivre une visioconférence nécessite des efforts de concentration supplémentaires. Pour limiter ce que les chercheurs appellent la « Zoom fatigue  », installez-vous dans un lieu où vous ne serez pas dérangé et essayez de fixer la caméra des yeux, et non pas votre propre image. Pour capter l'attention de vos interlocuteurs, pensez aussi à donner du rythme : ne parlez pas plus de 5 minutes en continu, partagez votre écran, posez des questions, et créez des interactions (quiz, vidéos, document collaboratif, etc.). 

 

Une visioconférence réussie passe enfin pour le plus important qui vous concerne directement en tant que DSI : la connexion internet. Si celle-ci n'est pas optimale, tous les efforts précédents seront gâchés par un son haché et des images pixellisées. Une fois doté d'une connexion robuste et stable, il ne vous reste plus qu'à moderniser vos espaces de réunion avec le bon matériel et accompagner les salariés pour transformer les visioconférences en réunions à forte valeur ajoutée.

Le conseil ID2SON : certains logiciels comme Zoom compensent la perte de paquets afin de permettre une visioconférence de qualité malgré un début dégradé.

 

 

 

 

 

 

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Ecrit par Laura Gerussi

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