​​Qu'est-ce qu'une réunion hybride ?

La crise sanitaire et les transformations en cours au sein des entreprises laissent aujourd'hui entrevoir un nouveau modèle. Accéléré par la crise sanitaire, le travail hybride, soit la combinaison du travail au bureau et à distance, séduit de plus en plus de salariés. Les raisons sont multiples : demande de flexibilité de la part des salariés, réduction des espaces du côté des employeurs, et amélioration du fonctionnement à distance qui a permis de faire sauter certains verrous. C'est donc l'occasion de rentrer en détail dans le concept de la réunion hybride.

 

  Équipement de salle de réunion
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Réunion hybride : retour aux fondamentaux

La réunion hybride est une rencontre où les participants sont à la fois réunis ensemble dans un lieu physique et à distance via vidéoconférence. C'est un nouveau mode de travail et d'organisation qui est issu de la pandémie de COVID-19 et qui permet de tenir des réunions sans avoir tout le monde sur place. La manière dont ces réunions sont conduites implique de repenser la réunion traditionnelle. En effet, il faut s'assurer un équilibre des paroles entre les participants sur place et ceux à distance, verbaliser le langage corporel des participants, et avoir un matériel de pointe pour des réunions sans coupures ou problèmes techniques (son qui coupe, caméra peu qualitative, connexion internet défaillante, etc.).

 

Les bonnes pratiques de la réunion hybride

Alterner salles de réunion, salles en petit groupe ou salles de travail dans le calme permet d'augmenter la productivité de vos équipes, car chaque tâche peut se réaliser dans un lieu adapté en présentiel. Repenser votre organisation physique est donc tout aussi important en mode hybride. Pour vos réunions, vous pouvez répliquer les bonnes pratiques du distanciel. Vous pouvez reprendre le contrôle de votre agenda et limiter les réunions à 50 minutes pour vous laisser du temps entre deux rencontres. En ligne, attendre un interlocuteur plus de 5 minutes est un supplice pour les participants ponctuels. Pourquoi ne pas imposer cette rigueur au bureau et commencer toutes les réunions à l'heure ? Bien menées, les réunions hybrides peuvent s'avérer très bénéfiques :

  • Un gain de temps important : il n’est plus nécessaire de perdre du temps dans les transports pour vous réunir, faire venir vos interlocuteurs de loin ou vous déplacer. Vous gagnez un temps précieux pour mieux organiser votre journée avec vos équipes sur place.
  • Des outils qui fonctionnent partout : n'importe quel terminal connecté vous transporte en réunion. Vous pouvez la débuter sur votre ordinateur, la poursuivre sur votre smartphone et la terminer dans une salle physique.
  • Des moments plus maîtrisés : on peut rapidement passer d'une réunion à l'autre et les documents nécessaires sont faciles à partager et à lire, car centralisés au même endroit.
  • Des réunions documentées : elles peuvent être enregistrées et disponibles en replay pour les absents et ceux qui souhaitent revoir un point précis, grâce aux caméras pour les lieux physiques et les enregistrements des écrans pour le virtuel.

 

 

Comment réussir vos réunions hybrides ? 

La première chose est de ne pas sous-estimer le contact visuel : la retransmission des expressions faciales et du langage corporel sont plus difficiles à décrypter à distance. Le regard est souvent dirigé vers l'écran plutôt que vers la caméra et il est rare de regarder les gens droit dans les yeux. Pour faire cet effort, vous pouvez vous rapprocher le plus possible de votre caméra. Le matériel joue aussi un rôle important que ce soit à distance ou en présentiel. Les salles de réunion doivent être équipées d'outils appropriés pour des réunions efficaces (écran, micro, caméras, lumière, etc.). 

Enfin, certains grands noms de la technologie dans la Silicon Valley repensent leur salle de réunion hybride jusque dans les aménagements. Ainsi, Google aménage des salles où chaque place assise est séparée par un écran de sorte que tous les participants soient d'égal à égal dans les réunions hybrides, tout en respectant la distanciation sociale.

La réunion hybride est une tendance qui est là pour durer. Toutes les organisations doivent donc s'y habituer et mettre de bonnes pratiques en place, que ce soit au niveau du management, des équipements, des aménagements et de l'accompagnement des salariés.

 

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Ecrit par Laura Gerussi

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