Trouver le bon mix distanciel / présentiel pour vos réunions

En présentiel ou à distance ? Cette question, il y a 18 mois, personne ne se la posait lorsqu'il s'agissait d'organiser une réunion. Aujourd'hui, elle est omniprésente dans la plupart des organisations, en raison d'une pandémie qui a considérablement bousculé les codes et les normes dans le monde du travail. En matière de réunion, le travail hybride semble s'imposer, et les réunions ne seront plus jamais les mêmes.

 

  Équipement de salle de réunion
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Les réunions hybrides : l'expérience doit primer

Selon l'organisation des entreprises, le mix distanciel / présentiel peut être très différent. Tantôt imposé par des règles strictes (tel service est sur place tels jours), tantôt laissé à la libre appréciation des managers ou des salariés, cet équilibre n'est pas toujours simple à trouver. Pour autant, l'activité doit continuer, les réunions se dérouler et les projets avancer. Dans vos réunions, justement, il ne faut pas penser en termes de présence ou non, mais bien d'expérience. Que vos équipes soient à distance ou en présentiel ne devrait rien changer à votre réunion si vous êtes équipés des bons outils, des bonnes salles de réunion et si ce nouvel état d'esprit est bien intégré dans votre culture. 

Une expérience en réunion est la somme des sentiments et émotions perçus lors d'une rencontre. Cela peut aller du sujet de la réunion au comportement des participants en passant par le lieu, l'ambiance, le confort de la salle, mais aussi les équipements technologiques et l'agencement général. Une bonne expérience est synonyme de réunion réussie, productive et efficace. Les participants ont atteint leur objectif et personne n'a perdu son temps. Une expérience déceptive peut, en revanche, conduire à un désengagement des équipes, notamment si ces expériences se multiplient, à une perte de motivation, voire à des projets qui ralentissent et des communications qui se perdent.

Une expérience réussie avec des réunions hybrides passe par un réaménagement de vos salles de réunion. Il est impossible de trouver le bon équilibre entre présentiel et virtuel dans des conditions matérielles qui existaient avant la pandémie. Pour cela, il faut donc réimaginer les espaces de rencontres avec le bon matériel qui peut être très varié (paperboard numérique, écran connecté, caméras, micro, lumière, son, partage de documents, etc.). 

 

Distanciel ou présentiel ? Le cas de l'enseignement hybride

En matière de formation et d'éducation, il est également intéressant de considérer le mode hybride. Avec la puissance du numérique, on peut connecter vos salles de réunions et de formation très facilement afin que vos apprenants en présentiel ou à distance puissent vivre la même expérience. C'est un bon moyen pour recruter de nouveaux apprenants qui peuvent suivre des programmes à distance et ainsi s'affranchir de la distance et réduire les frais liés à la formation. Un établissement d'enseignement ou un institut de formation peut ainsi utiliser du matériel de pointe pour sonoriser et connecter ses salles, tout en utilisant des écrans et caméras pour créer une expérience immersive et inclusive pour tous.

Le distanciel ne doit pas être un frein à la tenue de vos réunions. En effet, il est tout à fait possible d'organiser des réunions hybrides. Ce qui compte, ce n'est pas le nombre de personnes à distance ou sur place, mais bien les moyens mis en place pour des réunions efficaces dans cette nouvelle réalité.

 

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Ecrit par Laura Gerussi

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