10 exemples de message répondeur pour fermeture et congés

Les messages d'accueil téléphonique sont très souvent le premier point de contact avec vos clients. Il se compose de trois étapes principales : le pré-décroché, l'attente et le répondeur. Contrairement aux deux premières, le répondeur intervient lorsque vous n'êtes pas en mesure de répondre immédiatement. En cas de fermeture, un message de répondeur professionnel de qualité peut rassurer et informer efficacement vos clients.

Messages d'accueil téléphonique

Lorsque vous n’êtes pas en mesure de répondre aux appels de vos prospects/clients, vous devez communiquer clairement pour maintenir leur confiance et leur satisfaction. Alors …

Comment rédiger un message répondeur pour fermeture exceptionnelle efficace ?

Un bon message de répondeur professionnel doit être concis, direct et rassurant. Il se doit aussi d’inclure les éléments suivants :

Raison de la fermeture : Indiquez clairement pourquoi vous êtes fermés (vacances, maintenance, raisons imprévues, etc.).
Durée de la fermeture : Spécifiez les dates de fermeture et de réouverture.
Solutions alternatives : Si possible, mentionnez d'autres moyens de contact (email, site web, réseaux sociaux) ou des solutions provisoires.
Remerciements : Remerciez vos clients pour leur compréhension et patience.

Rédaction du message de fermeture

Créer un message répondeur professionnel lorsque vous êtes fermés : une nécessité !

Lorsqu'une entreprise ferme temporairement, que ce soit pour des vacances, des congés, ou une fermeture exceptionnelle, il est indispensable de mettre en place un message répondeur professionnel. Pourquoi ? Parce que ce simple geste impacte grandement la relation avec votre appelant.

Informez vos clients pour éviter les malentendus

Un appelant qui tombe sur un téléphone qui “sonne dans le vide”, qui n’a pas d’explication concernant votre absence, risque de se sentir frustré ou de croire que votre entreprise n'est pas fiable. En installant un message répondeur, vous leur donnez immédiatement l'information nécessaire, expliquant les raisons de la fermeture et les dates de réouverture.

Montrez que vous tenez à vos clients, même en votre absence

Un message bien rédigé témoigne de votre professionnalisme et du respect que vous portez à vos clients. Ils se sentent pris en compte et peuvent comprendre que votre fermeture est temporaire et planifiée. Ce simple effort montre que vous êtes attentif à leurs préoccupations, ce qui contribue à renforcer la confiance qu’ils ont envers votre entreprise.

Réduisez la frustration

Un répondeur clair, bien structuré et informatif aide à apaiser les frustrations. Les appelants savent précisément quand et comment vous contacter de nouveau. En réduisant l'incertitude, vous préservez la relation de confiance que vous établissez avec votre appelant.

Rédigez un message explicatif

Un message répondeur efficace commence toujours par une explication claire de la raison de la fermeture. Ce détail, souvent négligé, est en réalité essentiel pour maintenir une relation de confiance avec vos clients. Que votre entreprise soit fermée pour des congés annuels, une fermeture imprévue ou des raisons techniques, la transparence est une marque de respect envers ceux qui vous contactent.

Transparence = confiance

La transparence est essentielle pour instaurer et renforcer la confiance. Lorsque vous partagez la raison de la fermeture, même si elle est imprévue ou liée à des circonstances exceptionnelles, vos clients ressentiront que vous ne cherchez pas à leur cacher des informations. Ils seront plus enclins à faire preuve de compréhension et à patienter en attendant votre retour.

Exprimez de la gratitude

Une fois la raison de la fermeture expliquée, il est important de remercier vos appelants pour leur compréhension. Ce simple geste peut transformer une situation potentiellement frustrante en une opportunité de renforcer la relation. En exprimant de la gratitude pour leur patience et leur fidélité, vous montrez que vous prenez en compte leur temps et leurs besoins, même en période de fermeture.

Informez de la durée

Il est essentiel de communiquer des dates précises de fermeture afin de gérer les attentes des appelants. Cela permet à vos interlocuteurs de savoir exactement quand ils pourront vous recontacter.

Clarifiez les dates de fermeture

Indiquer les dates exactes de fermeture et de réouverture est un signe de professionnalisme. Cela montre que vous êtes organisé et soucieux de la gestion de la relation client. Il est important d’être précis sur ces dates pour éviter toute ambiguïté. En mentionnant la période exacte, vos appelants savent à quoi s'attendre et peuvent planifier leur prise de contact en fonction.

Anticipez les attentes et éviter les appels répétés

Sans indication claire des dates de fermeture, certains appelants pourraient tenter de vous joindre à plusieurs reprises, ce qui augmentera leur frustration. En les informant de la durée de votre indisponibilité, vous réduisez le risque d'attente prolongée. Cela leur donne aussi l’opportunité de s’organiser, de reporter leurs demandes ou de chercher des solutions alternatives.

10 exemples de message répondeur en cas de congés ou fermeture

Besoin de concret ? Voici 10 exemples de messages de répondeur professionnel que nous avons réalisés pour nos clients. Que vous soyez un professionnel du CHR, de la santé, du retail, de l’immobilier ou autre, notre talentueuse équipe se fera un plaisir de rédiger les messages d’accueil téléphonique (pré-décroché, attente, répondeur, serveur vocal interactif) parfaitement adaptés à votre entreprise !

AGENCE ORALIA BAGNERES ET LEPINE : exemple de message de fermeture exceptionnelle

« Agence Boffi Pondevo Groupe Oralia, bonjour !
Votre agence fait une pause pour profiter de l’été !
Nous sommes donc fermés le lundi 14 et le mardi 15 aout 2023 !
Toute notre équipe aura le plaisir de vous retrouver le mercredi 16 aout, aux horaires habituels.
En attendant, retrouvez-nous sur 3w.oralia point fr ou sur votre espace client 3w.myoralia point fr
Merci, et à bientôt ! »

DODARD : exemple de répondeur en cas de congés - bilingue, français et anglais

"DODAR , bonjour !
En ces beaux jours d'été, les équipes DODAR prennent un peu de repos entre le 3 et le 25 aout, et auront la joie de vous retrouver dès le 26 au matin !
Nous vous souhaitons à tous et à toutes un très bel été !
A bientôt !"
"DODAR offices, hello!!
During these beautiful summer days, the DODAR team is taking a little rest, starting on August 3rd ! We will be back on the 26th and be delighted to see you in the morning!
We wish you all a great summer!
See you soon !"

TOYOTA DRS VILLEFRANCHE : exemple de répondeur professionnel en cas d'indisponibilité

“Toyota D.R.S Bonjour .
Nos équipes vous accueillent :
Pour le service atelier ; du lundi au jeudi de 8h à 12 h et de 14 h à 18h ; le vendredi 17 h.
Pour le commerce ; du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 14h à 18h30. Le samedi de 9h à 12 et de 14h à 18h.
En attendant, vous retrouverez nos véhicules d'occasions et pourrez prendre rendez-vous sur internet : www point degenève point fr”

POLYTROPIC : exemple de répondeur en cas de fermeture exceptionnelle

" Bonjour,
nous sommes exceptionnellement fermés, merci de rappeler ultérieurement. "

ORVIF : exemple de répondeur professionnel en cas de fermeture exceptionnelle

“Orvif bonjour !
Nos agences restent ouvertes tout l’été à l’exception du vendredi 16 aout et de l’agence de la Bastille du 12 au 16 aout inclus.
Du 5 au 30 aout nos horaires s'adaptent et nous vous accueillerons du lundi au jeudi de 7H30 a 12H et de 13H30 a 17H15 sauf le vendredi a 15h45
Nous vous souhaitons un bel été !”

OBJECTIF AUSTERLITZ : exemple de répondeur en cas de fermeture

“Hankook France bonjour!
Nous sommes actuellement fermés...
Nous vous accueillons du lundi au jeudi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h30 ainsi que le vendredi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h...
Nous vous invitons à renouveler votre appel durant ces horaires!
Vous pouvez toutefois nous adresser une commande par fax au 09 72 45 16 57, par mail à l’adresse suivante : commandepneu commande au singulier pneu au singulier point mail arobase hankook n point com ou bien sur notre site de commandes en ligne à l’adresse suivante : https://euportal.hankooktech.com
Merci et à très bientôt!"

COURCHENEIGE : exemple de répondeur bilingue, en cas de fermeture saisonnière

“Hôtel Courcheneige, bonjour !
Nous tenons à vous remercier pour la belle saison que nous venons de passer ensemble !
Nous sommes actuellement fermés, et auront le plaisir de vous retrouver, à compter du lundi 19 août 2024 !
Vous pouvez dès à présent, réserver votre séjour, sur notre site : 3w point courcheneige point com, ou nous écrire à l'adresse; info arobase courcheneige point com , nous vous répondrons à notre retour, en août prochain.
Nous vous informons que ce répondeur ne prend pas de message.
A bientôt!”
“Hôtel Courcheneige welcome ! We'd like to thank you for the great season we've had together!
We are currently closed and will be back on Monday 19 August 2024 !
However, you can book on our website: w w w dot courcheneige dot com or write to us at : info at courcheneige dot com and we will get back to you when we return in August.
This number does not take messages, thank you for your understanding and we hope to hear from you soon !”

AUDIO STAR : exemple de répondeur classique

"AUDIO STAR , bonjour !
Nous vous accueillons du mardi au vendredi de 9h à 12h30 et de 14h à 18h30, le samedi de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30
Merci de renouveler votre appel durant ces horaires ou nous adresser votre demande à l'adresse : renseignement arobaze audio tiret star point F R"

La checklist complète pour des messages de répondeur téléphonique professionnels

Un message répondeur bien rédigé ne se contente pas d’informer vos clients de votre absence ; il joue également un rôle central dans la gestion de leurs attentes et la réduction de leur frustration. En fournissant des informations sur la durée de la fermeture, des options de contact alternatives, et des moyens de trouver des informations supplémentaires, vous pouvez transformer une situation potentiellement négative en une opportunité de démontrer votre professionnalisme et votre engagement envers un service de qualité. Pour y parvenir, voici la checklist complète pour structurer un message de répondeur à la fois informatif, rassurant et accessible.

Définir l’objectif du répondeur
Écrire le script
Choisir le ton et le style
Sélectionner un acteur ou une voix
Enregistrer le message
Intégrer des options de menu
Tester le répondeur
Informer le personnel
Mettre à jour régulièrement
Collecter des messages

Intéressés par nos messages d'accueil téléphonique ? Chez ID2SON, nous concevons des messages personnalisés (pré-décroché, message d'attente téléphonique, répondeur, serveur vocal interactif…) qui reflètent l’identité de votre entreprise, renforcent votre professionnalisme et captent l’attention de vos clients dès le premier contact. De la rédaction à l'enregistrement avec des voix professionnelles, nous vous accompagnons pour que chaque appel devienne un levier de satisfaction et de fidélisation.

Découvrez notre showroom

Ecrit par Aya Khomani

Retrouvez tous nos conseils

en Messages d'accueil téléphonique