Les 5 questions à se poser avant d'aménager sa salle de réunion

Que serait une entreprise sans une salle de réunion ? Le paradis, pensez-vous ? Allons ! Cessez d'être mauvaise langue et souvenez vous que c'est des rencontres et des échanges que naissent l'innovation, la créativité, les bonnes pratiques et une communication efficiente. Or, avant d'aménager une salle de réunion, il est important de se poser les bonnes questions pour faire les bons choix. Car oui, c'est un peu plus qu'une table et des chaises. Explications.

Équipement de salle de réunion

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Quels seront les usages de votre salle de réunion ?

Espace privatif pour passer des appels, espace coloré et ouvert pour exprimer votre créativité en brainstorming et en équipe, salles de rencontres pour des réunions courtes et fréquentes… Il est essentiel d'anticiper les usages de votre salle de réunion. En effet, à chaque usage doit correspondre un style, un aménagement, un design, voire du matériel numérique spécifique (tableau tactile, écran, caméra, etc.). Avant de vous lancer, passez en revue vos cas d'usages pour bien aménager vos salles de réunion. Si vos salles de réunion correspondent vraiment à leur objectif, il y a fort à parier que vous allez les aimer !

Qui en seront les utilisateurs ?

Des utilisateurs internes uniquement ? Des rencontres avec des clients, des fournisseurs ou des consultants ? Considérer les utilisateurs de ses salles de réunion permet d'anticiper leur aménagement et leur équipement, mais aussi leur localisation dans vos bâtiments. Pour des rencontres extérieures par exemple, privilégiez les salles proches de l'accueil qui soient faciles d'accès et équipées de tout le matériel nécessaire. Intéressez-vous aussi au niveau de maturité de vos utilisateurs sur le plan technologique. Veulent-ils un paperboard traditionnel avec des feutres ou un écran tactile avec prise de notes collaborative et visioconférence ?

Quelle sera la fréquence d'utilisation ?

Pour que vos réunions soient efficaces et productives, l'aménagement de l'espace compte beaucoup. Aussi, les salles les plus utilisées seront celles à aménager en priorité avec du matériel adapté. Visioconférence, brainstorming, formation… Si vos équipes se réunissent souvent, investissez dans ces salles en priorité avec des équipements solides et durables. Pour freiner les retardataires ou les personnes qui réservent des salles mais qui ne s'en servent jamais, il existe aussi des solutions sur-mesure. Imaginez ainsi pouvoir couper l'écran et la lumière en cas de réunions à rallonge, ou changer le statut d'une salle et la repasser en mode disponible si personne ne s'y rend au bout de quelques minutes. Les mauvais élèves vont rapidement changer de comportement !

Comment valoriser votre salle de réunion ?

L'aménagement d'un espace contribue à améliorer ou dégrader l'expérience vécue par vos utilisateurs. Une belle salle moderne, confortable et attractive peut être utilisée comme un levier commercial lors de démonstrations et réunions. Le sentiment et les émotions que l'on perçoit influencent également la marque employeur. Entre des bureaux gris à la moquette marron et des salles colorées, dynamiques et variées, le candidat sera aussi influencé par votre identité de marque en tant que lieu.

Quelle équipe support avez-vous à votre disposition ?

Êtes-vous seul à gérer les questions d'ordre logistique et technique ? Avez-vous une équipe technique dédiée capable d'intervenir rapidement pour gérer tout problème de connexion, de partage d'écran, d'enregistrement ou de caméra ? Cette question est importante, car elle impactera le matériel qui sera installé dans votre salle. Si les possibilités sont nombreuses, elles nécessitent parfois une équipe support pour le matériel le plus pointu. De vos ressources internes dépendent aussi vos projets de salles de réunion.

Avant d'aménager une salle de réunion, il faut bien définir vos besoins en fonction de vos objectifs afin de trouver la solution la plus adaptée à vos usages. De la bulle de travail en solo à la salle de visioconférence en passant par votre salle de direction ou la box vitrée pour vos projets en mode agile, la salle de réunion est un sujet stratégique pour faire le bon choix et optimiser la qualité de vos réunions.

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Ecrit par Laura Gerussi