Les bonnes pratiques pour comparer, tester et valider le bon logiciel de visioconférence

Alors que la visioconférence se développe dans toutes les entreprises, la qualité de l'expérience vécue par les participants de chaque côté de leur écran dépend fortement du logiciel utilisé. En effet, chaque logiciel de visioconférence est différent et choisir le bon peut être une tâche complexe pour un DSI. Si c'est votre cas, nous vous partageons les bonnes pratiques pour faire un choix éclairé pour votre organisation.

Équipement de salle de réunion

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Ne pas se précipiter et prendre le temps d'évaluer ses besoins

Si tout le monde parle de Zoom, c'est que ça doit bien fonctionner non ?

Pourtant, la réalité est plus nuancée. Tous les logiciels de visioconférence fonctionnent bien. De Zoom à Teams en passant par Meet, Webex, Go2Meeting ou Whereby, la fonctionnalité de base - échanger avec un interlocuteur en vidéo - est toujours opérationnelle. La question est avant tout de savoir de quoi vous avez besoin pour faire le bon choix. Quelques exemples de questions clés à répondre :

Les formats de vos réunions : s'agit-il de réunions entre deux personnes, de réunions en mode hybride, de webinaires, de présentations pouvant réunir plusieurs centaines ou milliers de personnes ?
Votre infrastructure technique : êtes-vous plutôt best of suite où le même éditeur gère la plupart de vos logiciels métiers, ou best of breed, où vous sélectionnez un éditeur différent pour chaque logiciel ?
Votre maturité technologique : certaines solutions fonctionnent avec un simple lien dans un navigateur web. Pour d'autres, il faut télécharger des applications spécifiques qu'il sera nécessaire de mettre à jour régulièrement. L'appétence de vos équipes à la technologie et au changement pourra influencer votre choix.
Votre budget : certaines solutions sont incluses dans votre suite logicielle existante, quand d'autres nécessitent de payer par mois et par utilisateur.

Comparer les fonctionnalités vraiment utiles

Au-delà de la discussion par écran interposé, il existe de nombreuses fonctionnalités au sein des logiciels de visioconférence qui peuvent être intégrées dans l'offre de base ou disponibles en option. Il est donc important de les recenser et de les comparer pour savoir de quoi vous avez besoin. Si votre core business est à l’étranger, avec des clients de toutes nationalités, vous avez sans doute besoin d'un outil de traduction automatisé, par exemple. Également, si vous organisez souvent des réunions de créativité, de design thinking, de brainstorming ou de team building, il ne faudra pas passer à côté de la création de sous-groupes au sein d'une même réunion.

Prise de note automatique, partage d'écran, nombre maximum de participants, durée des sessions, enregistrement des réunions, messagerie instantanée… les possibilités sont considérables ! Pour faire le bon choix, vous pouvez constituer un groupe de travail pluridisciplinaire avec quelques salariés de différents services afin que la décision soit la plus collégiale possible et ne représente pas uniquement les besoins de la DSI. Le taux d'adoption n'en sera que plus élevé.

Une fois vos besoins établis et vos fonctionnalités clés déterminées, vous pouvez sélectionner les deux ou trois meilleures solutions afin de les comparer de manière rationnelle et lancer une phase pilote. Toutefois, n'oubliez pas que la partie logicielle ne fait pas tout. La question matérielle (écran, caméra, microphones, partage d'écran, etc.) est tout aussi importante (si ce n’est plus) pour des visioconférences réussies !

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Ecrit par Laura Gerussi