Matériel et logiciel : comment assurer l'évolutivité de ma salle de réunion ?

Alors que la technologie n'a jamais été aussi importante pour la communication et le bon fonctionnement des entreprises, choisir le matériel et le logiciel adaptés en étant capable de se projeter dans le futur n'est pas une tâche facile. Voyons ensemble comment faire le bon choix pour assurer l'évolutivité de votre salle de réunion.

Équipement de salle de réunion

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Définir les usages : standards ou spécifiques ?

Pour choisir un matériel qui puisse être évolutif, il faut d'abord bien connaître les usages de vos collaborateurs :

Pourquoi utilisent-ils vos salles de réunion ? Cela peut être pour des réunions internes, avec des clients, partenaires ou fournisseurs, etc. Elles peuvent être en présentiel, en distanciel ou en mode hybride.
À quelle fréquence, pour combien de temps et avec qui ? Une réunion de 5 personnes ne se sonorise pas de la même manière que des réunions régulières avec 15 ou 20 personnes ou qu'une session de formation hybride avec 50 personnes sur place et en ligne.
Pour faire quoi et avec quels besoins ? Cela peut être du partage de contenu sur un écran interactif, des visioconférences de présentation, des réunions interactives avec la nécessité d'annoter un support, etc.
Quels sont les logiciels métiers utilisés ? Êtes-vous classique avec PowerPoint, Word et Excel ? Dans un environnement macOS ? Utilisez-vous des logiciels nécessitant des contraintes particulières en termes de puissance ou de rafraîchissement d'écran, comme l'architecture, la 3D, le jeu vidéo, la production de vidéos, la radiographie médicale, etc. ?
Quel est le niveau de maturité technologique de votre organisation et vos équipes ? Sont-elles à l'aise avec la technologie ? Vos collaborateurs font-ils souvent appel à un technicien en cas de problème dans les salles de réunion ? Si oui, pour traiter quels sujets ?

Partir des usages pour déterminer les besoins vous orientera vers la solution la plus adaptée. À moins d'être dans une industrie très technique, complexe et avec des outils spécifiques, la plupart des réunions tournent souvent autour des mêmes usages (présentations, partages d'écran et vidéoconférences).

Zoom et barre de visioconférence : la solution pour tous vos besoins

Si les besoins restent simples et bien exprimés, en privilégiant une solution conventionnelle plutôt qu'une offre de niche, vous permettez à vos équipes de mieux s'approprier votre salle de réunion. Pour cela, la barre de visioconférence est une solution très pratique et tout-en-un qui intègre à la fois une caméra, des micros et des haut-parleurs, et qui se branche sur n'importe quel écran récent. Compatible avec tous les grands logiciels de vidéoconférence, c'est la solution à privilégier pour votre salle de réunion. Si vos besoins changent, il vous suffit de mettre à jour votre salle actuelle et d'utiliser la barre de visioconférence dans n'importe quel autre bureau ou salle. En mode plug and play (pour la plupart des barres), c'est la solution idéale pour digitaliser vos réunions.

Quant au logiciel, la popularité de Zoom en fait un choix simple et performant. Il est facile à prendre en main, très complet et dispose de nombreuses options comme le partage d'écran, la discussion instantanée, la création de multisalles, l'organisation de webinaires, la transcription automatique, etc. Accessible sur tous les terminaux, et compatible avec tous les matériels de visioconférence, c'est la solution idéale capable de s'adapter à toutes les infrastructures techniques.

Toutes les technologies évoluent et au moment d'investir, il est légitime de se poser la question de l'évolutivité de votre équipement. Choisir un équipement polyvalent, facile à installer, à déplacer et à reconfigurer ailleurs en cas de besoin est une bonne pratique pour débuter le réaménagement de votre salle. Pour toute question, nos experts sont à votre disposition pour imaginer ensemble le futur de votre salle de réunion.

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Ecrit par Laura Gerussi