Nombre d'utilisateurs, maturité, usage… comment bien qualifier votre besoin en termes de logiciel de visioconférence ?

Avec le travail hybride, les réunions à distance se multiplient. Que ce soit avec vos clients, fournisseurs, partenaires, collègues ou consultants, il est indispensable d'être doté des bons outils. La réussite d'une réunion à distance tient tout autant au matériel (écran, micro, haut-parleur, caméras) qu'au logiciel. Pour choisir la bonne plateforme de visioconférence, il est donc indispensable de se poser les bonnes questions.

Équipement de salle de réunion

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Combien de participants utiliseront la visioconférence ?

Comptez-vous équiper toute votre organisation, ou seulement un service ? Selon vos besoins, il existe des solutions gratuites et payantes chez tous les éditeurs. Pour quelques réunions courtes par semaine, une solution de base est suffisante. Pour des réunions régulières avec des équipes en déplacement, vous aurez besoin d'un service beaucoup plus robuste. Sans compter que le prix est souvent calculé sur un nombre d'utilisateurs. C'est donc une variable indispensable à connaître qui peut influencer votre choix.

Quels en seront les usages ?

Derrière le mot de visioconférence se cachent en réalité de nombreuses possibilités qui dépendent des usages. Par exemple :

Des réunions de service régulières pour faire le point sur les projets en cours.
Des réunions clients qui nécessitent de se connecter depuis l'extérieur.
Des webinaires ou des réunions du personnel pouvant accueillir plusieurs centaines ou milliers de personnes en même temps.
Des rencontres avec des interlocuteurs internationaux qui nécessitent une traduction automatique.

Savoir quels types de réunions vous organisez habituellement impactera le choix de l'éditeur pour qu'il puisse répondre à vos besoins.

Comment s'intègre la visioconférence dans votre système d'information ?

Il existe deux grandes options : le best of breed ou le best of suite.

Le best of breed est une stratégie parfaite pour les organisations qui veulent garder un maximum de flexibilité en choisissant le meilleur logiciel pour chacun des besoins. Ainsi, vous pouvez combiner Google Drive pour le cloud, et utiliser Slack pour la messagerie instantanée et Zoom pour les visioconférences. Avec le best of breed, vous n'avez pas à rechercher le système unique qui fasse tout, sans forcément tout faire bien. La limite à ce concept est liée à la communication entre ces logiciels. S’il existe des systèmes pour les connecter, ils sont limités à ce que les éditeurs acceptent de partager.

Le best of suite est une solution qui implique une plateforme logicielle capable de faire tout (ou presque) afin de concentrer toutes les solutions en un seul endroit. L’expérience utilisateur est souvent cohérente et les utilisateurs travaillent toujours dans la même interface. Le meilleur exemple est celui de Microsoft qui dispose de nombreux logiciels interconnectés (CRM avec Dynamics, messagerie et visioconférence avec Teams, cloud avec Azure, e-mail avec Outlook, etc.). Une solution best of suite est toutefois souvent lourde à mettre en place et, pris individuellement, les logiciels ne sont pas toujours les meilleurs du marché.

Quelles sont les fonctionnalités importantes ?

Enregistrement vidéo et audio, partage d'écran, utilisation mobile, création de sous-groupes, traduction en temps réel, prise de note automatisée, intégration avec vos logiciels métiers… il existe de nombreuses options et fonctionnalités qui sont proposées par les éditeurs. Il est donc important de les explorer en détail selon la maturité technologique et les attentes de votre organisation.

Si la question logicielle est très importante pour vos réunions à distance, la question du matériel est stratégique. Une fois votre logiciel en place, il vous faudra aussi penser aux usages du quotidien. Micros, caméras, écrans, partage d'écran sans fil… Il existe de nombreuses options pour transformer vos réunions en expérience à forte valeur ajoutée.