Nouveaux projets de salles de réunion : quelles solutions existent ?

« C'est bon, le projet est validé et il nous faut de nouvelles salles de réunion dans les deux mois ! »

Cette phrase marque le début d'un sprint pour le DSI qui se voit confier le projet de réaménagement des salles de réunion avec un nouvel équipement pour mieux travailler en visioconférence. Il doit donc rechercher et proposer la meilleure solution du marché pour ses équipes.

Équipement de salle de réunion

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Les bonnes pratiques pour réaménager une salle de réunion

Une salle de réunion n'est pas qu'un lieu avec une table, des chaises et un écran accroché au mur. C'est avant tout un état d'esprit de convivialité professionnelle qui doit favoriser un travail efficace et productif. Le lieu impacte considérablement la manière dont on peut mener une réunion. Et lorsque celle-ci se déroule en partie à distance, le matériel utilisé est encore plus important. Pour mener à bien votre projet, il faut donc s'assurer :

d'avoir le bon matériel dans la bonne salle : une salle de créativité pour un brainstorming n'aura pas les mêmes besoins qu'une salle de réunion multifonction par exemple. Écran, microphones, caméras, système sonore… tout doit être adapté aux usages prioritaires.
de penser aux utilisateurs : la technologie doit être tournée vers l'humain. Pour éviter d'avoir à mobiliser un technicien à chaque réunion, il est nécessaire de disposer d'un matériel simple, facile à utiliser, et capable d'accommoder aussi bien les salariés que les utilisateurs externes (clients, fournisseurs, consultants, etc.).
d'auditer l'existant : est-ce que vos écrans actuels peuvent être utilisés pour partager l'écran d'un iPhone ? Est-ce que votre caméra est pilotable à distance ? Est-ce que vous pouvez connecter n'importe quel ordinateur à votre écran ? Selon vos réponses, vous pourrez peut-être utiliser une partie du matériel existant et lui adjoindre quelques compléments pour un réaménagement à moindre coût.
de miser sur la polyvalence : à moins de n'avoir aucune limite d'espace et de budget, il est toujours utile de rationaliser les salles de réunion. Ainsi, rien n'empêche d'utiliser une grande salle avec deux usages différents : d'un côté, du matériel pour une présentation formelle avec deux caméras pilotables automatiquement et des microphones à 360 degrés suspendus; et de l'autre, un espace de brainstorming avec un paperboard numérique, un écran connecté, des canapés et un design plus lumineux et inspirant.

Comment trouver le bon matériel ?

Souvent, il est possible de moderniser une installation existante. Ainsi, un simple boîtier qui se branche derrière votre écran peut venir remplacer l'immense câble HDMI dans lequel vous vous prenez les pieds pour faire du partage d'écran sans fil. Une réunion classique en visioconférence nécessite un écran, une caméra et un micro. Si vous êtes seul, un ordinateur peut jouer ce rôle à court terme. Pour les réunions plus longues, plus fréquentes ou impliquant davantage de personnes, vous pourrez ajouter du matériel dans vos salles existantes, comme par exemple :

Remplacer votre vieille télévision par un écran plat de nouvelle génération.
Jeter votre webcam 720p et la remplacer par un ensemble de caméras pilotables en HD.
Ajouter des micros sur la table pour mieux se faire entendre.

Un nouveau projet de salle de réunion peut s'intégrer dans une démarche graduelle dans laquelle on vient enrichir et ajouter de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure des besoins et des usages.

La pandémie de COVID-19 est venue exacerber le besoin de

visioconférences de qualité professionnelle

. De nombreuses innovations ont vu le jour dans un marché qui bouge beaucoup. Savoir s'entourer d'une équipe qui maîtrise les tendances et les évolutions attendues est donc essentiel pour créer des ambiances de travail et installer le matériel de mieux adapté à vos besoins, et ce, dans les meilleurs délais. Ça tombe bien, nous sommes là pour ça !

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Ecrit par Laura Gerussi