Quand et comment faire évoluer son équipement de salle de réunion

Le digital est aujourd'hui partout dans toutes les organisations. Nous sommes tous familiers avec les applications grand public comme WhatsApp, les banques en ligne ou Amazon. Elles sont intuitives, faciles à utiliser et très pratiques à tout moment. Dans les entreprises, les collaborateurs sont aussi à la recherche d'expériences réussies avec des outils professionnels. Et pour y parvenir, l'équipement utilisé au quotidien peut faire toute la différence.

Équipement de salle de réunion

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Est-ce que votre matériel est adapté aux nouveaux usages ?

Tous les managers et dirigeants souhaitent proposer une expérience employé réussie. C'est la raison pour laquelle le design, la décoration, l'architecture et l'ambiance globale des locaux jouent un rôle important dans la perception des salariés. Or, concernant le quotidien de vos équipes où presque tout se joue en ligne, comment savez-vous qu'ils disposent des bons outils et équipements pour bien faire leur travail ? La question de fond est de savoir s'il existe un décalage entre votre vision et la réalité opérationnelle de vos collaborateurs.

Prenons un exemple : avoir un écran dans une salle de réunion sur lequel partager ses fichiers, c'est une bonne chose. Mais si cet écran met du temps à s'allumer, se déconnecte régulièrement, dispose d'une résolution ou d'un contraste inadapté et n'a ni micros ni caméra… il n'est peut-être plus adapté aux nouveaux usages.

Il est normal de faire évoluer ses équipements face aux changements technologiques. Vos salles de réunion doivent ainsi être pleinement opérationnelles pour des rencontres et des animations qui doivent s'affranchir de la technologie. Si une réunion est pleinement réussie, les équipements sont invisibles. À l'inverse, des équipements obsolètes, non mis à jour ou en fin de vie sont plus susceptibles de provoquer frustrations, agacements et désengagement. Pour connaître la réalité de la pertinence de vos équipements, il est important de se poser les bonnes questions :

Est-ce que vos salles de réunions sont adaptées à l'évolution des modes de travail distanciel, présentiel et hybride ?
Est-ce que vos équipements ont été totalement amortis ? Depuis combien de temps ?
Faites-vous face à des défauts de fonctionnement répétés, des fonctionnalités devenues limitées ou des plaintes de vos collaborateurs ?
Est-ce qu'un mode de financement plus agile comme le leasing pourrait vous convenir ?

Mettre à jour son équipement de salle de réunion : une décision stratégique

Aménager ses salles de réunions et les mettre à jour avec le bon équipement peut changer de nombreuses choses au quotidien d'un point de vue opérationnel. Vous envoyez aussi un message positif en valorisant l'innovation, la qualité de vie au travail et une plus grande flexibilité dans les usages professionnels. Et les avantages sont nombreux :

Un gain du temps : pas besoin d'appeler un technicien avant de faire une réunion ou de venir 15 minutes avant pour brancher son matériel. C'est votre DSI qui va être heureuse !
Une expérience réussie : un nouveau matériel est plus esthétique, plus puissant et plus simple à utiliser. Même les personnes les moins technophiles pourront s'y retrouver sans s'angoisser !
Une image valorisée : les outils et équipements utilisés impactent directement l'image que vos collaborateurs, clients et fournisseurs peuvent avoir de vous.
Une agilité organisationnelle : vous pouvez passer facilement d'une réunion hybride à une session de formation en ligne. Vous adaptez votre organisation aux réunions multiformats pour une agilité renforcée.

Alors que la technologie évolue rapidement, il est important de rester connecté avec les nouveaux usages. Paperboard papier, rétroprojecteur, vidéoprojecteur, écrans connectés… la collaboration au bureau a considérablement changé et est un indicateur de votre performance au quotidien. Pour savoir comment faire évoluer votre équipement de salle de réunion, contactez-nous sans attendre !

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Ecrit par Laura Gerussi