Quel budget prévoir pour adapter ma salle de réunion aux nouveaux usages ?

L'aménagement d'une salle de réunion pour répondre aux nouveaux standards en termes d'équipement numérique et de travail hybride est un projet complexe qui mêle technicité informatique, adaptation aux usages quotidiens et transformations humaine et organisationnelle. Pour répondre aux besoins des collaborateurs pour des réunions en présentiel ou en distanciel, disposer d'un équipement adapté est indispensable. Mais c'est aussi un budget à prévoir. Avant de concevoir votre cahier des charges, voici tout ce qu'il faut savoir sur cette question financière.

Équipement de salle de réunion

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Les critères qui impactent votre budget pour le réaménagement de votre salle de réunion

Pour créer, transformer ou réaménager une salle de réunion au sein de vos locaux, le budget dépend de différents facteurs à connaître au moment de construire votre plan financier. À noter qu'il faudra en plus prévoir une ligne concernant le mobilier, le design, ou les travaux nécessaires comme le passage de câbles, la mise à jour de votre connexion wifi avec des bornes supplémentaires, le cloisonnement ou décloisonnement des lieux, etc. Bien sûr, tous ces facteurs sont propres à chacun et dépendent de vos locaux. Dans la catégorie des critères clés pour l'aménagement technique des salles de réunion, il faut surtout prendre en compte :

La taille de la salle de réunion : plus elle est grande, plus elle nécessite du matériel adapté. Par exemple, un double écran au lieu d'un seul, différents micros dispersés dans la salle, ou encore un système de haut-parleurs plus puissant.
Les équipements de base : cela comporte notamment les écrans, caméras, micros et haut-parleurs.
Les équipements utiles pour les visioconférences, comme des systèmes de partage d'écran sans fil, des caméras capables de suivre la personne qui parle automatiquement ou encore des écrans interactifs.
Les équipements pour booster le potentiel de vos réunions, comme des systèmes de réservation à distance, des ordinateurs ou tablettes intégrés dans toutes les salles, des outils capables de gérer les retardataires qui ne savent pas conclure leurs visioconférences, ou les utilisateurs fantômes qui réservent des salles, mais n'y vont jamais.

Aménagement de salles de réunion : exemples de budget

Bien que chaque projet de salle de réunion soit unique, il est parfois utile d'avoir une fourchette pour estimer la faisabilité financière. Voici donc quelques exemples de configurations standards.

Pour une salle de 3 à 5 personnes

On trouve généralement une table, des chaises et un espace pour 5 personnes, avec un écran pour réaliser des visioconférences et un système de partage de contenus. Aménager une petite salle de 3 à 5 personnes nécessite un budget de l'ordre de 2 000 à 5 000 euros.

Pour une salle de 5 à 8 personnes

C'est une salle avec une plus grande capacité d'accueil avec du mobilier adapté, un ou plusieurs écrans, un système de partage de contenus, un paperboard numérique ou un tableau interactif et le matériel pour faire des visioconférences dans de bonnes conditions. On est ici sur un budget allant de 4 000 à 15 000 euros.

Pour une salle de 8 à 20 personnes

On est ici dans la catégorie des grandes salles de réunion qui sont souvent modulables selon les besoins. On peut y faire de simples visioconférences, comme des sessions complexes de formation hybride avec du matériel de pointe, ou des réunions en mode brainstorming avec différents collaborateurs et prestataires, à la fois sur place et à distance. Selon vos besoins, le budget peut alors aller de 7 000 à 150 000 euros.

Salle de plus de 20 personnes - dépend usages utilisation - étude sur mesure

À chaque budget correspond donc un projet différent. Que vos finances soient fortement contraintes, ou que vous souhaitez investir sur le bien-être de vos collaborateurs avec un équipement moderne et efficace, il existe une solution pour chaque cas. Pour cela, contactez-nous afin que nos experts travaillent à vos côtés pour trouver la solution qui vous correspondra le mieux.

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Ecrit par Laura Gerussi