Témoignage de dirigeant : comment adapter ses espaces de réunion aux besoins collaboratifs

Quand une entreprise travaille sur la qualité de l'accueil, il s'agit souvent de l'accueil physique. Des petites attentions qui peuvent faire la différence quand un client, un consultant ou un fournisseur se déplace. Pourtant, l'accueil physique n'est qu'une partie de l'expérience client. Accueil téléphonique, qualité des salles de réunion, affichage dynamique, identité sonore… c'est en intégrant toutes ces composantes que l'entreprise ID2SON s'est développée afin de répondre aux besoins expérientiels de ses clients. Mickaël Coulas, président et fondateur d'ID2SON revient sur le sujet et sur l'importance d'adapter ses espaces de réunion dans des organisations qui ont été durablement transformées par la crise sanitaire.

Équipement de salle de réunion

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En quoi l'aménagement des salles de réunion est important aujourd'hui pour les entreprises ?

Mickaël Coulas : « Avec la pandémie de COVID-19 et le développement du numérique, les salles de réunion constituent le cœur du réacteur des entreprises. Alors que le travail hybride se développe, ces salles doivent s'adapter à ce nouveau fonctionnement afin de faire revenir les collaborateurs au bureau, tout en développant la communication à distance. La question des salles de réunion est un sujet majeur, car un lieu anonyme, sans âme et mal équipé à un impact direct sur la motivation et la productivité des équipes. »

C'est-à-dire ?

Mickaël Coulas : « Personne n'a envie de passer du temps dans des salles sombres, où il faut venir 15 minutes avant une réunion pour brancher son matériel sur un écran inadapté avec une caméra de piètre qualité et un micro qui coupe sans arrêt. Une réunion, c'est un moment d'échange, mais c'est aussi un moment où l'on doit convaincre, innover et prendre des décisions. La qualité des équipements est essentielle pour faire passer les bons messages et ainsi créer une vraie connexion émotionnelle avec ses interlocuteurs à distance. »

Qu'a changé la pandémie dans la gestion des espaces de réunion ?

Mickaël Coulas : « Nos clients ont besoin de multiples espaces adaptés aux nouveaux usages. Concrètement, cela veut dire plus de salles de réunion aménagées pour des objectifs précis. Par exemple, des petites salles pour des points rapides, les huddle rooms, qui accueille 3 ou 4 personnes, des salles spécialement conçues pour la vidéoconférence avec micro directionnel et caméras pilotables à distance, des salles de travail en solo pour un maximum de concentration ou pour passer des appels, etc. La salle de réunion change. Ce n'est pas un lieu générique où les salariés doivent s'adapter. C'est le lieu qui s'adapte aux besoins de l'entreprise avec le bon matériel au bon moment, afin de travailler dans les meilleures conditions en mode hybride. »

Comment adapter ses espaces de réunion aux nouveaux usages ?

Mickaël Coulas : « Il faut se poser deux questions : à quoi ma salle va-t-elle servir et quel est le niveau de maturité technologique de ses utilisateurs ? Ensuite, il est très facile de trouver les bonnes solutions avec des équipements de haute qualité qui soient simples et faciles à utiliser. Cela signifie se connecter en moins de 30 secondes sans avoir besoin d'appeler un technicien informatique. Repenser vos salles de réunion permet de renforcer les interactions afin qu'elles redeviennent des lieux de vie et d'interactions, que vos interlocuteurs soient sur place ou à distance. Il faut aussi s'adapter aux nouveaux usages. Dans une réunion à distance, il y a toujours ceux qui parlent fort et les autres qu'on n’entend pas, qui sont timides ou qui n'osent pas prendre la parole. Un bon système de captation est alors capable d'ajuster les niveaux sonores et de prioriser la discussion en cours. La technologie permet ainsi d'être plus inclusif et de laisser parler tout le monde en réunion. »

Quelles sont les problématiques rencontrées par vos clients ?

Mickaël Coulas : « Nos clients veulent des solutions simples, faciles à utiliser, très performantes et qui soient capables de leur faire gagner du temps. Prenons le cas d'un brainstorming. Avec un paperboard papier, il faut une personne pour la prise de notes, et quelques jours après la réunion, il est difficile de s'y retrouver. Avec le paperboard numérique, tout est exporté et envoyé aux participants. On crée de la valeur tous ensemble pendant une réunion et puisque tout est consigné, c'est un vrai gain de temps. À titre d'exemple, dans le secteur de la santé, il faut parfois mobiliser plusieurs médecins autour du cas d'un patient. Une salle de réunion connectée et équipée peut tout changer. C'est la même chose avec nos clients avocats ou notaires. À distance, avec les bons outils, ils peuvent servir plus de clients plus facilement sans avoir besoin de se déplacer. »

Souhaitez-vous réfléchir à un projet de réaménagement de vos salles de réunion ? Êtes-vous totalement équipé pour travailler efficacement en mode hybride ? N'hésitez pas à nous contacter pour savoir comment adapter vos espaces de réunion aux nouveaux besoins collaboratifs.