Tout savoir sur la visioconférence

Devenue indispensable pendant la crise sanitaire, la visioconférence a connu ses heures de gloire pendant les confinements causés par la COVID-19. Pour autant, derrière ce terme, on ne sait pas toujours comment elle fonctionne, comment la rendre vraiment efficace et avec quels équipements la pratiquer. C'est donc l'occasion d'en savoir un peu plus sur la visioconférence pour la rendre vraiment opérante et utile au sein de votre organisation.

Équipement de salle de réunion

La visioconférence : pour travailler et collaborer ensemble et à distance

Vous savez sans doute qu'une visioconférence consiste en une communication à distance, par écran interposé, entre deux ou plusieurs personnes. Elle est indispensable pour des réunions hybrides où une partie de l'équipe est à distance, mais aussi pour des réunions d'affaires afin d'éviter le temps de transport et de limiter les coûts. Ainsi, un commercial qui voyait 3 clients par jour en mode physique peut enchaîner jusqu'à 10 rendez-vous, ou plus selon les sujets.

Avec la banalisation du travail à distance, il est important pour les entreprises de garder le lien entre les salariés. C'est là où les outils collaboratifs entrent en ligne de compte. Au-delà des échanges par la voix, avec ou sans caméra, la visioconférence inclut également le partage d'écran, mais aussi la possibilité de travailler à plusieurs sur un même document. Imaginez un brainstorming à distance si chacun prenait des notes de son côté. Ce serait un vrai cauchemar pour compiler l'information ! Grâce à la visioconférence et un outil de prise de notes collaboratif, il est facile et efficace de travailler ensemble, que vous soyez au travail ou à distance.

Les secrets d'une visioconférence réussie

Une bonne visioconférence repose sur plusieurs piliers :

Un outil efficace : Meet, Teams, Zoom, GoToMeeting, Slack… il en existe des dizaines... Ils sont accessibles depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone et nécessitent souvent un abonnement payant pour accéder à toutes les fonctionnalités. Bien utilisés, ces outils sont très interactifs et facilitent le travail collaboratif.
Une connexion internet stable : ADSL de haut niveau, fibre, wifi puissant, 4G ou 5G… quel que soit votre solution technique, il est indispensable d'avoir une connexion stable pour …viter… l… coup…ures qui dérang… l… commu…tions !
Du matériel performant : télévision connectée, micro directionnel, caméras pilotables à distance, paperboard numérique… il existe de nombreuses options pour faire de vos salles de réunion des lieux faits pour la visioconférence.
Des équipes formées à l'usage des logiciels de visioconférence, aux bonnes pratiques en matière d'animation, mais aussi rompues à l'utilisation du matériel qui doit être le plus simple d'usage possible (télévision, écrans, tablettes, etc.).
Une organisation agile capable de s'adapter aux visioconférences comme outil de communication avec des réunions courtes, des ordres du jour précis, des temps de pause, des créneaux horaires sans visioconférence pour un maximum de concentration, etc.

La visioconférence fait désormais partie de notre quotidien à tous. C'est la raison pour laquelle ID2SON propose des outils spécialement conçus pour transformer vos visioconférences grâce à un matériel qui s'adapte à vos besoins.

De votre comité de direction en passant par votre check in quotidien, le brainstorming avec l'agence de marketing, le RDV avec votre comptable ou la formation des équipes, la visioconférence est partout. Les organisations qui sauront la maîtriser seront celles capables d'avoir un temps d'avance sur leurs concurrents pour travailler plus vite et plus efficacement.