Visioconférence : à la maison ou au bureau, adaptez le matériel pour vos équipes !

Compte tenu de l'incertitude dans laquelle se trouvent les entreprises en raison des différentes vagues de la pandémie, le travail hybride - partagé entre bureau et télétravail - semble constituer la solution idéale. Pour les DSI, cela nécessite de revoir ses manières de faire et d'adapter, parfois à distance, les postes de travail des salariés. De quoi rendre le passage de la maison au bureau fluide et facile, en mode plug and play.

Équipement de salle de réunion

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L'importance d'un bon équipement à domicile

Le télétravail est bien vécu par les salariés qui ont la chance de disposer d'un lieu physique fait pour cela. Concrètement, cela signifie un bureau pour ne pas travailler sur son canapé ou depuis son lit, une bonne connexion internet pour éviter les coupures durant les communications à distance et un éclairage adapté. Pour les personnes qui ne peuvent faire autrement que de travailler depuis la table de la cuisine ou de la salle à manger, la portabilité du matériel s'impose. Cela signifie équiper les salariés d'ordinateurs portables légers, puissants et faciles à manipuler, dotés de bons écrans qui ne fatiguent pas trop les yeux. Pensez à équiper vos collaborateurs de petites caméras autonomes et de haut-parleurs intelligents, cela leurs permettra d’être à la maison comme au bureau.

Pour assurer une bonne qualité de vie au travail - et à la maison - la DSI peut aussi s'allier à la DRH afin de mettre en place des bonnes pratiques (et les surveiller) pour éviter le stress engendré par le besoin d'être connecté en permanence ou l'envoi d'e-mails ou de conversations trop tardives. Pour ne pas que le télétravail soit mal vécu par les salariés, lorsqu'il est subi et imposé, il est crucial d'en limiter les impacts avec du bon matériel.

De la maison au bureau : la fluidité avant tout

Avec la mise en place des nouvelles formes de travail, le passage d'un lieu à l'autre doit être fluide. C'est-à-dire que la simplicité doit prévaloir pour travailler quel que soit l’endroit. Concrètement, venir au bureau pour une réunion avec des collègues sur place et des clients en visioconférence doit se faire de manière simple et efficace. On doit aussi pouvoir passer d'une réunion à l'autre et d'un lieu à l'autre avec la même facilité. La clé de cette réussite tient dans le matériel qui équipe vos collaborateurs et vos locaux. Ainsi, vos salles de réunions doivent disposer de tout l'équipement nécessaire pour qu'un salarié s'installe et se connecte à sa visioconférence en moins de 30 secondes sans avoir besoin de se brancher, de tester, de demander de l'aide à un technicien, etc.

Cette démarche s'appuie sur le matériel des salles de réunion, l'équipement informatique des salariés, les logiciels utilisés, mais aussi la culture de votre organisation et son état d'esprit. Le travail hybride encourage l'agilité, la créativité et l'innovation. Dans certains cas, il faut prendre du temps pour accompagner vos collaborateurs, les former et faire face à certaines résistances au changement. Ce travail est normal afin de faire des visioconférences cette nouvelle normalité pour communiquer avec ses collègues, clients, partenaires et fournisseurs de manière professionnelle.

Pour que vos équipes puissent bien vivre les visioconférences de chez elles, comme depuis le bureau, la qualité de l'équipement est un impératif. C'est aussi un levier de motivation, notamment pour les nouveaux entrants et les jeunes générations, qui impacte la qualité du travail et même la capacité de fidélisation des talents pour l'entreprise.