Message d’attente téléphonique

L’attente est l’une des phases de votre standard. C’est un message d’accueil téléphonique qui peut faire suite au pré décroché (qui, nous le rappelons, est le message de bienvenue de votre ligne téléphonique). Lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement ou que vous êtes déjà en ligne avec un autre correspondant, la phase d’attente prend le relais. Le message d’attente annonce à votre appelant qu’il a été mis en attente mais est également joué lorsque vous transférez l’appel. Cette phase téléphonique permet à votre entreprise de faire patienter vos interlocuteurs quelques instants lors d’un appel. 

Soigner son message d’attente est d’une importance cruciale puisque 70% des appels entrant sont mis en attente. Il prend la forme d’un message vocal accompagné d’un fond sonore musical permettant de divertir, de communiquer et d’informer le client pendant son attente. En effet, relayer des informations sur votre entreprise, votre actualité, vos promotions ou  encore passer une annonce… permet de diminuer la sensation d’attente de vos clients en les faisant patienter agréablement, de leur passer l’envie de raccrocher et ainsi d’augmenter votre taux de conversion suite aux appels téléphoniques.

 

Bon à savoir : l’appel téléphonique est le canal le plus utilisé en entreprise pour conclure des affaires commerciales avec un client. C’est pourquoi il est important de le placer au centre de vos préoccupations et pour ce faire, il faut soigner votre communication sur votre ligne téléphonique et en l'occurrence, vos messages d’accueil téléphonique.

 

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Le message d’attente, comment ça marche ?

 

ID2SON réalise votre message d’attente en vous accompagnant dans l’écriture et la création du message. Nos conseillers vous guident dans la conception du texte, le choix de la voix off ainsi que la sélection de la musique. Les conseillers ID2SON ont une parfaite maîtrise de la langue française et de la rédaction. Ils sauront trouver les mots justes, donner le ton idéal à vos messages et choisir l’environnement sonore qui sera en parfait accord avec les valeurs de votre société ! 
Chez ID2SON, nous ne nous arrêtons pas aux messages en français puisque nous travaillons avec des traducteurs professionnels pour vous proposer une offre bilingue. Nos traducteurs se feront une joie de traduire vos messages d’accueil téléphonique dans les langues de votre choix (français, espagnol, anglais, allemand, italien ou autres langues et dialectes…). Une fois l’ensemble des éléments de votre message validés : texte, musique et voix, le message est enregistré en studio par nos speakers professionnel(le)s, puis nettoyé et mixé (voix + phase musicale) par nos ingénieurs son.
Nous réalisons la production du message d’attente dans notre studio, tout en restant en étroite collaboration avec vos équipes. Vous validez toutes les étapes de la création du message.
Dès lors que le message d’attente est terminé et validé, il est converti au format adéquat (wav par exemple), pour être injecté sur le standard en téléphonie. Une fois le message installé sur votre système téléphonique, il sera diffusé de manière automatique.

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Un besoin ou projet particulier ? Une visite du showroom ? Une question ? Ne restez pas sans réponse. Contactez-nous, un conseiller sera à votre disposition pour vous aider.

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Caractéristiques du message d’attente

 

Puisqu’elle a pour vocation de transmettre des informations à vos clients concernant votre entreprise, la phase d’attente est plus longue que celle du pré décroché. Contrairement à l’idée reçue où l’attente se compose simplement de “Merci de patienter, nous nous efforçons de réduire votre attente”, sa durée est comprise entre 1 et 5 minutes. L’attente est constituée d’une musique qui doit, à la fois être en accord avec les valeurs de votre entreprise et surtout, de votre public cible. Afin de divertir vos clients, la mélodie doit être agréable à écouter : ni trop agressive, ni trop monotone. Une musique convenablement sélectionnée est un réel atout pour renforcer votre ADN de marque. Pas de panique, nos conseillers sont à votre service ! Ils vous accompagnent pour optimiser votre communication et pour choisir, ensemble, les textes, les musiques ou encore les voix off qui vous correspondent. Ensuite, il faut s’interroger sur les informations que vous souhaitez transmettre à vos clients concernant votre société. Ces informations peuvent prendre différentes formes. Il peut s’agir d’annoncer vos horaires d’ouvertures, de communiquer sur vos promotions du moment, de demander à vos appelants de préparer certains documents ou encore de souhaiter les vœux de fin d’année. Vos clients étant attentifs, c’est le moment idéal pour parler de vous, de votre activité et de votre actualité sur une composition musicale adaptée à vos valeurs. En cas d’appel en dehors des horaires d’ouvertures, l’appelant est directement dirigé vers le répondeur, sans passer par l’attente.

 

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Un exemple ?

 

 

Exemple de message d’attente en français :

« L’école 3A Lyon vous invite à ses prochaines portes ouvertes qui auront lieu samedi 2 mars.  Venez nombreux !

Ethique, justice, égalité, ouverture au monde et respect du patrimoine Terre… En défendant ces valeurs fortes, l’école 3A n’est pas une grande école comme les autres !

Nos étudiants ont une exigence légitime : ils veulent que leur métier soit en accord avec leurs idéaux et être les acteurs d’un monde meilleur. Pour cela, l’école 3A Lyon propose un diplôme Bachelor Développement international & sociétal visé Bac +3, et un Bac +5 Manager de projets internationaux certifié niveau 1 ! »

 

 

 

Exemple de message d’attente en anglais : 

“Good morning and welcome to Val Thorens,

Who will answer you first ?

Marie or Anne-Lyse ?

We are busy helping other callers right now but will be with you shortly,  so thank you very much for your patience!

You have been waiting for months? You have been checking our webcams every day?

The ski season is fast approaching!

Please note the opening of the ski resort on 23th November!

Pause musicale

Sorry to keep you waiting. 

You would like to know all about it and we completely understand so we will be with you very shortly, Thanks for waiting."

 

Exemple de message d'attente ID2SON :

 

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Avec le prédécroché, ne perdez plus d’appels : 100% de vos appelants sont pris en charge dès la 1ère sonnerie ! C’est l’une des phases vocales les plus importantes qui permettra à votre société de faire une bonne première impression.

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