Répondeur professionnel
La définition du répondeur n’est un secret pour personne. Même à titre personnel, vous êtes déjà familiers avec l’usage du répondeur, aussi appelé messagerie vocale ou, plus familièrement, boîte vocale. C’est ce message téléphonique qui annonce lorsque votre interlocuteur n’est pas en mesure d’assurer un appel. Le répondeur fait partie intégrante des messages d’accueil téléphonique de votre entreprise. Le fait de disposer d’un répondeur professionnel permet de rester à l’écoute de vos clients même en votre absence : contrairement au pré-décroché et à l’attente, le répondeur professionnel est diffusé en dehors des horaires d’ouverture, mais également en cas de fermeture exceptionnelle de votre entreprise. Ce message peut être un répondeur « enregistreur », ce qui signifie que l’appelant a la possibilité de laisser un message vocal afin d’être recontacté ultérieurement par le bon service. Il peut également s’agir d’un répondeur « simple », qui a pour vocation d’inviter le client à rappeler ou à lui fournir une « porte de sortie » : un message qui contient des informations pertinentes pour lui - un numéro de permanence ou un contact d’urgence, une adresse mail, ou encore l’url du site.
Exemple de répondeur :
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Le message de répondeur téléphonique, comment ça marche ?
Vous pouvez installer votre message de répondeur aussi bien sur votre ligne de téléphone mobile ou sur votre ligne fixe. Pour que votre client puisse vous rappeler à un horaire plus convenable, nous vous conseillons de veiller à communiquer sur vos heures d’activité. Le répondeur rassemble les intérêts du pré décroché et de l’attente, en un seul message vocal. En effet, grâce à lui, les clients ont la certitude d’avoir composé le bon numéro de téléphone tout en recevant des informations utiles à leur demande. Le répondeur vous donne la possibilité de communiquer de manière personnalisée et professionnelle lorsque personne n’est disponible pour prendre l’appel.
Pourquoi opter pour un répondeur professionnel? Tout simplement car il s’agit d’un atout pour votre entreprise : il est primordial pour vous de communiquer auprès de vos interlocuteurs, même lorsque vous n’êtes pas en mesure d’honorer la communication. En choisissant de façonner votre messagerie vocale à l’image de votre entreprise, vous exploitez un levier de rétention de vos appelants encore très peu exploité. Le répondeur vous permet de retenir vos appelants, mais aussi de démontrer la qualité de votre prise en charge, même en cas d’absence, de fermeture imprévue ou d’occasion exceptionnelle.
Grâce à leur expertise, nos chargés d’expérience client vous donneront des conseils précieux pour concevoir votre message vocal professionnel. Ils vous guideront sur le texte, la sélection de la voix (et son intonation : dynamique, institutionnelle, ou jeu d’acteur) ainsi que le choix de la musique (musiques du commerce ou libres de droits). Chez ID2SON, nos conseillers possèdent un grand sens du langage. Ils savent trouver les mots justes et donner le ton adéquat aux différents messages d’accueil téléphonique, en accord avec vos valeurs. ID2SON propose également des services de traduction professionnelle pour votre message téléphonique dans les langues de votre choix : français, anglais, italien, espagnol, etc. Une option bilingue est également disponible. Une fois le texte, la voix off et la musique validés, le message est enregistré en studio par nos comédiens français ou étrangers, puis nettoyé et mixé par nos ingénieurs du son dans notre studio professionnel.
Après cela, le message est converti au format requis (wav) et injecté sur votre standard téléphonique par votre intégrateur téléphonique. Le répondeur sera donc automatiquement diffusé à vos appelants via votre standard en téléphonie, tout comme n’importe quel répondeur ou messagerie vocale traditionnelle. Il est programmé pour se déclencher aux jours et aux horaires de votre choix, en fonction des occasions de votre entreprise. Le message répondeur est le fruit d’une collaboration étroite entre ID2SON et votre entreprise : vous validez toutes les étapes de la production de votre message vocal professionnel !
Caractéristiques du message répondeur
Pour être efficace et refléter une image professionnelle, un répondeur doit posséder plusieurs caractéristiques. Il doit commencer par une phrase de politesse, comme tous les messages d’accueil téléphonique. Ensuite, une formule de réassurance doit indiquer à l’appelant qu’il a bien composé le bon numéro. Après avoir mentionné le nom de l’entreprise, précisez la raison de l’indisponibilité : est-ce en dehors des horaires d’ouverture, une occasion spéciale, ou une fermeture exceptionnelle ?
Votre message vocal doit ensuite fournir des informations claires sur les alternatives disponibles pour vos clients. Proposez à l’appelant de laisser un message vocal avec ses coordonnées (numéro de téléphone ou adresse mail), de rappeler pendant les horaires d’ouverture, ou indiquez quand la fermeture exceptionnelle prendra fin. Vous pouvez aussi suggérer d’appeler un numéro d’urgence, d’envoyer un mail, ou de contacter le service concerné via le chat en ligne sur votre site web en fournissant l'URL.
Utilisez votre répondeur téléphonique pour transformer chaque appel manqué en une opportunité de montrer votre professionnalisme et d’assurer une communication continue avec vos clients, même en votre absence ! L'équipe ID2SON vous aidera à élaborer un message vocal professionnel pour votre répondeur téléphonique. Nous prendrons en considération l'image de votre entreprise afin de définir les informations les plus pertinentes à communiquer. Que ce soit pour une occasion exceptionnelle ou pour communiquer sur vos horaires de fermeture, nous veillerons à ce que votre répondeur (fixe ou mobile) diffuse un message clair et efficace, en mettant en avant les informations essentielles avec le plus grand soin.
Le répondeur professionnel inclut également une musique : nos conseillers vous suggèrent des musiques en accord avec l’ADN de votre marque. Le choix de la musique est un choix réfléchi, car elle doit plaire au client et atténuer sa déception de ne pas avoir pu vous joindre. Contrairement au message d’attente téléphonique, le message de répondeur n'est pas conçu pour faire patienter le client, mais doit aller droit au but et rester relativement court. Ne vous inquiétez pas, nos chargés d’expérience client sont là pour vous conseiller et vous accompagner tout au long du processus.
Vous l’aurez compris : pour disposer d’un répondeur téléphonique professionnel et transformer votre simple boîte vocale en une messagerie vocale de qualité, le texte, la voix adaptée et une ambiance musicale personnalisée sont vos indispensables pour transformer la messagerie d’accueil téléphonique de votre entreprise.
Un exemple de message répondeur ?
Pour illustrer nos propos, nous vous proposons de découvrir nos exemples de message de répondeur téléphonique - une version française ainsi qu’un exemple de message vocal professionnel en anglais.
Exemple de message répondeur professionnel - Voix Française :
« Garage XXXX, Bonjour !
A l'occasion des fêtes de fin d'année, nos ateliers sont fermés du 24 Décembre au soir, jusqu'au 1er Janvier inclus.
Nous aurons le plaisir de vous retrouver le Jeudi 2 Janvier à partir de 8h.
Si vous êtes propriétaire d'un véhicule accidenté non roulant, veuillez contacter notre assistance au 06 XX XX XX XX.
Nous rapatrierons votre véhicule au garage et prendrons contact avec vous dès notre retour.
Pour en savoir plus, vous pouvez également consulter notre site sur le www.[société].fr
Merci, et à bientôt ! »
Exemple de message de répondeur professionnel en anglais :
“Hello,
Our team is gone on a break, but we will come back very soon.
We are available from Monday to Friday from 10 am to 12am and from 2pm to 4.30pm.
You want to know more? Check out our webcams and our website, you will not be disappointed!
Otherwise speak later and see you soon in Val Thorens”
Besoin de plus d’exemples de message de répondeur ? Veuillez-nous laisser vos coordonnées pour que nous puissions vous faire parvenir des exemples de textes supplémentaires.
Exemple de répondeur ID2SON :
Vous hésitez pour la conception de votre répondeur professionnel ? Bienvenue chez ID2SON ! Véritable levier pour augmenter le volume de vente et refléter une image professionnelle auprès de vos clients, nous aurons le plaisir de vous accompagner pour définir ensemble les textes, les musiques et les voix qui correspondent à votre entreprise.
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