Serveur vocal intéractif (SVI)
Serveur Vocal Interactif : un indispensable pour la gestion d’appels !
Savez-vous que 62 % des entreprises décrochent en plus de 30 secondes ? Et que la plupart des appelants se découragent, raccrochant au bout de 4 sonneries sans réponse ?
Dans le cadre d’une relation commerciale, il est primordial de bien soigner la qualité du contact avec votre client : ces contacts sont souvent décisifs pour la suite des transactions.
Que diriez-vous de vous démarquer de vos concurrents et de répondre aux besoins de vos clients en utilisant un outil très simple et personnalisable à volonté : le serveur vocal interactif, ou SVI ?
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Le serveur vocal interactif : qu’est-ce que c’est ?
La fonctionnalité SVI, comme son nom l’indique, est un système interactif pour la gestion des appels entrants.
L’appel téléphonique de votre client est pris en charge automatiquement par un serveur, qui propose un menu vocal à l’appelant. Celui-ci est invité à effectuer des choix en appuyant sur les touches de son téléphone.
Cette action de l’appelant génère une fréquence sonore spécifique, correspondant à un code DTMF (Dual-Tone Multi-Frequency : combinaison de fréquences sonores utilisées en téléphonie). Le serveur téléphonique détecte alors les données envoyées, et dirige l’appel vers le service souhaité.
Il existe aussi des solutions à reconnaissance vocale parmi les serveurs vocaux interactifs.
Ces dispositifs de téléphonie peuvent gérer un très grand nombre d’appels téléphoniques simultanés, à moindre coût par rapport à un système de standard de téléphonie classique.
L’utilisateur peut être redirigé vers un opérateur humain, mais le SVI peut aussi traiter l’appel d’un bout à l’autre, avantage non négligeable pour un centre d’appels, par exemple.
Les SVI vous offrent donc un panel de fonctionnalités très intéressantes pour aiguiller correctement et automatiquement les personnes qui appellent.
Bon à savoir, vous pouvez retrouver ces serveurs interactifs sous le nom de IVR, car en anglais ils se nomment Interactive Voice Response.
Le SVI : une arborescence simplifiée
Il n’y a pas si longtemps, les SVI proposaient un chemin de mise en relation complexe. Ils pouvaient allonger le temps d’attente, et décourager les appelants.
C’est désormais de l’histoire ancienne.
Chez ID2SON, les arborescences sont courtes et simplifiées, à une seule étape la plupart du temps, pour la meilleure expérience utilisateur possible.
Vous pouvez bien sûr personnaliser vos messages autant que vous le souhaitez, mais nous vous conseillons d’aller au plus simple : “pour le service technique, tapez le numéro 1 ; pour le service clients, tapez le numéro 2 ; pour le service marketing, etc.”.
Comment personnaliser le serveur vocal ?
Votre serveur téléphonique interactif (SVI) sert avant tout à diriger le client vers les bons services en fonction de ses choix.
Le traitement des données vocales ou numériques envoyées, par appui sur les touches ou par reconnaissance vocale, doit apporter entière satisfaction au client et lui donner une bonne impression sur votre entreprise.
La qualité du traitement de son appel doit être évidente pour votre client.
Mais si vous en profitiez pour délivrer aussi un message marketing ?
Le message pour serveur vocal interactif contribue en effet à définir l’image de votre entreprise.
Lors de leurs parcours interactifs, vos clients pourraient recevoir diverses informations sur l’entreprise :
- vos horaires
- les numéros de téléphone de vos différentes filiales
- vos événements
En somme, un SVI est un standard de téléphonie automatique qui simplifie la gestion de vos appels :
- vos appels entrants sont relevés immédiatement
- le temps d’attente est limité et employé efficacement
- vos appelants sont informés, et dirigés vers les bons services via le menu. Ils obtiennent les bonnes informations
- les SVI sont une solution pour pouvoir affecter les ressources humaines à d’autres activités que la réponse au téléphone
C’est la solution pour obtenir la qualité d’un centre d’appels téléphoniques à moindre coût.
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