Réservation de salles de réunion

Réservation de salle : comment l'optimiser ?

La gestion des salles de réunions est un problème quotidien pour toutes les structures privées ou publiques. Les organisations internes de réservation de salles sont généralement coûteuses et mal adaptées aux besoins. Pourtant, des solutions existent qui permettent d'optimiser la gestion des espaces de travail de manière efficace et rapide.

 

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Pourquoi installer un système de réservation de salle ?

Les oublis de réservation, les salles réservées plusieurs fois, les espaces réservés, mais non utilisés, les replis dans les bureaux avec des partenaires extérieurs : toutes ces situations sont quotidiennes dans les entreprises qui ne disposent pas d'un système efficace de réservation de salle. Cela génère notamment un manque de productivité, une mauvaise image vis-à-vis des clients et un manque à gagner avec des locaux parfois inutilisés.

Les systèmes de gestion des salles permettent d'éviter ces conséquences désastreuses, tout en optimisant également la gestion des services et ressources nécessaires pour l'organisation d'une réunion : paperboard, écran interactif, matériel de visioconférence, mais aussi des sièges en nombre suffisant, du café pour la pause, etc. Les processus internes s'en trouvent optimisés et des conflits évités. L'information, au cœur des processus, permet une gestion dynamique des espaces de travail partagés. Disposer d'une solution efficace de réservation des espaces est une manière moderne de gérer une entreprise.

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Des solutions pour la gestion de vos espaces de travail

Pour améliorer l'efficacité de vos collaborateurs, ID2SON vous propose une solution intégrée à votre environnement de travail : ROOMZ. Il s'agit d'un système flexible qui s'adapte à vos besoins et à votre infrastructure. Concrètement, des écrans tactiles sont placés à l'entrée de chaque salle, afin de permettre une réservation sur place et pouvoir visualiser l'occupation de l'espace. Il suffit simplement de fixer chaque écran, sans aucun câblage, et de le relier au réseau par wifi. Le système est prêt à l'emploi : il n'y a aucun logiciel à installer, et donc aucun coût d'adaptation d'infrastructure. Il est à noter que la consommation énergétique est très faible et que l'autonomie des écrans est de plusieurs années. 

Il devient facile de connaître la disponibilité d'une salle, grâce à un affichage clair et mis à jour en temps réel. Les fonctionnalités simples et performantes de ROOMZ aident à la planification et à l'organisation de la vie de l'entreprise. Grâce à ROOMZ Sensor, un outil analytique qui fournit des informations sur l'utilisation réelle des salles, ainsi que sur l'activité des utilisateurs. Si une réunion n'a finalement pas lieu, le système la libère immédiatement afin de la mettre à disposition. Les statistiques générées permettent d'identifier et de réduire les réunions "fantômes" et de mieux comprendre vos besoins réels. Visualiser l'occupation de toutes les salles est possible à partir d'un écran, en ligne grâce à un accès à Internet et à un navigateur web. 

ID2SON vous permet de déployer la solution ROOMZ de façon étendue, sur des structures comprenant d’un à 1 000 écrans. La solution Campus est parfaite pour les universités, les hôpitaux ou les bâtiments administratifs. La solution Entreprise est, quant à elle, particulièrement adaptée aux Petites et Moyennes Entreprises (PME) et aux organisations internationales.
ROOMZ est un moyen efficace et sûr d'organiser vos réservations de salles. Néanmoins, ID2SON propose d'autres solutions adaptées à vos besoins et vous accompagne dans votre choix et l'intégration dans votre environnement.

 

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