Messages d'accueil téléphonique
pour le secteur public
Accueil téléphonique : un indispensable pour le secteur public
Le téléphone est l'un des premiers moyens de communication entre les usagers et le service public. Prise de rendez-vous pour une démarche administrative, demande de renseignements sur une allocation ou une bourse, démarches auprès de Pôle Emploi, affiliation à la sécurité sociale, obtention d'un logement social… les cas d'usages sont très nombreux. Pour honorer leur mission de service public, les établissements se doivent d'être joignables rapidement et dans les meilleures conditions pour les usagers, tout en optimisant l'expérience vécue.
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Nos références
Nos produits pour les messages d'accueil téléphonique
Découvrez l'ensemble de nos solutions pour les messages d'accueil téléphonique.
Serveur vocal interactif (SVI)
Guidez vos appelants à travers les services et optimisez vos ressources. Redirigez les vers les bons interlocuteurs et déchargez le/la standardiste d’appels superflus.
Le prédécroché
Avec le prédécroché, ne perdez plus d’appels : 100% de vos appelants sont pris en charge dès la 1ère sonnerie ! C’est l’une des phases vocales les plus importantes qui permettra à votre société de faire une bonne première impression.
L'attente
L'attente vous permet de faire patienter agréablement vos interlocuteurs lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement ou que vous êtes déjà en ligne. Le message d’attente est le seul outil de communication permettant de toucher 100% de sa cible !
Répondeur
Le répondeur est le message sur lequel vous tombez lorsque votre interlocuteur ne peut pas vous répondre. Il est diffusé en dehors des horaires d’ouvertures et en cas de fermeture exceptionnelle de votre entreprise.
Répondeur mobile
Optez pour des messages de qualité et alignez votre répondeur mobile avec le reste de vos messages d’accueil téléphonique pour offrir une vraie cohérence d’image de marque.
Musique du commerce et libre de droits
La musique est un vecteur d'émotions. Elle nous accompagne au quotidien et est omniprésente, parfois même sans que l'on s'en rende compte.
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Renforcer son accueil téléphonique pour une première bonne impression
L’accueil téléphonique est un élément majeur pour le service public, car il constitue très souvent le premier contact avec les usagers et impacte directement son image auprès du public. Pour une plus grande efficacité de la communication tant interne qu’externe, il est possible d’améliorer de façon très sensible la qualité du service rendu à l’usager.
Pour cela, il est nécessaire que les appelants soient pris en charge le plus tôt possible, et que leur parcours soit fluide, simple et direct. Les temps d'attente peuvent ainsi être repensés comme des moments de diffusion d'informations, les messages répondeurs orientent les appels, et le prédécroché contribue à une image professionnelle de l'établissement.
Les leviers de votre accueil téléphonique
Pour qu'un accueil téléphonique soit efficace, il existe plusieurs stratégies que tout établissement du secteur public peut mettre en place afin de faciliter la communication avec ses usagers.
Le prédécroché
C'est un message qui se déclenche immédiatement dès la première sonnerie d'un appel. Il permet d'inciter l'appelant à garder la ligne, et délivre une information utile (horaire d'ouverture, annonce d'un événement, etc.). Si l'appel ne peut pas être pris en charge aussitôt, il bascule en message d'attente.
Le message d'attente téléphonique
C'est le message qui est diffusé le temps que l'appel soit pris en compte. C'est un espace de communication et de création que vous pouvez personnaliser à volonté pour transformer un temps d'attente ordinairement perdu en canal de communication. Journée portes ouvertes, rappels de dates limites pour vos démarches administratives, consignes en cas d'urgence, partage d'informations… votre message d'attente peut varier selon les circonstances internes et externes à votre organisation.
Le répondeur
L'utilisation d'un répondeur évite de perdre la trace d'un appel. Si la personne n'est pas joignable, absente ou occupée, le message du répondeur se déclenche. Là aussi, ces quelques secondes constituent un espace de communication utile pour les usagers pour inciter à laisser un message ou rappeler sur les plages horaires d’ouverture du site. Chaque message répondeur peut se personnaliser à volonté.
Le serveur vocal interactif (SVI)
C'est une fonctionnalité qui guide l'usager grâce à des menus vocaux. Il oriente les appels et optimise les ressources internes. En déchargeant les professionnels de leur travail de gestion du standard, il satisfait les usagers en répondant rapidement à leurs objectifs.
Si vous souhaitez disposer d'un accueil téléphonique adapté à vos besoins et qui correspond parfaitement à votre image, ID2SON vous apporte son expertise à toutes les étapes de la mise en place de votre projet, en tenant compte des problématiques spécifiques des métiers concernés. ID2SON vous accompagne pour le choix technique de la solution la mieux adaptée, la configuration, l'installation de votre outil et la conception de vos contenus.
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