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Messages d'accueil téléphonique : Accueillez vos clients !

80% du CA des entreprises est généré par contact téléphonique.
L'accueil téléphonique est votre vitrine ! La première porte d'entrée de votre entreprise ! Le téléphone est le premier vecteur d'image de votre société. Faites le choix d'un texte communiquant, une voix agréable et une musique adaptée à votre activité pour accueillir qualitativement vos appelants dès la première sonnerie ! Besoin d'aide sur le texte ? Besoin de conseils sur la musique ? Un doute sur la voix ?
ID2SON, spécialiste de l'accueil téléphonique vous accompagne dans chaque étape de votre projet !

Le prédécroché


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 prédécroché accueil téléphonique    des entreprises décrochent
en + de 30 secondes

Un standard téléphonique permet de mettre en place 3 messages d’accueil téléphonique différent. Le premier message, c’est le pré décroché !
En téléphonie d’entreprise, le prédécroché est essentiel. Ainsi avant même la première sonnerie dans votre entreprise, avant que le destinataire, le poste ou le service concerné ne réponde…  vos clients et prospects sont pris en charge de manière professionnelle par une annonce courte, de 12 à 15 secondes, en musique et avec une voix agréable .

Par exemple : Bonjour et bienvenue chez ID2SON, nous allons vous répondre !


  message accueil telephonique porte entree  Le prédécroché est LA « porte d’entrée » de votre entreprise.

L'objectif du pré décroché

message accueil telephonique cible

C'est la première impression que vous donnez à vos appelants, la première image de votre entreprise. Le pré décroché confirme également à votre appelant, qu’il a bien réalisé le bon numéro de téléphone et qu’il va être pris en charge. Un message de pré décroché remplacera toujours avantageusement les simples sonneries !

Il faut savoir qu’un prospect, qui contacte une entreprise qui n’a pas d’accueil téléphonique, patiente 4 sonneries. Sans réponses, il raccroche et passe à l’entreprise concurrente !

Votre message de pré décroché permet donc d’éviter de perdre des appels et donc potentiellement des clients.

Pour finir, vous l’aurez compris, ce message vous permet d’améliorer votre prise en charge et votre image dès les premières secondes.

Prérequis du pré décroché

Ce message doit être court, aller à l’essentiel ; le nom de l'entreprise, une formule de politesse.

Mais attention, il y a des erreurs à ne pas commettre par exemple :

Id2son Bonjour ! Nous recherchons votre correspondant !
Ce terme est négatif et donne l’impression que la personne du standard écume l’entreprise à la recherche de la bonne personne !

Ou

Bonjour et bienvenue chez id2son ! ne quittez pas, un opérateur va prendre votre appel !

Ces termes sont également très mauvais dans un message. En effet « ne quittez pas » donne l’impression que le temps de patience va être extrêmement long ! Et « opérateur » donne le sentiment que l’on va tomber sur un service client externalisé.


A la fin de sa diffusion, dans le cas où aucune personne ne prendrait la communication, l'appelant est pris en charge par le message d'attente, évitant ainsi une lecture en boucle du prédécroché.

L'attente


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message accueil telephonique

Le temps moyen de patience en France est d’environ 1 minute. En 2018, terminé les « merci de bien vouloir patienter » qui tournent en boucle avec en fond musicale Les 4 saisons de Vivaldi.

Le message d’attente doit être agréable, impactant, communiquant et percutant !

Pourquoi un message d'attente téléphonique ?

 message accueil telephonique pourquoi  

Qui patiente ? Vos clients, vos prospects, vos fournisseurs. Il s'agit d'un public ciblé et captif.

Ils ne peuvent pas faire autrement que patienter.

Si le message d’attente téléphonique est agréable et pertinent, alors en les informant vous rendez leur attente profitable.

80% du chiffre d'affaires des entreprises est généré par contact téléphonique.

Sans attente musicale ou message sur votre accueil téléphonique, près de 60% des appelants placés en attente raccrochent. Parmi eux, 30% ne rappelleront pas !

 

Votre message d'attente téléphonique est un véritable espace de communication !

 

 70%

des appels sont
mis en attente

 80%

de ces appelants patientent
environs 40 secondes

Le message d’attente est le seul outil de communication permettant de toucher 100% de sa cible !

Ce message vous permettra de mettre à profit le temps de patience pour communiquer sur votre entreprise de façon : institutionnelle, événementielle, informative ou conviviale, quelle que soit votre activité ou votre actualité ...

Message de Noël, vœux, vacances, rentrée, salon, promotion, nouveau produit ou service ... relayez tout ce qui rythme l’activité de votre entreprise au quotidien à 100% de vos appelants.

Exemple :
« Vous entendez.. ?!
Les oiseaux, les premiers rayons de soleil…
C’est le printemps qui pointe le bout de son nez…!
Et c’est le bon moment pour dynamiser vos messages téléphoniques.. !
Pensez-y : nouvelle communication ; changement de musique ; une actualité à mettre en avant ; une fermeture proche à annoncer …
A chaque besoin sa solution avec ID2SON !
Profitez de cette période pour vous différencier…!

 

Et nos autres solutions, je vous en ai déjà parlé ???!
Mais si.. : l’affichage dynamique ; le marketing olfactif ; la radio d’enseigne ; le mailing vocal : ça vous dit rien … ?!
Bon.. Pour tous ceux qui ne sont pas encore au courant : retrouvez tous nos métiers sur 3w.id2son.fr
On a forcément quelques chose pour vous.. ! »

 

Si investir dans votre accueil téléphonique n’est pas encore primordial pour vous alors faites le calcul suivant :

Un message coûte 100€. Je reçois 10 appels par jour et je suis ouvert 252 jours dans l’année. Donc je reçois 2 520 appels.
Mon message me coûtera donc que 0.039 centimes d’euro/appel. Ou 10 centimes par jour !
Est-ce cher payé pour ne plus perdre d’appel, avoir une image professionnelle et communiquer à 100% de votre cible client ?
Allez contactez-nous !

Le répondeur


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Le message de répondeur téléphonique intervient lorsque votre standard est fermé.

 message accueil telephonique voixsimple sans
prise de
message.
OU   message accueil telephonique enregistreur

enregistreur avec possibilité
de dépôt de message après
un signal sonore.


Donc en dehors de vos horaires d’ouvertures, ce message d’accueil téléphonique est très important, car il permet de prendre soin de vos appelants même lorsque vous êtes fermés. Un message de répondeur est un message d’échec. C’est-à-dire que vos appelants seront frustrés de ne pas tomber sur vous.

Il y a donc quelques règles à respecter pour enlever cette frustration chez vos clients.

Tout d’abord, il existe 2 types de répondeur :

  • Le répondeur enregistreur : ce message va indiquer à vos appelants que vous n’êtes pas disponible mais qu’il est possible de vous laisser un message vocal.

Exemple : Bonjour et bienvenue chez ID2SON, nos bureaux sont actuellement fermés. L’agence est ouverte du lundi au vendredi de 8h à 12h30 et de 13h30 à 19h. Nous vous invitons à laisser un message vocal après le bip sonore, nous vous rappellerons dans les plus brefs délais. Merci au revoir et à bientôt.

  • Le répondeur simple : 99% des entreprises ne souhaitent pas que les appelants laissent de message . Pourquoi ? Car il est difficile de penser à rappeler tout le monde dans un timing raisonnable. Ce fonctionnement est chronophage.

C’est pourquoi le répondeur simple permet de relayer les horaires d’ouvertures de l’agence, sans possibilité de déposer un message vocal. Cependant, rediriger votre appelant vers un numéro d’urgence, votre site internet, un formulaire contact est primordial pour ne pas créer un sentiment de frustration.

Exemple : Bonjour et bienvenue chez ID2SON. L’agence est ouverte du lundi au vendredi de 8h à 12h30 et de 13h30 à 19h. en dehors de ces horaires d’ouvertures, retrouvez nous en quelques clics sur le 3w.id2son.fr. merci au revoir et à bientôt.


l'objectif du répondeur professionnel

message accueil telephonique cible

Le répondeur téléphonique professionnel est obligatoire :

- il évite la perte des contacts clients, prospects ou fournisseurs.
- il renforce l'image de marque de l'entreprise.

Le message répondeur téléphonique est bien un espace de communication qui ne doit pas être négligé et qu'il vous faut exploiter !

En résumé, le rôle du message répondeur téléphonique professionnel est multiple

role message accueil telephonique     

Le message de répondeur professionnel diffusé en dehors des horaires d’ouverture vous permet de rester en contact avec vos clients à chacune de vos absences.

Sur votre répondeur, il est donc pertinent de diffuser les informations suivantes :
- horaires d’ouverture ;
- fermetures exceptionnelles (ponts, congés d'été, d'hiver, déménagement, changement de numéro, inventaire, etc....).
- site internet

Vous pouvez également proposer d’autres solutions en cas d’indisponibilité :
-  Vous contacter par e-mail 
- Appeler un numéro d’urgence ou d’astreinte 
- Inviter vos appelants à rappeler 

Le message mobile


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message accueil telephonique mobile


Le message d’accueil téléphonique mobile est encore peu utilisé par les entreprises mais connaît une progression très importante. Au même titre que le message de répondeur sur standard, le répondeur mobile intervient lorsque le détenteur ne peut pas répondre.

En 2018, la priorité est à la mobilité. Tous les objets sont interconnectés entre eux, il faut pouvoir être joignable le plus vite possible et sur la plus grande plage horaire.

Vous avez tous rencontré des messageries mobiles « non maitrisées ». Le message est enregistré en voiture la fenêtre ouverte, à côté de la machine à café ou encore le fameux : «  vous êtes bien sur la messagerie du 06 …. Ces messages renvoient une image négative de l’entreprise concernée car ils ne sont pas maîtrisés.

Harmonisez les boîtes vocales de vos collaborateurs (voix et musique cohérente) et personnalisez-les à leur nom. Vous pourrez maîtriser l’image sur l’ensemble de vos outils télécom et avoir une vraie identité sonore FIXE/MOBILE.

Le process pour vos collaborateurs ? Ils ne s'occupent de rien, les messages sont téléchargés directement par ID2SON sur chaque boîte vocale.

Un exemple :
Bonjour et bienvenue, sur la messagerie vocale de Franck DURAND société ID2SON. Actuellement indisponible, merci de me laisser votre message, je vous rappellerai dans les plus brefs délais.

 Votre identité sonore sera entendue à chaque fois que l’appel aboutit sur boîte vocale !

Partons sur une base de 10 appels/jour sur 251 jours travaillés = 2 510. Donc le répondeur de chaque collaborateur sera entendu 2 510  fois. A vous de voir si vous préférez avoir une image professionnelle ou pas.

Le SVI/Standard auto


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Qu’est-ce que le SVI ?

Le SVI est le message d’accueil téléphonique qui permet de guider vos appelants à travers les services et d’optimiser vos ressources. Souvent l’appellation fait peur. La fonction effraie encore plus. Le SVI, c’est le message qui dit : composez le 1 pour tel service…

En 2018, les SVI à rallonge des grands services nationaux c’est terminé. 99.9% des SVI qui sont réalisés chez ID2SON sont sur une arborescence simple.

Par exemple pour le service commercial composez le 1, le service technique le 2, le service administratif le 3…

Ce message vous permet de rediriger vos appelants vers les bons interlocuteurs et de décharger le/la standardiste d’appels superflus.

message accueil telephonique parcours client     

Lors de leur parcours dans les diverses arborescences des outils télécoms, les appelants entendent des messages devant servir à :

- Informer,
- Optimiser le temps d'attente,
- Proposer des choix,
- Communiquer,
- Gestion des appels, direction des services et files d’attentes ...,
- Préparer des éléments facilitant la gestion d’un dossier