10 exemples de messages de répondeur professionnel

Comment peut-on définir un bon message de répondeur professionnel ?

Un message de répondeur professionnel de qualité se distingue par plusieurs caractéristiques. Tout d’abord, il doit être clair, concis, et sans jargon complexe. Contrairement aux autres typologies de message d’accueil téléphonique, comme le pré-décroché et l’attente, l’objectif n’est pas de faire patienter l’appelant,  mais de lui communiquer des informations utiles afin de pallier la déception de ne pas avoir pu vous joindre.
La sélection du ton de la voix-off ainsi que de la musique se doivent d’être réalisés avec soin. En choisissant une musique agréable et une voix-off (institutionnelle, dynamique ou encore un jeu d’acteur) basée sur votre image de marque, vous garantissez la création d’un message de répondeur de qualité.

Quels types d’informations le message du répondeur doit-il contenir ?

Pour qu'un message de répondeur soit efficace, il doit inclure certaines informations clés qui guident l'appelant de manière appropriée. Tout d'abord, votre identité doit être clairement mentionnée. Cela inclut le nom de votre entreprise et, dans le cas où votre client tente de vous joindre sur votre ligne téléphonique directe, votre nom et votre prénom.  L’objectif de cette étape est de rassurer votre appelant et de confirmer qu’il a bien contacté la bonne personne ou le bon service.

Dans un second temps, vous vous devez de communiquer sur la raison de votre indisponibilité. Que vous soyez en réunion, en déplacement, en congé, ou que votre appelant vous contacte tout simplement en dehors des horaires d’ouverture, il est important de clairement mettre en avant les raisons de votre absence - mais pas que ! Il vous faut également communiquer sur la date de votre retour.

Afin de ne pas perdre votre client, vous devez lui présenter une alternative : dans cette logique, votre répondeur peut être “simple” - le message répondeur, dans ce cas là, permet au client de savoir quand vous rappeler. Le répondeur peut également être un répondeur “enregistreur” : dans ce sens, il est possible pour votre client d’enregistrer ses coordonnées dans votre messagerie afin d’être rappelé ultérieurement. Vous pouvez également choisir d’opter pour un répondeur “porte de sortie”. Ce type de répondeur téléphonique permet d’orienter le client vers un autre service, ou vers un autre moyen de communication, comme un email, un numéro de téléphone d’urgence ou l’URL du site internet de votre entreprise. 

Quels secteurs doivent particulièrement prêter attention à la création de leurs messages de répondeur professionnel? 

Le répondeur professionnel n'est pas limité à un secteur ou à une cible spécifique. En effet, toutes les entreprises ou organisations ont un intérêt  à mettre en place une messagerie vocale professionnelle, et ce pour plusieurs raisons : amélioration de l'efficacité de la prise en charge des appels téléphoniques, prévention des frustrations des appelants, redirection vers un numéro d’urgence, une adresse mail spécifique, une URL, ou tout simplement le bon service. Le plus grand avantage du répondeur téléphonique est qu’il vous permet de réduire considérablement la perte d’appels, et, par conséquent, de prospects.

Le message de répondeur téléphonique est un outil polyvalent et hautement efficace qui permet de répondre aux besoins de communication de toutes les organisations, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Nous pouvons tout de même identifier quelques domaines spécifiques où la mise en place d’un répondeur professionnel s’avère particulièrement pertinente : 

Magasins et Commerces (Retail)

Un message de répondeur téléphonique clair aide à informer les clients sur les horaires d'ouverture, les promotions en cours, et les options de service client disponibles. En optant pour une messagerie vocale de qualité, vous augmentez la satisfaction client et réduisez le nombre d'appels manqués ou non traités.

Cafés, Hôtels et Restaurants

Un bon message de répondeur vocal peut informer les clients sur les réservations, les heures d'ouverture, et les événements spéciaux. Pour les fast food, le répondeur guide les clients vers votre site internet ou une plateforme de livraison à domicile.

Secteur Public

Pour les institutions publiques telles que les mairies, les communes ou les collectivités, un message de répondeur bien structuré est essentiel. Il aide à orienter les citoyens vers les services appropriés et à fournir des informations sur les heures d'ouverture et les services disponibles. Cela réduit la frustration en guidant l’appelant efficacement vers les bonnes ressources.

Santé

Dans le secteur de la santé, un message de répondeur téléphonique professionnel assure que les patients reçoivent des informations claires sur les étapes à suivre en cas d'urgence ou pour programmer un rendez-vous. Votre messagerie vocale peut également inclure des instructions sur les services à contacter en cas d'urgence médicale ou les heures d’ouverture de votre établissement. Le répondeur améliore la satisfaction des patients et la gestion du flux d’appels qui peut être important.

Corporate

Un message de répondeur professionnel renforce l'image de l'entreprise. Il montre que vous êtes organisé et respectueux du temps de vos partenaires et clients. Une messagerie professionnelle aux couleurs de votre entreprise facilite la redirection des appels urgents vers les bonnes personnes et les bons services. Chose qui vous permet d’améliorer les flux de communication internes et externes.
Si vos collaborateurs sont en contact direct avec vos clients, comme les commerciaux, ou si vous êtes responsable de la gestion de votre entreprise, nous vous recommandons de mettre à jour et de personnaliser vos répondeurs sur les mobiles professionnels. Votre répondeur mobile doit inclure à la fois les informations de votre entreprise et celles du répondant, telles que le nom, le prénom et l'adresse mail.

Loisirs

Si votre entreprise opère dans le secteur des loisirs, un message de répondeur bien conçu peut fournir des informations sur les événements, les horaires, et les modalités de réservation (en ligne sur le site internet de la société, par email ou autre). Cela aide à attirer plus de clients en leur donnant toutes les informations dont ils ont besoin pour planifier leur visite.

10 exemples de messages de répondeur téléphonique professionnels

Nous sommes pleinement conscients de l'importance des exemples pour mieux se projeter. Chez ID2SON, nous comprenons parfaitement cette exigence. Nos équipes travaillent avec soin pour élaborer des messages qui répondent parfaitement à vos besoins et respectent l’image et le positionnement de votre entreprise. Découvrez certains exemples de messages de répondeur téléphonique que nous avons réalisés pour nos clients, ainsi que leurs enregistrements vocaux et projetez-vous dès maintenant !

Exemple de message de répondeur téléphonique classique pour entreprise opérant dans le secteur des assurances, voix française :

Abeille Arpajon bonjour, 
L'accueil téléphonique est ouvert le lundi de 13h30 à 17h30, le mardi et le jeudi de 9h à 13h et de 14h à 18h , enfin le mercredi et le vendredi de 9h à 13h et de 14h à 17h30. 
Toute l'équipe d'Abeille Arpajon vous remercie de votre appel. 
Au revoir, et à bientôt.

Exemple de message de répondeur téléphonique classique pour entreprise, voix française : 

Notre standard est ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 17h. N'hésitez pas à nous laisser votre message avec vos coordonnées après le signal sonore, ou un e-mail à l'adresse a h f @ arbre - haie - foret . fr.
Nous traiterons vos demandes dans les plus brefs délais. 
Au revoir et à bientôt.

Exemple de message de répondeur professionnel classique pour entreprise, voix française : 

Bonjour et bienvenue à l'agence MMA Serge Mortz! 
L'agence vous accueille du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h...
En cas de sinistre vous pouvez joindre le 09 809 809 11 ...
Pour tout besoin d'une assistance d'urgence, vous pouvez contacter le 01 40 25 59 59... 
Cette boîte vocale ne prend pas de message.
Merci et à bientôt !

Exemple de message de répondeur professionnel classique, voix française :

Cabinet René Decler bonjour,
Le cabinet vous accueille du lundi au vendredi de 10h à 12h et de 13h à 18h...
Nous vous invitons à renouveler votre appel sur ces horaires d'ouverture ou à nous envoyer un mail à l'adresse René Decler@orange.fr
Merci et à bientôt!

Exemple de message de répondeur classique pour entreprise, version française et anglaise : 

• Voix Française

Bonjour et bienvenue chez Elitis. 
Nos bureaux sont actuellement fermés. 
Vous pouvez nous contacter pendant les heures d’ouvertures, du lundi au vendredi de 8h à 18h et sur notre site web, elitis.fr. 
Merci pour votre appel, à bientôt !

•  Version Anglaise

Hello and welcome to Elitis. Our offices are currently closed.

Feel free to contact us during opening hours, Monday to Friday from 8am to 6pm or on our website, elitis.fr.

Thank you for your call, we look forward to hearing from you soon!

Exemple de message de répondeur téléphonique exceptionnel spécial été : 

Bienvenue chez Antoine espaces verts !
Nous sommes en congé du vendredi 11 août au soir jusqu'au 20 août inclus!
vous pouvez nous contacter par mail à l'adresse : secrétariat@groupeantoine.com
Bel été et à bientôt !

Exemple de répondeur de fermeture exceptionnelle : 

Le Repère bonjour,
Nos équipes prennent du repos , et vous prient de bien vouloir renouveler votre appel à leur retour.
D'ici là, retrouvez toutes les informations utiles sur notre site internet le tiret - repère point info. Et n'hésitez pas à nous laisser un e-mail à l'adresse: contact@le-repère.info.
Au revoir et à bientôt !

Exemple de message de répondeur professionnel classique, voix française : 

Bonjour et bienvenue chez Marcus Spurway !
Nous vous accueillons du Lundi au Vendredi de 8h à 12h et de 13h à 17h.
Retrouvez-nous sur notre site internet www.marcus-spurway.com
A très bientôt !

Exemple de répondeur pour congés : Pentecôte 2024

Agence Oralia, bonjour !
Nous vous informons que nos bureaux sont fermés lundi 20 mai pour la pentecôte.
Toute notre équipe aura le plaisir de vous retrouver dès le mardi 21 Mai, aux horaires habituels.
En attendant, retrouvez-nous sur www.oralia.fr ou sur votre espace client www.myoralia.fr 
Bon week-end et à bientôt !

Exemple de répondeur vocal téléphonique concernant une fermeture exceptionnelle, voix française 

Média Softs, bonjour !
Nos bureaux sont exceptionnellement fermés ce vendredi 1er Septembre ! Nous vous accueillerons dès lundi à partir de 8h30 !
Nous restons joignables via l'adresse mail Contact@mediasofts.fr !
Merci de votre appel, et à bientôt
 

Séduits par les répondeurs professionnels ID2SON ? Nos conseillers seront ravis de vous accompagner pour créer le message parfaitement adapté à votre entreprise. Que vous souhaitiez professionnaliser votre répondeur téléphonique, votre pré-décroché ou votre message d’attente, nos experts se feront un plaisir de vous créer un message clair, concis, professionnel et surtout percutant ! 

Pour résumer, un message de répondeur professionnel est un outil puissant, mais très souvent négligé par les entreprises. Il vous permet de maintenir une communication efficace et positive avec vos clients et partenaires, quel que soit votre secteur d'activité, même pendant votre absence. Adaptez votre message aux besoins spécifiques de votre secteur pour maximiser les avantages et améliorer l'expérience de vos interlocuteurs.