DSI : comment répondre aux 5 questions les plus fréquentes sur la visioconférence

La visioconférence est devenue en quelques mois l'outil indispensable pour travailler en mode hybride dans la plupart des entreprises. Or, c'est un mode de travail qui nécessite parfois un support constant de la part de la DSI. Focus sur 5 questions qui reviennent en boucle.

Équipement de salle de réunion

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Je fais comment pour partager un document ?

Derrière cette question se cachent en réalité trois problématiques qu'il faut clarifier :

L'utilisateur veut partager son écran avec les autres personnes présentes à ses côtés, c'est-à-dire projeter sur un écran ce qu'il y a sur son ordinateur.
L'utilisateur souhaite faire un partage d'écran avec son interlocuteur en visioconférence.
L'utilisateur souhaite envoyer un lien vers un fichier dans la messagerie instantanée.

Pour le premier cas, la question du partage d'écran repose sur le matériel de votre salle de réunion. Du simple câble HDMI qui s'emberlificote autour de votre écran, au partage en Wi-fi depuis n'importe quel terminal, smartphone et tablette compris, il existe de nombreuses options possibles, des plus simples aux plus avancées.

Pour les deux autres cas, la question est liée aux logiciels utilisés. Tous les grands outils comme Zoom, Meet ou Teams permettent de partager son écran en un clic en visioconférence. Il est même possible de choisir de partager un onglet ou une fenêtre en particulier. Quant au partage du fichier dans la messagerie, il suffit d'uploader un fichier depuis un ordinateur ou de copier/coller un lien de partage depuis Google Drive ou Sharepoint.

Est-ce que je peux enregistrer ma réunion ? Et comment retrouver le fichier ensuite ?

Là aussi, c'est une fonctionnalité proposée par toutes les plateformes de visioconférence, mais celle-ci est souvent conditionnée à un abonnement payant. Si un salarié utilise un compte privé Google pour faire une visioconférence par Google Meet, par exemple, il n'aura pas accès à l'enregistrement. D'où l'importance d'utiliser les outils corporate. Le fichier vidéo est ensuite enregistré sur l'ordinateur ou le réseau local et peut être partagé.

Je n'entends rien !

La gestion du son dans les visioconférences dépend à la fois des paramètres de l'ordinateur et de ceux du logiciel. Selon que les utilisateurs soient sur PC, macOS, iOS ou Android, il faut donc vérifier les deux options et s'assurer qu'aucun écouteur Bluetooth ne soit branché par inadvertance si vous êtes en visioconférence avec d’autres personnes en présentiel. Enfin, la solution la plus simple est souvent la meilleure : le volume est-il muet sur l'écran, les haut-parleurs, la barre de son ou l'ordinateur ?

Pourquoi est-ce que ma caméra ne fonctionne pas ?

Comme pour le son, il faut vérifier les paramètres du système et du logiciel de visioconférence. Aujourd'hui, il existe des systèmes de visioconférence pour les salles de réunion qui intègrent nativement une caméra sur un écran qui peut même être pilotable manuellement ou automatiquement. De quoi faire de ce problème une question du passé !

Comment appliquer un filtre derrière moi ?

Tous les logiciels proposent la possibilité de gérer des filtres ou de flouter l'arrière-plan d'une visioconférence. Tout se traite directement dans les paramètres et les options de l'outil logiciel utilisé. Pour gagner en cohérence, certaines entreprises proposent des filtres personnalisés où s'affiche le logo de l'entreprise. C'est une manière de rester professionnel et de masquer son arrière-plan efficacement.

Qui dit matériel de visioconférence dit forcément de nombreuses questions, en particulier pour les utilisateurs les moins à l'aise avec la technologie. C'est pourquoi, il est important d'être doté d'un matériel qui vient faciliter l'organisation des visioconférences avec des systèmes incluant micro, caméra, haut-parleur et écran en mode plug and play. De quoi soulager la pression sur la DSI et gagner en efficacité au quotidien !