Flex Office : comment gérer et optimiser vos espaces ?

À la mode depuis quelques années, le flex office a pris davantage d’ampleur suite à la crise sanitaire et la démocratisation du télétravail. Le Flex office… mais qu’est-ce que c’est ? C'est tout simplement un mode d’organisation parmi lequel vos collaborateurs ne disposent pas de bureau attitré. Chaque jour, ils sont libres de se placer à un poste de travail différent. Le Flex Office est généralement couplé à un mode de travail mi télétravail, mi bureau. Ce nouveau modèle contribue à améliorer la qualité de vie et favoriser la collaboration entre employés. Toutefois, il est primordial de disposer d’une solution fiable pour assurer la bonne gestion des bureaux et d’optimiser intelligemment vos espaces de travail.

Équipement de salle de réunion

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Ces nouvelles pratiques amènent les entreprises à repenser les espaces. Puisqu'il n'y a pas de bureau attitré, il n’y a plus besoin d’avoir autant de bureaux que de salariés : un avantage pécunier majeur pour les dirigeants d’entreprise. Du côté des collaborateurs, cela offre une plus-value à leur expérience au sein de leur société, contribue à leur autonomie et favorise la collaboration entre eux. Ils ne sont plus limités à échanger avec leur service, avec le flex office, toutes les personnes - ou presque - deviennent accessibles.

Imaginez vous arriver le matin dans votre entreprise. Vous vous demandez certainement comment savoir si tel ou tel bureau est disponible ? Jusqu’à quelle heure ? Par qui sont-ils occupés ? Comment faire pour le réserver ? Où vais-je me mettre ?

Pour vous éviter tous ces questionnements et assurer une bonne gestion et organisation de vos espaces de travail, une solution miracle existe ! La solution de gestion de réservation de la marque suisse Roomz est dédiée au Flex office.

Focus sur la solution Roomz

Roomz est une solution vous permettant de réserver les bureaux mais aussi les espaces de travail (salle de réunion, huddle space, etc). Grâce à cette application, les collaborateurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes leurs réservations pour anticiper leur venue au bureau. Ils peuvent aussi le réserver pour un collègue ou pour une personne externe. Dans le cas où vous recherchez un collègue et avez besoin d’échanger en physique, plus besoin de faire le tour de vos locaux : vous pouvez regarder à quel bureau il s’est installé. Enfin, si vous n’avez pas anticipé la réservation d’un bureau, vous avez la possibilité de consulter le plan de votre entreprise via l’application pour trouver un bureau disponible et le réserver. Il est également possible de diffuser le plan de vos locaux à l’entrée sur un écran afin que l’ensemble des collaborateurs puissent avoir un aperçu des espaces réservés ou libres à leur arrivée.

Mais comment ça fonctionne ?

Ceci est rendu possible dans un premier temps grâce à MyRoomz, qui est l’application vous permettant de configurer vos espaces. C’est très simple ! Il vous suffit d’importer le plan de votre entreprise, et d’y intégrer des marqueurs qui permettront de déterminer les espaces qui peuvent être réservés ou non (pour le bureau de la direction par exemple que vous souhaitez ne pas rendre réservable). Il est possible de différencier les salles de réunion, des huddles, des bureaux visiteurs ou des bureaux individuels qui sont réservables.

Pour détecter la présence ou l’absence d’une personne sur un bureau, il est possible d’installer des capteurs sous les bureaux. Il est bon de savoir que ces capteurs ne dégagent pas d’ondes et ne sont ainsi pas nuisibles pour la santé de vos collaborateurs. Ils sont dédiés à mesurer les occupations en temps réel des bureaux et extraire des données analytiques précieuses. En effet, c’est ce qui va vous donner l’opportunité d'analyser l’état d’occupation des bureaux proposés, dans le but d’optimiser vos espaces.

En résumé, la solution Flex Office de Roomz assure une meilleure gestion et organisation des bureaux de travail. Pour aller plus loin, vous pouvez également opter pour la solution de gestion de réservation de salles de réunion. Pour en savoir plus, je vous invite à lire notre article “Comment optimiser la gestion et la planification de vos salles de réunion”. Ces deux solutions sont complémentaires, ce qui vous permet de gérer vos salles de réunion, huddles rooms et bureaux individuels sur un seul et même outil.

Vous êtes une entreprise qui propose du flex office et vous souhaitez revoir l’organisation et l’optimisation de vos espaces de travail ? Contactez ID2SON, nos experts audiovisuels sont à votre service pour concrétiser votre projet ! À bientôt.