IVR : qu’est-ce qu’un « interactive voice response » ?
“Pour en savoir plus sur l’IVR tapez 1, pour contacter ID2SON tapez 2…” Reconnaissez-vous cette phrase emblématique des messages d’accueil téléphonique? Il s’agit du serveur vocal interactif - un outil qui guide les appelants à travers un menu vocal pour répondre à leurs besoins, même lorsque vous n’êtes pas disponibles pour les prendre en charge en temps réel.
En effet, le message d’accueil téléphonique est très souvent le premier point de contact avec vos clients. Cependant, répondre à tous les appels immédiatement n'est pas toujours possible, et parfois, l'information que le client recherche ne nécessite pas l’intervention d’un agent. C'est là que le serveur vocal interactif intervient.
Fonctionnement de l'IVR
Le Serveur Vocal Interactif (SVI), aussi connu sous l’abréviation IVR (Interactive Voice Response) en anglais, est une fonctionnalité des systèmes de téléphonie d’entreprise. Le SVI permet d’automatiser, de manière totale ou partielle, la prise en charge de vos appels entrants.
Interaction client-IVR
L'interaction entre le client et le serveur vocal interactif est simple et intuitive. Lorsqu'un client appelle, il est accueilli par un message vocal qui l’invite à choisir parmi plusieurs options en utilisant sa voix ou les touches de son téléphone.
En fonction de la réponse du client, le SVI le guide à travers un menu vocal pour répondre à sa demande. Par exemple, il peut choisir l'option pour obtenir des informations sur les produits, pour joindre un service en particulier, ou pour effectuer une transaction.
Logiciel et serveur de l'IVR
Le logiciel du serveur vocal interactif gère les interactions vocales avec les clients. Il interprète les commandes vocales et dirige les appels vers les ressources appropriées, que ce soit pour jouer des messages préenregistrés, pour accéder à une base de données d'informations, ou pour mettre en relation avec un agent. Le serveur de l'IVR, quant à lui, stocke les données et exécute les processus nécessaires pour répondre aux demandes des clients de manière rapide et efficace. Il garantit également la fiabilité et la disponibilité du système IVR, permettant ainsi un fonctionnement continu et sans interruption.
Utilisation par les agents
Le SVI permet aux agents de gérer efficacement les appels clients. Le serveur vocal peut collecter des informations sur l'appelant avant de transférer l'appel à un agent, ce qui lui permet d'avoir toutes les informations nécessaires pour offrir un service personnalisé dès le début de l'appel. De plus, les collaborateurs peuvent utiliser l'IVR pour accéder à des informations sur les clients pendant l'appel, comme l'historique des interactions ou les données de compte, ce qui leur permet de fournir des réponses rapides et personnalisées. En utilisant l'IVR de manière stratégique, vous pouvez optimiser la productivité de vos agents et offrir un service client de haute qualité.
Avantages de l'IVR pour l'entreprise
Le SVI, ou serveur vocal interactif, présente une multitude d'avantages pour les entreprises.
Amélioration de l'expérience client
Le SVI offre un impact significatif sur l'expérience client en fournissant une interface conviviale et efficace. En guidant les clients à travers un menu vocal intuitif, l'IVR leur permet d'accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin et de réaliser leurs tâches sans avoir à attendre en ligne pour parler à un collaborateur. Cette rapidité et cette accessibilité renforcent la satisfaction client, car ils se sentent pris en charge dès le début de leur appel.
De plus, le serveur vocal permet de personnaliser l'expérience client en offrant des options adaptées aux besoins spécifiques de chaque appelant. Par exemple, en identifiant les clients à partir de leur numéro de téléphone, l'IVR peut les diriger vers des services ou des informations qui leur sont pertinents, améliorant ainsi leur satisfaction et renforçant la relation client-entreprise.
Efficacité du centre d'appels
L'intégration du serveur vocal interactif dans le centre d'appels améliore considérablement son efficacité opérationnelle. En automatisant le traitement des demandes simples, l'IVR libère les collaborateurs pour se concentrer sur les appels plus complexes et à haute valeur ajoutée. Cela réduit les temps d'attente pour les clients et permet à vos équipes de consacrer plus de temps à des interactions de qualité, améliorant ainsi la résolution des problèmes, la satisfaction client et la fidélisation.
De plus, en automatisant des tâches répétitives comme la collecte d'informations de base ou la mise en relation avec les bons services, l'IVR réduit la charge de travail des collaborateurs. Cela leur permet de se concentrer sur des activités plus stratégiques, à forte valeur ajoutée et sur l'amélioration de l'expérience client, contribuant ainsi à une gestion plus efficace des ressources du centre d'appels.
Évolution de l'IVR
Le serveur vocal interactif (SVI) a considérablement transformé la manière dont les entreprises interagissent avec leurs clients. Le système a également connu un grand nombre de changements.
IVR vocal
L'émergence des IVR vocaux dans les entreprises marque une évolution significative dans le domaine de la communication client. Les IVR vocaux utilisent la technologie de synthèse vocale pour offrir une expérience plus naturelle et fluide aux clients. Grâce à la technologie des IVR vocaux, les clients écoutent les options du menu système et répondent en appuyant sur une touche sur leur téléphone. Par la suite, le système les redirige vers le bon service, ou leur communique la bonne information.
Technologie vocale
À ne pas confondre avec les IVR vocaux, le serveur vocal interactif à technologie vocale permet aux clients d'interagir avec le système en utilisant leur voix, ce qui rend l’expérience plus intuitive et moins contraignante. Ces serveurs vocaux dirigent les demandes vers les bons services et fournissent des réponses claires en reformulant les informations.
L’utilisation de la technologie vocale offre une communication plus naturelle, où les clients peuvent exprimer leurs besoins de manière spontanée, sans avoir à naviguer à travers des menus complexes. Elle améliore ainsi l'expérience client en réduisant les frictions et en permettant des interactions plus rapides et plus efficaces. De plus, cette innovation contribue à renforcer la relation client-entreprise en offrant une expérience plus personnalisée et en répondant de manière plus précise aux besoins spécifiques de chaque client.
SVI intelligent
Les SVI intelligents vont encore plus loin en offrant une interaction plus personnalisée et adaptée à chaque client. Grâce à l'intelligence artificielle et à l'apprentissage automatique, ces systèmes sont capables de comprendre et d'interpréter les besoins des clients de manière approfondie.
Par exemple, un SVI intelligent peut analyser l'historique des interactions d'un client pour lui proposer des solutions personnalisées ou anticiper ses besoins futurs. Cette approche plus proactive et individualisée renforce l'engagement du client et contribue à une expérience globale plus satisfaisante.
Le serveur vocal interactif améliore l'efficacité opérationnelle des centres d'appels et optimise l'expérience client grâce à son évolution, des IVR vocaux aux SVI intelligents. Dans un contexte où l'expérience client est cruciale, l'IVR offre des solutions innovantes pour gérer efficacement les interactions téléphoniques et optimiser les processus internes des entreprises.
Les IVR vocaux simplifient les interactions client-entreprise, offrant une expérience plus naturelle. En intégrant les nouvelles technologies vocales, chaque entreprise peut personnaliser l'expérience de ses clients. Les SVI intelligents offrent une interaction proactive et individualisée, renforçant l'engagement des clients.
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