Kit de visioconférence : comment équiper sa salle de réunion ?

Un kit de visioconférence est un ensemble d’outils et d’équipements conçus pour faciliter vos réunions et communications à distance via audio et vidéo. Il se compose en fonction de vos besoins (réunions d’entreprise, formations à distance…) et s’adapte à la configuration de votre espace. Les composants typiques d’un kit de visioconférence sont les suivants : une caméra, un microphone, un haut-parleur, un écran et un logiciel de visioconférence.

Voyons ensemble les avantages d’un kit de visioconférence, de quoi il se compose dans le détail et quelle solution convient à votre salle de réunion.

Pourquoi opter pour un kit de visioconférence ?

Composer un kit de visioconférence avec des outils performants et adaptés à votre salle de réunion vous permettra de profiter d’une qualité vidéo et audio supérieure. C’est la synergie entre chaque matériel qui fait du kit de visioconférence un investissement judicieux pour enrichir vos communications professionnelles. Modulables par définition, les kits de visioconférence s'adaptent à tous types de salles de réunion en fonction de l'usage de la salle, sa configuration et le nombre de participants. La facilité d’utilisation des outils assure une prise en main rapide par tous les utilisateurs. Les composants du kit sont également compatibles avec les logiciels de visioconférence les plus populaires en entreprise (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).

Mais alors, comment sélectionner chacun des équipements et définir quel est le kit de visioconférence adapté pour équiper sa salle de réunion ? Commençons par décrypter le rôle de chaque composant d’un kit de visioconférence.

De quoi est composé un kit de visioconférence ?

Un kit d’équipements complet inclut généralement une caméra, un écran, des micros ainsi que des haut-parleurs. ID2SON vous propose des outils qui s'associent parfaitement entre eux et de marques spécialisées dans le domaine de la visioconférence comme Logitech et Poly, qui se démarquent par une qualité vidéo et audio remarquable.

La composition d’un kit de visioconférence varie en fonction de vos usages et de vos besoins. Que ce soit pour effectuer une réunion d'équipe, une présentation, une conférence, une formation, ou encore un rendez-vous client, certains éléments sont communs pour assurer une communication audio et vidéo efficace entre les participants.

Voici les composants typiques d’un kit de visioconférence pour une salle de réunion :

• Micros et haut-parleurs

L’audio est l’élément principal et indispensable pour communiquer à distance. Il faut donc privilégier des micros et des haut-parleurs de qualité pour entendre et être entendus, de façon claire et fluide. Ces outils peuvent être intégrés dans une barre de son ou de visioconférence mais également être vendus séparément.

Pour un équipement tout-en-un, pratique et ergonomique, nous vous conseillons les barres de visioconférence, avec caméra, micros et haut-parleurs intégrés, qui conviennent parfaitement pour les petites et moyennes salles de réunion.

Si vous souhaitez équiper une grande salle de réunion, nous vous recommandons d’ajouter un microphone d’extension tel que le Poly RealPresence. Cet outil distinct, posé sur une table et branché en USB, augmente la capacité de captation et de diffusion du son en réunion.

• Caméra

L’ajout d’une caméra performante à votre kit de visioconférence permet de rendre l’échange vivant et le plus proche possible d’une discussion en face à face. Nous proposons plusieurs types de caméra avec des résolutions différentes (HD, Full HD, 4K,..) et des fonctionnalités variées : zoom optique, suivi automatique de l’orateur, large angle de vision pour englober l’ensemble des participants, vignettage etc.

Selon vos besoins, la caméra peut là aussi être intégrée à une barre de visioconférence ou bien être un équipement distinct, comme une caméra PTZ (Pan-Tilt-Zoom) par exemple. Ce type de caméra dispose d’une vision panoramique et d’un zoom motorisé qui permet d’incliner l’objectif pour suivre un orateur lors d’une visioconférence. Le système Logitech Rally Plus inclut une caméra PTZ UHD 4K offrant une résolution vidéo haut de gamme.

• Écran

L’écran est un élément fondamental du kit de visioconférence. Il assure une visibilité optimale et favorise l'engagement des participants. Il permet non seulement de visualiser clairement les interlocuteurs à distance mais également de partager du contenu. En tant que partenaire certifié, ID2SON vous propose des écrans de la marque Samsung et LG, leaders du marché en termes d’innovation et de qualité d’affichage.

Pour un aspect plus interactif et tout-en-un, les écrans Newline tels que le Newline Elara sont intéressants si vous souhaitez réunir écran tactile, caméra, micros, haut-parleurs en un seul outil. Par rapport à un écran classique, les écrans Newline intègrent des fonctionnalités supplémentaires comme l’annotation, le tableau blanc et un environnement Android. Tout est pensé pour maximiser la productivité et la collaboration.

Tout écran est accompagné d’un support. Selon la configuration de votre salle de réunion, ce support peut être mural ou mobile. Le support mural offre une stabilité et un côté esthétique, car plus discret. Le support mobile, lui, permet de conserver une certaine flexibilité en ayant la possibilité de déplacer votre écran facilement.

• Logiciel de visioconférence

L’interface principale entre vos interlocuteurs et vous est le logiciel de visioconférence. Il est donc important de choisir des outils compatibles avec le logiciel de visioconférence utilisé par votre entreprise. Rassurez-vous, chaque équipement de salle de réunion que nous proposons est compatible avec les logiciels les plus connus du marché : Microsoft Teams, Zoom, Google Meet ou encore Skype.

Quelle configuration pour son kit de visioconférence ?

Le choix des outils qui composent votre kit de visioconférence sera influencé par le nombre de participants et par la taille de la salle. Avec un large éventail d’équipements et de solutions disponibles sur le marché, votre système de visioconférence peut (et doit) s’adapter précisément aux besoins de votre entreprise.

• Box ou petite salle (jusqu’à 6 personnes) :

Un écran Samsung ou LG de 43 à 55 pouces est recommandé pour une visibilité optimale. Pour des échanges vidéo fluides, une barre de visioconférence Meet UP Logitech est idéale car elle intègre une caméra, des micros et des haut-parleurs dans un seul outil. Avec son système Plug & Play, il suffit de relier via USB la barre Logitech à votre ordinateur.

Pour une connectivité encore plus rapide et sans fil, nous vous conseillons le système de partage d’écran sans fil ClickShare. La gamme CX vous permet de diffuser du contenu sur l’écran mais également de récupérer les périphériques audio et vidéo de votre visioconférence. En un clic et en quelques secondes, vous êtes connectés à vos outils de visioconférence pour commencer votre vidéoconférence.

Barre de visioconférence Meet UP Logitech : caméra PTZ résolution 4K UHD, 3 micros et haut-parleurs intégrés. Champ de vision panoramique et zoom x5. Solution adaptée pour les petites salles de conférence. Installation Plug & Play USB. 

• Salle de taille moyenne (jusqu’à 8 personnes) :

Un écran de 65 à 75 pouces de la marque Samsung ou LG se présente comme le choix judicieux pour garantir un affichage optimal. L'ajout d'une barre de visioconférence Poly Studio USB, avec caméra, haut-parleurs et micros intégrés, offre une qualité sonore et vidéo aussi naturelle qu’en échange en personne. Pour assurer une restitution parfaite du son selon la taille de la salle et le nombre de participants, un micro d’extension Poly Micro Real Presence se distingue comme l'outil adapté.

Barre de visioconférence Poly Studio : caméra grand angle résolution UHD, micros et haut-parleurs haute technologie intégrés. Produit adapté pour les salles de conférence de taille moyenne. Connexion USB Plug & Play. Compatible avec Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, etc.

• Grande salle (plus de 10 personnes) :

Pour maximiser la visibilité dans une grande salle de conférence, nous vous proposons l’installation d’un seul grand écran ou deux écrans de taille moyenne côte à côte. La seconde option est intéressante pour les visioconférences car elle permet de partager du contenu sur l’un et d'afficher les participants de la réunion sur l’autre.

Associez votre ou vos écrans à un système de visioconférence Rally Plus spécifiquement pensé pour les grandes salles de conférence : caméra PTZ UHD 4K, micros, haut-parleurs, hubs de connexion, télécommande et intelligence artificielle intégrée.

Vous pouvez choisir entre une connectivité USB ou une solution autonome avec la tablette de contrôle. La qualité audio et vidéo haut de gamme du Rally Plus assure une communication claire et efficace.

Système de visioconférence Logitech Rally Plus : Une caméra ultra HD PTZ. 2 microphones et haut-parleurs Rally. Pack conçu pour les moyennes et grandes salles de conférence. Compatible avec Microsoft Teams, Zoom, Skype, Google Meet, etc. 

Intégration de votre kit de visioconférence

ID2SON vous accompagne dans la composition de votre kit de visioconférence et vous propose des solutions adaptées à vos usages et à la configuration de votre salle de conférence. Notre bureau d’étude apporte son expertise et effectue une analyse technique (usage, captation et diffusion sonore, disposition de la salle, matériaux des cloisons…).

Une fois les éléments de votre kit de visioconférence choisis, nous assurons l’installation et le paramétrage des équipements par des techniciens spécialisés et expérimentés. Notre service dédié à l’expérience client prend ensuite le relais pour vous former afin que vous soyez parfaitement à l’aise dans l’utilisation de vos nouveaux outils.

Enfin, tout au long de l’année, notre équipe veille au bon fonctionnement de votre système de visioconférence, en assurant une maintenance préventive, mais aussi curative.

Un pack de services complet qui vous assure tranquillité d'esprit et continuité sans faille pour vos collaborations à distance.

Investir dans une solution de visioconférence et d'équipements audio professionnels c’est faire évoluer vos salles de conférence avec des outils performants pour maximiser la productivité et la collaboration de vos équipes. Faites confiance à ID2SON pour choisir le kit de visioconférence qui répond à vos besoins et qui vous permet de réaliser des visioconférences de haute qualité, sans accroc. N’hésitez pas à contacter notre équipe !

FAQ

• Quels sont les composants essentiels d'un kit de visioconférence ?

Les composants essentiels d’un kit de visioconférence sont une caméra, un microphone, un haut-parleur, un écran et un logiciel de visioconférence (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet…). Ces outils permettent d’effectuer simplement votre visio à distance avec une couverture sonore et une résolution vidéo supérieures.

• Comment le choix des équipements de visioconférence varie-t-il en fonction de la taille de la salle ?

Le choix des équipements de votre kit de visioconférence varie en fonction de la capacité d’accueil de votre salle et de la portée nécessaire pour entendre et voir tous les participants. 

Dans une petite salle, un système compact avec une caméra de résolution UHD, des micros et des haut-parleurs intégrés peut suffire. En revanche, pour une grande salle, nous vous recommandons des équipements plus puissants, avec une caméra à zoom élevé et large angle de vision, ainsi que des micros et haut-parleurs haut de gamme pour couvrir une grande surface.

• Quelles marques d'équipements de visioconférence recommande ID2SON ?

Les marques Logitech et Poly sont réputées pour leur expertise technologique et leur large gamme de produits, allant de la simple caméra au système complet de visioconférence. Logitech et Poly proposent des solutions fiables et faciles à utiliser en connexion USB et sans fil.

• Quels sont les avantages d'intégrer un écran interactif dans un kit de visioconférence ?

L'intégration d'un écran interactif dans un kit de visioconférence offre plusieurs avantages. Un écran interactif permet une collaboration plus dynamique et engageante, car les participants peuvent annoter et interagir avec le contenu grâce à la fonction tactile. C’est également un produit très pratique car, selon le modèle, il intègre un système de visioconférence complet avec caméra, micros, haut-parleurs et environnement Android.