Mairies, pourquoi digitaliser l'affichage légal dans votre commune ?

Bonjour à tous,

Chez ID2SON, nous avons constaté que les mairies sont de plus en plus nombreuses à nous demander des outils numériques pour digitaliser l’accès des citoyens à l’affichage légal dans les communes. En réponse à ces besoins grandissants, nous avons sélectionné différentes bornes, écrans et applications d’affichage dédiés à ces usages. Je vous les ai présentés dans notre actualité Le showroom s’équipe de bornes et de totems tactiles mais vous pouvez aussi les retrouver directement dans nos produits Applications et Bornes tactiles pour plus d’informations.
L’objectif de cet article est de compléter l’arrivée de nos produits par des explications qui répondent à la question : “En quoi est-ce important pour une mairie de digitaliser l’accès à l’affichage légal ?". Les mairies charmées par ces projets sont nombreuses, mais certaines se questionnent encore sur l’intérêt réel de ces solutions. Voyons-le ensemble !

Affichage dynamique

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Comment la digitalisation des documents légaux est-elle apparue ?

Si je vous dis que nous sommes dans l’ère du numérique, vous risquez de me répondre que vous le savez… Mais c’est bien là le début de l’explication.

En effet, le digital prend désormais une place plus que considérable dans la vie des citoyens. En France comme dans de nombreux pays, l’accès à l’information est si rapide qu’il devient difficile pour les citoyens d’accepter d’attendre pour avoir une réponse. Les années passent et la population qui fréquente les mairies est de plus en plus jeune, de plus en plus “digital native”. C’est pourquoi l’accessibilité à l’information est essentielle. La modernité, la prise en compte des méthodes de fonctionnement des citoyens et la rapidité de réponse le sont tout autant.

C’est en ce sens que la digitalisation des affichages légaux devient importante : les citoyens peuvent accéder aux documents d’information de façon autonome, rapide, intuitive, moderne et permanente (notamment si vous optez pour des bornes extérieures qui sont alors, souvent, accessibles 24h/24).

D’autant plus que les mairies, en tant qu'administrations publiques, sont dans l’obligation de mettre certains documents légaux (comme un certificat d’urbanisme par exemple) à disposition des habitants 24h/24.

Les 5 bonnes raisons de digitaliser l’accès aux documents légaux

1. Accroître le sentiment d’accessibilité et de disponibilité des élus et du personnel de la commune : la possibilité d’accéder de façon autonome à ces informations donnera le sentiment aux citoyens que les services de la mairie sont bien plus efficaces et rapides qu’ils ne l’étaient avant (et c’est le cas !).

2. Simplifier le quotidien des citoyens de la commune et des touristes en réduisant les temps d’attente : terminé les files d’attente pour obtenir une information simple ! Tout est accessible directement depuis les outils d’affichage.

3. Développer l’esprit participatif des citoyens dans votre commune : Placer une borne à proximité de votre mairie, c’est offrir la possibilité d’accéder à l’information facilement mais c’est aussi la possibilité de déposer des questionnaires pour en savoir plus sur les besoins des habitants, pour les consulter sur certains sujets qui concernent la commune.

4. Accroître la visibilité des activités de la ville : En effet, les outils numériques peuvent également permettre de communiquer et d’informer sur les différentes activités possibles dans la commune. Ajoutez une rubrique spéciale et indiquez les horaires et jours de marché, les cours de tennis ou de poterie proposés ou encore les services de garderie proposés par les habitants, etc. Vous pouvez aussi communiquer des informations sur les entreprises de la commune et les offres d’emploi, par exemple.

5.Moderniser la ville et l’établissement, et dynamiser la communication : L’image d’une commune est importante et la digitalisation est l’une des réponses les plus choisies pour répondre à ce besoin. Et au-delà de l’image, avec une borne ou un totem numérique d’accès aux documents (notamment en extérieur), la mairie est réellement plus moderne, dynamique et attractive.

Le petit plus ? Et pas des moindres ! L’affichage digital permet également de réduire drastiquement les consommations de papier de votre ville, dans une démarche environnementale.

Que pouvez-vous diffuser d’autres que les documents administratifs ?

Si vous souhaitez aller au-delà de la diffusion de vos documents administratifs, vous pouvez opter pour d’autres applications.
Pour les bornes tactiles extérieures, vous pouvez également opter pour l’accès à des photos et vidéos liées à la vie de la commune, la mise à disposition de quizz et de jeux ou encore les enquêtes et sondages de satisfaction, par exemple.

Pour ce qui est des bornes placées en intérieur, il existe également le wayfinding (orientation vers les différents services au sein de la mairie) ou encore la gestion des files d’attente qui sont deux des applications les plus sollicitées après celles dédiées à l’usage administratif.

Et pour aller plus loin ?

Comme je vous l’ai dit précédemment, en France, le service de digitalisation dans les mairies est en nette augmentation. Toutefois, il existe d’autres outils et solutions qui peuvent compléter la mise à disposition de bornes tactiles.

Les écrans de communication en intérieur, en extérieur, les panneaux lumineux disposés à l’entrée et à la sortie de la commune (par exemple) mais aussi la création de messages d’accueil téléphonique peuvent être des outils de communication importants pour gagner en efficacité dans les échanges avec les citoyens.
De plus, pour une collaboration moderne et simple en interne, il existe de nombreux outils de travail et notamment de réunion. Les écrans tactiles interactifs et les solutions de partage d’écrans sont les plus recherchées ainsi que les solutions de visioconférences pour les petits comme les grands espaces.

Pour en savoir davantage sur l’affichage dynamique et/ou les équipements de salle de réunion, je vous propose de consulter les articles Transformez votre espace de travail en véritable Digital Workplace et Wait marketing : pensez à l’affichage dynamique et au digital media.

J’espère vous avoir apporté des informations qui auront su vous aider. Pour compléter mes propos, n’hésitez pas à contacter directement nos experts audiovisuels pour échanger sur vos projets futurs.

A tout bientôt chez ID2SON !

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Ecrit par Marion NAULEAU