Réunion hybride : comment l’organiser ?

Ces dernières années ont considérablement changé les façons de travailler et de collaborer dans le monde professionnel. Pour y faire face, les entreprises sont amenées à s’adapter à ces changements et particulièrement à un nouveau mode de réunion, appelé réunion hybride. Il est primordial que les participants sachent comment les organiser afin que ces réunions hybrides soient optimales. On vous dévoile tout dans cet article !

Équipement de salle de réunion

Qu’est-ce qu’une réunion hybride ?

Une réunion hybride consiste à réaliser une réunion avec une partie des participants présents dans un lieu physique et avec une autre partie des participants à distance, présents virtuellement grâce à la visioconférence. Ce type de réunion virtuelle a été renforcé suite à la crise sanitaire, période durant laquelle le monde des entreprises a dû trouver des solutions pour maintenir - malgré la distance - l’implication, la collaboration et la performance des salariés. Vous l’aurez compris : les réunions hybrides en entreprise vous permettent de réaliser des réunions, sans avoir besoin de l’ensemble des participants au bureau.

Comment réussir une réunion hybride ?

En entreprrise, réaliser des échanges à distance peut s’avérer plus difficile que les idées reçues. Pour faciliter la gestion et l’organisation de vos échanges hybrides et optimiser la collaboration, faisons un zoom sur les bonnes pratiques :

Préparer vos réunions en déterminant un ordre du jour :

Dans le cadre de réunions hybrides, il est important de cadrer et de prévoir les sujets qui vont être abordés lors de votre visioconférence. Cela vous permettra de poser le contexte dès le début afin que les participants aient chacun, une idée claire du déroulement de la réunion et ainsi éviter les pertes de temps.

Rendre vos réunions inclusives :

On ne communique pas de la même façon en présentiel qu’en distanciel. En effet, lors des réunions hybrides, la prise de paroles par les personnes en présentiel est plus facile que pour les personnes se trouvant à distance. Pour autant, il est important d’animer la réunion de sorte à ce que les distanciels puissent participer. Facilitez la participation de chaque personne pour maximiser la qualité de vos échanges et l’expérience vécue par votre équipe !

Tester en avance vos équipements :

Pour éviter les fameux “Est-ce vous me voyez ? Est-ce vous m’entendez ?” qui vous font perdre du temps inutilement, assurez-vous en amont que vos outils sont fonctionnels et que votre connexion réseau est opérationnelle.

Enfin, l’un des points dominants est de choisir du matériel de qualité adapté à vos besoins et à votre environnement.

Rien de plus agaçant de mal entendre ou de ne pas se voir qualitativement lorsque vous échangez avec des collaborateurs à distance.

De quoi avez-vous besoin pour équiper une salle de réunion hybride ?

Pour répondre à ce nouveau mode de travail, il est essentiel de réinventer vos salles de travail pour que vos réunions hybrides se déroulent dans les meilleures conditions possibles. Pour cela, vous aurez besoin :

Un écran de diffusion

Afin que les personnes en ligne à distance puissent être vues de tous, un écran de diffusion est indispensable. Vous pourrez ainsi projeter l’écran de votre visioconférence pour afficher les personnes présentes à distance et/ou diffuser le contenu de votre ordinateur (ppt, vidéo…) : fonctionnalités qui sont nécessaires au bon déroulement de vos échanges.

Un équipement vidéo

Une caméra adaptée a pour avantage d’embarquer et d’inclure les collaborateurs à distance. S’ils ne voient pas les personnes avec qui ils échangent, ils auront tendance à se déconcentrer et donc. Opter pour une caméra avec technologie grand angle par exemple, va permettre aux distanciels de rendre parfaitement visible en vidéo l’ensemble des personnes présentes au bureau.

Un système audio :

Pour être bien entendu et entendre parfaitement vos collègues, le micro et haut-parleur que vous choisissez est un élément déterminant pour la qualité de vos échanges. C’est sans aucun doute le matériel le plus important ! Vous pouvez vous passer de caméra pour vos échanges, cependant, vous ne pouvez pas vous passer de micro et haut-parleurs pour communiquer.

Un logiciel de visioconférence :

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet… les solutions de visioconférence sont nombreuses. Pour autant, plusieurs éléments doivent être considérés pour choisir le bon logiciel. Déterminez le nombre de participants, assurez-vous que vos outils de visioconférence soient compatibles avec votre logiciel et que vous disposez des fonctionnalités dont vous avez besoin (partage de contenus et documents, possibilité d’enregistrer la visio, chat en ligne avec votre équipe, etc) pour votre réunion virtuelle.

L’ensemble de ces équipements vous permettra de disposer d’un système de visioconférence optimal pour l’organisation et le déroulement des réunions à distance avec vos collègues. Toutefois, le choix de ces outils est à définir selon le nombre de participants et la superficie/configuration de votre salle de travail. L’écran interactif par exemple peut y répondre, car en un seul outil vous pouvez bénéficier de tous les avantages des équipements citées précédemment.

En quoi ID2SON propose des solutions adaptées ?

ID2SON est spécialiste en expérience collaborateur et propose des outils adaptés et pratiques pour vos réunions à la fois en présentiel mais aussi en distanciel. Selon vos usages, la taille de la salle et le nombre de participants, nous vous accompagnons dans la mise en place de vos projets d’équipement de salle de réunion.

Vous souhaitez plus d’informations pour équiper vos salles de travail et répondre au nouveau mode de travail hybride ? Contactez-nous !

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Ecrit par Fiona GAVA

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Qu’est-ce qu’une réunion hybride ?

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