Messagerie vocale professionnelle : l’image de votre d’entreprise

La qualité de votre service se reflète dès le premier contact avec vos clients. Cependant, lors des périodes de forte affluence ou d’indisponibilité, il vous est parfois difficile de prendre en charge efficacement chaque appel. C'est là que le répondeur entre en jeu. Ce message, diffusé en cas d'absence de l'interlocuteur, peut être activé sur une ligne fixe ou mobile. Aujourd'hui, il est également connu sous le nom de messagerie vocale professionnelle sur votre ligne de téléphone.

Dans un monde où 97% des appels professionnels aboutissent à un message vocal, vous disposez d’une opportunité de ne plus perdre d’appels de vos prospects et clients. Découvrons ensemble cette étape de l’accueil téléphonique, souvent négligée, mais qui peut facilement transformer votre parcours de prise en charge client, votre image de marque et vos performances commerciales en opportunité de croissance.

Messages d'accueil téléphonique

Messagerie vocale professionnelle : façonnez l’image de votre d’entreprise

Les atouts d’une messagerie vocale professionnelle

La messagerie vocale professionnelle est bien loin de n’être qu’un simple système d’enregistrement des appels entrants : il s’agit d’une extension de votre accueil téléphonique.

Pour rappel, les messages d'accueil téléphonique sont composés de trois étapes principales : le prédécroché qui peut également être remplacé par le Serveur Vocal Interactif ou SVI, le message d'attente téléphonique et le répondeur.

Le répondeur vous permet d'accueillir et de guider votre client pendant votre absence. En d’autres termes, un message vocal percutant vous aide à éviter de perdre de potentiels clients, de les informer, mais aussi de rassurer ceux qui vous connaissent déjà.

Améliorer la première impression

Le message répondeur professionnel constitue, dans la majeure partie des cas, le premier point de contact avec votre potentiel client. En optant pour un message vocal aux couleurs de votre entreprise, vous reflétez une image professionnelle et mettez votre interlocuteur en confiance.

Augmenter la satisfaction client

En fournissant des messages clairs et concis à vos appelants, vous assurez une expérience fluide et agréable. Cette approche réduit la confusion et diminue les éventuelles frustrations. Elle permet aussi à vos clients d'obtenir rapidement les réponses qu’ils recherchent, et de renforcer leur confiance en vos services.

Gérer efficacement les messages

En dirigeant efficacement les appelants vers les bons numéros, services ou interlocuteurs, vous évitez les transferts inutiles et les attentes prolongées, ce qui contribue à améliorer leur expérience globale, et donc vos performances.

Personnaliser le message d'accueil

En adaptant le message d'accueil pour inclure des informations telles que le nom de l'entreprise ou du collaborateur, les heures d'ouverture ou encore la redirection vers d’autres sources d’information (site internet, réseaux sociaux ou numéro d’urgence), vous garantissez une interaction individualisée et répondez aux besoins spécifiques de chaque client.

Les bonnes pratiques pour une messagerie vocale professionnelle

Après avoir exploré les avantages et l'importance d'un répondeur professionnel, il est temps de passer aux étapes à suivre pour obtenir un résultat de qualité professionnelle, parfaitement adapté à votre clientèle. Nos experts partagent avec vous leurs secrets pour un rendu réussi.

Choisir le bon ton et la bonne musique d'attente

Il est essentiel de choisir une tonalité et une voix-off qui reflètent l'identité et l’image de votre entreprise. Vous vous devez d’être clair et concis dans vos messages, et utiliser un langage simple et accessible à tous les appelants. Il en est de même pour la musique d’attente. Élément central de votre message vocal, la musique se doit d’être engageante afin de pallier la déception de ne pas avoir pu vous joindre, tout en restant en harmonie avec l’ADN et le positionnement de votre entreprise.
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Utilisation d’un studio vocal professionnel

Un message vocal enregistré dans un environnement bruyant impacte négativement l’image de votre entreprise. Afin de garantir une qualité sonore optimale et une perception positive de vos appelants, il est impératif d'enregistrer vos messages dans un environnement professionnel tel qu'un studio vocal. Ces studios disposent non seulement de l'équipement adéquat, mais aussi de l'expertise nécessaire pour produire des enregistrements clairs, nets et impactants. Cette démarche renforcera la crédibilité de votre entreprise et offrira une expérience d'écoute agréable aux appelants.

La gestion des appels et des délais de réponse

Veillez à ce que les options de votre messagerie vocale interactive soient claires et faciles à suivre, afin que les appelants puissent obtenir une réponse ou être redirigés rapidement vers le service approprié. La communication sur les délais d'attente et les options disponibles, telle que la possibilité de laisser un message ou d'être rappelé ultérieurement, peut également contribuer à une gestion efficace du flux d’appels et à une expérience client positive.

La mise en place d’un répondeur personnalisé vous permet d’optimiser la gestion de vos appels entrants, et de minimiser les risques de perte de clients potentiels. Cependant, il est important de réduire également les délais de réponse, et de mettre en place par la suite un système de suivi des appelants pour maintenir une communication efficace.

Le contenu d’un message vocal professionnel

Un message vocal professionnel se compose de plusieurs éléments clés. Tout d'abord, ce message se doit de débuter par une phrase de politesse, suivie d'une formule de réassurance, et d’un rappel du nom de l'entreprise. Une fois cette introduction faite, il convient de décrire la raison de l'indisponibilité.

Ensuite, fournissez des informations utiles au client sur les alternatives qui s’offrent à lui, comme la possibilité de laisser un message avec ses coordonnées, de rappeler pendant les heures d'ouverture, ou de faire part de la fin de la période de fermeture exceptionnelle par exemple. Vous pouvez également proposer un numéro d'urgence, une adresse e-mail ou un lien vers le chat en ligne de votre site web. Ces informations doivent être simples et concises - contrairement au message d’attente, le message du répondeur doit être court, tout en étant impactant.

Enfin, n'oubliez pas la musique de fond. Elle doit être choisie avec soin pour correspondre à votre identité, votre image de marque, et plaire à vos clients. Une ambiance musicale personnalisée vient agrémenter votre discours et vous permet de créer un message percutant.

Personnaliser l’expérience client

Vous l’aurez compris, une messagerie vocale professionnelle adaptée à votre entreprise permet de renvoyer une image professionnelle et de mettre en confiance vos appelants. Pour une stratégie véritablement efficace, il est impératif pour vous de placer l’expérience client au centre de vos préoccupations.

Intégrer des options pour l’appelant

En proposant des options à votre appelant, vous lui accordez un contrôle sur son expérience d’appel. Cela peut se traduire par la présentation de différentes possibilités lors de l'appel, telles que la redirection vers un numéro d'urgence, une adresse mail spécifique, ou même un menu interactif pour choisir le service souhaité.

Intégrer une musique d’attente professionnelle

La musique d’attente vous aide à créer une atmosphère agréable pour vos appelants, et d’améliorer leur expérience globale. Elle se doit d’être choisie avec soin, et de correspondre à l’image de votre entreprise. Nous recommandons de la personnaliser en fonction des événements. D'un point de vue technique, elle doit être intégrée correctement à votre message et diffusée avec un volume approprié.

La messagerie vocale peut réellement constituer un avantage compétitif pour votre entreprise. Elle offre à vos clients l'assurance d'une prise en charge appropriée de leurs appels, même lors de votre absence ou de celle de vos collaborateurs. En associant une messagerie vocale soigneusement élaborée à un pré-décroché percutant et un temps d’attente agrémenté d’une musique agréable, vous garantissez à vos clients une bonne expérience.

Que vous envisagiez la mise en place d'un répondeur fixe ou mobile, une révision de votre accueil téléphonique (pré-décroché, attente, Serveur Vocal Interactif (SVI)...) ou que vous soyez simplement à la recherche d’informations, nos conseillers ID2SON sont là pour vous accompagner à chaque étape de votre projet.

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Ecrit par Aya Khomani

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